VCA-eisen: de checklist uitgelegd

De VCA-checklist is het hart van de certificering. Het is een gestructureerd overzicht van eisen waaraan je bedrijf moet voldoen om gecertificeerd te worden. De checklist is openbaar beschikbaar via de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV)  en wordt periodiek herzien om actueel te blijven.

De huidige versie is VCA 2017/6.0, die in 2017 is ingevoerd. Deze versie heeft de structuur vereenvoudigd en de eisen verduidelijkt ten opzichte van eerdere versies. De checklist is opgebouwd uit hoofdstukken die elk een aspect van veiligheidsmanagement behandelen.

De structuur van de checklist

De VCA-checklist bestaat uit zeven hoofdstukken, elk met een eigen focus. De hoofdstukken bouwen op elkaar voort: de eerste hoofdstukken behandelen de basis, de latere hoofdstukken de meer geavanceerde managementaspecten.

VCA* richt zich op de operationele aspecten: diploma’s, veiligheidsbewustzijn, en directe werkpraktijken. VCA** voegt daar de managementlaag aan toe: beleid, planning, en systematische verbetering.

Hoofdstuk 1: VGM-beleid en -organisatie

Dit hoofdstuk behandelt de organisatorische basis voor veiligheid. Het gaat om de vraag of veiligheid is verankerd in de organisatie en of er duidelijke verantwoordelijkheden zijn.

VGM-beleid

Voor VCA** moet je een geschreven VGM-beleid hebben dat is ondertekend door de directie. Dit beleid beschrijft de uitgangspunten van je organisatie op het gebied van veiligheid, gezondheid, en milieu.

Het beleid hoeft geen uitgebreid document te zijn. Een pagina met de kernpunten volstaat, mits het concreet is. Vermijd vage formuleringen als “wij streven naar veiligheid”. Beschrijf wat je organisatie doet en hoe.

Een goed VGM-beleid bevat:

• De commitment van de directie aan veiligheid
• De hoofddoelstellingen op VGM-gebied
• Hoe de organisatie veiligheid borgt
• De verwachtingen naar medewerkers
• De datum en handtekening van de directieverantwoordelijke

Voor VCA* is een formeel beleid geen eis, maar het is wel aan te raden. Het helpt om de uitgangspunten helder te hebben.

VGM-organisatie

Er moet duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is op VGM-gebied. Voor VCA** moet dit zijn vastgelegd in een organisatieschema of functiebeschrijvingen.

Benoem wie de eindverantwoordelijke is voor VGM (meestal de directie), wie de dagelijkse coördinatie doet (vaak een KAM-coördinator of preventiemedewerker), en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering op de werkvloer (leidinggevenden).

Directiebetrokkenheid

Voor VCA** moet de directie aantoonbaar betrokken zijn bij VGM. Dit betekent niet dat de directeur elke dag met een veiligheidshelm op de bouwplaats staat, maar wel dat VGM regelmatig op de agenda staat.

Bewijs van directiebetrokkenheid kan zijn:

• Notulen van directievergaderingen waarin VGM besproken wordt
• Aanwezigheid van directie bij VGM-overleggen
• Directiebeoordeling van VGM-prestaties
• Ondertekening van beleid en belangrijke documenten

VGM-doelstellingen

Voor VCA** moet je meetbare doelstellingen hebben op VGM-gebied. Denk aan:

• Aantal incidenten en bijna-incidenten
• Percentage medewerkers met geldig diploma
• Aantal toolboxmeetings per periode
• Resultaten van werkplekinspecties

De doelstellingen moeten worden gemonitord en geëvalueerd. Als je een doelstelling niet haalt, analyseer dan waarom en pas je aanpak aan.

Hoofdstuk 2: VGM-risicobeheer

Dit hoofdstuk gaat over het identificeren en beheersen van risico’s. Het fundament is de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), aangevuld met specifieke risicobeoordelingen voor projecten en werkzaamheden.

RI&E

Elke werkgever in Nederland is wettelijk verplicht om een RI&E te hebben. Dit volgt uit de Arbowet . Voor VCA is de RI&E ook een eis, zowel voor VCA* als VCA**.

De RI&E moet de risico’s van je werkzaamheden inventariseren, de ernst van de risico’s evalueren, en maatregelen beschrijven om de risico’s te beheersen. De RI&E moet actueel zijn; als je werkzaamheden veranderen, moet de RI&E worden bijgewerkt.

Voor bedrijven tot 25 medewerkers kan vaak gebruik worden gemaakt van een erkend branche-RI&E-instrument. De Inspectie SZW  houdt een lijst van erkende instrumenten  bij.

Taak-risico-analyses

Voor VCA** moet je voor risicovolle werkzaamheden specifieke taak-risico-analyses (TRA’s) maken. Een TRA gaat dieper in op de risico’s van een specifieke taak dan de algemene RI&E.

Een TRA beschrijft de taak stap voor stap, identificeert de risico’s bij elke stap, beoordeelt de ernst van de risico’s, en beschrijft de maatregelen om veilig te werken. TRA’s worden vaak gemaakt voor werkzaamheden als werken op hoogte, werken in besloten ruimtes, hijswerkzaamheden, en werken met gevaarlijke stoffen.

Laatste-minuut-risico-analyse

De laatste-minuut-risico-analyse (LMRA) is een korte check vlak voor je aan het werk gaat. Het doel is om te controleren of de situatie nog steeds veilig is en of er geen nieuwe risico’s zijn ontstaan.

De LMRA is een standaardpraktijk bij veel opdrachtgevers in de industrie. Medewerkers worden getraind om voor aanvang van het werk even stil te staan bij de risico’s en te controleren of alles in orde is.

Hoofdstuk 3: Opleiding, voorlichting en instructie

Dit hoofdstuk behandelt de competenties van medewerkers. Het gaat om de vraag of medewerkers de kennis en vaardigheden hebben om veilig te werken.

VCA-diploma’s

Het kernpunt van dit hoofdstuk is dat operationele medewerkers moeten beschikken over een geldig veiligheidsdiploma. Voor operationeel medewerkers is dit het B-VCA diploma; voor operationeel leidinggevenden is dit het VOL-VCA diploma.

De definities zijn als volgt:

• Operationeel medewerker: iemand die risicovolle werkzaamheden uitvoert, zoals installeren, monteren, onderhouden, of bouwen.
• Operationeel leidinggevende: iemand die direct leiding geeft aan operationele medewerkers en verantwoordelijk is voor hun veiligheid.

Niet alle medewerkers hoeven een VCA-diploma te hebben. Kantoormedewerkers die geen risicovolle werkzaamheden uitvoeren, vallen buiten de eis. Maar zodra iemand een werklocatie betreedt waar risico’s zijn, is een diploma vereist.

De diploma’s moeten geldig zijn. VCA-diploma’s zijn tien jaar geldig vanaf de examendatum. Controleer regelmatig de geldigheid en plan tijdig herexamens.

Diplomapercentages

VCA stelt eisen aan het percentage medewerkers met een geldig diploma. De exacte percentages kunnen variëren per opdrachtgever, maar de norm stelt:

• Minimaal 90% van de operationele medewerkers moet een geldig B-VCA diploma hebben
• 100% van de operationeel leidinggevenden moet een geldig VOL-VCA diploma hebben

Het is belangrijk om een actueel overzicht te hebben van alle medewerkers met hun diploma’s en verloopdatums. De auditor vraagt hier altijd naar.

Vakbekwaamheid

Naast VCA-diploma’s moeten medewerkers ook vakbekwaam zijn voor het werk dat ze doen. Een elektricien moet de juiste elektrotechnische opleiding hebben. Een kraanmachinist moet een kraancertificaat hebben. Een lasser moet een lascertificaat hebben.

VCA toetst of je controleert op vakbekwaamheid en of je dit registreert. Het is niet genoeg om aan te nemen dat iemand gekwalificeerd is; je moet het kunnen aantonen.

Instructie nieuwe medewerkers

Nieuwe medewerkers en uitzendkrachten moeten instructie krijgen over de veiligheidsregels van het bedrijf voordat ze aan het werk gaan. Dit omvat de algemene huisregels, de specifieke risico’s van het werk, het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen, en wat te doen bij noodgevallen.

Registreer dat de instructie is gegeven en dat de medewerker heeft begrepen wat er van hem of haar wordt verwacht.

Hoofdstuk 4: VGM-bewustzijn

Dit hoofdstuk gaat over het creëren en onderhouden van veiligheidsbewustzijn in de organisatie. Het doel is dat veiligheid niet alleen een set regels is, maar een gedeelde waarde.

Toolboxmeetings

Toolboxmeetings zijn korte bijeenkomsten waarin een veiligheidsonderwerp wordt besproken. De naam komt van de praktijk om bij de gereedschapskist (toolbox) even stil te staan voordat het werk begint.

VCA vraagt om regelmatige toolboxmeetings. De frequentie kan variëren, maar reken op minimaal één per maand. Onderwerpen kunnen zijn: specifieke risico’s van het werk, lessen uit incidenten, nieuwe procedures, seizoensgebonden risico’s, of actualiteiten.

Een toolbox hoeft niet lang te duren; 15-30 minuten is vaak voldoende. Het gaat om de interactie: niet alleen vertellen, maar ook vragen stellen en luisteren naar medewerkers.

Registreer elke toolbox met datum, onderwerp, en aanwezigen. De auditor wil zien dat toolboxen structureel plaatsvinden en dat er variatie is in onderwerpen.

Werkplekinspecties

Werkplekinspecties zijn systematische controles van de werkomgeving op veiligheid. Dit kan een formele inspectie zijn met een checklist, of een informele ronde waarbij een leidinggevende let op onveilige situaties.

VCA vraagt om regelmatige werkplekinspecties. Leg de bevindingen vast: wat is gecontroleerd, wat was in orde, en wat was niet in orde. Pak geconstateerde problemen aan en registreer de genomen maatregelen.

Melding van incidenten en bijna-incidenten

Het melden en registreren van incidenten en bijna-incidenten is een kerneis van VCA. Een incident is een gebeurtenis waarbij schade of letsel is ontstaan. Een bijna-incident is een gebeurtenis die had kunnen leiden tot schade of letsel, maar waar dit door geluk of toeval niet is gebeurd.

Het doel van melden is niet om schuldigen aan te wijzen, maar om te leren. Analyseer incidenten en bijna-incidenten om te begrijpen wat er mis ging en hoe je herhaling kunt voorkomen.

Creëer een cultuur waarin melden normaal is. Als medewerkers bang zijn voor consequenties, melden ze niet. En als er niet wordt gemeld, kun je niet leren.

VGM-overleg

Voor VCA** moet er structureel overleg zijn over VGM-zaken. Dit kan een apart VGM-overleg zijn, of VGM als vast onderdeel van het reguliere werkoverleg.

Het overleg moet resulteren in acties en verbeteringen. Leg de besproken onderwerpen, de conclusies, en de afgesproken acties vast. Volg op of acties worden uitgevoerd.

Hoofdstuk 5: VGM-projectplan

Dit hoofdstuk is alleen van toepassing op VCA** en behandelt de veiligheidplanning voor projecten.

Projectspecifieke veiligheidsplanning

Voor grotere projecten of projecten met specifieke risico’s moet je een VGM-projectplan maken. Dit plan beschrijft de risico’s van het project, de te nemen maatregelen, de verantwoordelijkheden, en de afspraken met de opdrachtgever.

Het plan wordt gemaakt voordat het project start en wordt gedurende het project bijgewerkt als de situatie verandert. Aan het einde van het project evalueer je hoe het is gegaan en wat je kunt leren voor toekomstige projecten.

Afstemming met opdrachtgevers

Bij werken op locatie van een opdrachtgever moet je afstemmen over veiligheid. Wat zijn de huisregels van de locatie? Welke risico’s zijn er? Welke vergunningen zijn nodig? Hoe worden noodgevallen afgehandeld?

Leg de afspraken vast en zorg dat medewerkers geïnformeerd zijn voordat ze de locatie betreden.

Hoofdstuk 6: Milieuzorg

VCA staat voor Veiligheid, Gezondheid én Milieu. Dit hoofdstuk behandelt de milieu-aspecten, hoewel de nadruk in VCA toch primair op veiligheid en gezondheid ligt.

Afvalscheiding en -afvoer

Je moet afval op een verantwoorde manier scheiden en afvoeren. Dit is deels wettelijk verplicht, maar VCA toetst of je dit ook daadwerkelijk doet.

Op werklocaties moet je afval scheiden volgens de regels van de locatie. Gevaarlijk afval moet apart worden ingezameld en via erkende kanalen worden afgevoerd.

Milieuincidenten

Net als veiligheidsincidenten moeten ook milieuincidenten worden gemeld en geregistreerd. Denk aan lekkages, morsen van gevaarlijke stoffen, of onbedoelde lozingen.

Milieuvergunningen

Als je werkzaamheden vergunningplichtig zijn op milieugebied, moet je over de juiste vergunningen beschikken. VCA toetst of je weet welke vergunningen je nodig hebt en of je deze hebt.

Hoofdstuk 7: Inkoop en keuring van materiaal

Dit hoofdstuk behandelt de controle op materialen, gereedschappen, en middelen.

Keuring van arbeidsmiddelen

Arbeidsmiddelen zoals ladders, steigers, hijsmiddelen, en elektrisch gereedschap moeten regelmatig worden gekeurd. De keuringsfrequentie hangt af van het type middel en het gebruik.

Leg de keuringen vast en zorg dat alleen goedgekeurde middelen worden gebruikt. Afgekeurde middelen moeten uit gebruik worden genomen en gerepareerd of vervangen.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

Persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) zoals helmen, veiligheidsbrillen, gehoorbescherming, en veiligheidsschoenen moeten beschikbaar zijn en correct worden gebruikt.

Controleer de staat van PBM’s en vervang ze wanneer nodig. Instrueer medewerkers over het juiste gebruik en het onderhoud.

Inkoop van diensten

Voor VCA** moet je ook letten op de veiligheid bij ingekochte diensten. Als je onderaannemers inschakelt, controleer dan of zij aan de veiligheidseisen voldoen. Zijn zij ook VCA-gecertificeerd? Hebben hun medewerkers de juiste diploma’s?

Leg de eisen aan onderaannemers vast en controleer of ze worden nageleefd.

Must-, should-, en aanvullende eisen

De VCA-checklist maakt onderscheid tussen verschillende typen eisen:

Must-eisen zijn harde eisen. Als je niet voldoet aan een must-eis, kun je niet gecertificeerd worden. Deze eisen zijn in de checklist gemarkeerd met “M”.

Should-eisen zijn belangrijke eisen waar je in principe aan moet voldoen, maar waar in uitzonderlijke gevallen gemotiveerd van afgeweken kan worden. Deze zijn gemarkeerd met “S”.

Aanvullende eisen zijn eisen die bijdragen aan een hoger veiligheidsniveau, maar niet strikt vereist zijn voor certificering. Deze zijn gemarkeerd met “A”.

Hoeveel must-vragen zijn er?

Het aantal must-vragen verschilt per niveau:

Je moet alle must-vragen positief beantwoorden om te slagen. Eén must-vraag niet voldaan? Dan geen certificaat.

Ongevallenfrequentie-index (IF)

Naast de checklist kijkt de auditor ook naar je ongevallencijfers. Je ongevallenfrequentie-index (IF) mag niet hoger zijn dan 40.

Wat is de IF?

De IF geeft aan hoe vaak er ongevallen met verzuim gebeuren per miljoen gewerkte uren. Hoe lager het getal, hoe beter.

De formule:

IF = (aantal ongevallen met verzuim × 1.000.000) / totaal gewerkte uren

Een rekenvoorbeeld

Je hebt 15 medewerkers die elk 1.800 uur per jaar werken. Dat is 27.000 uur totaal. Er was 1 ongeval met verzuim.

IF = (1 × 1.000.000) / 27.000 = 37

Dit is onder de 40, dus je voldoet.

Wat als je IF te hoog is?

Als je IF boven de 40 ligt, kun je niet gecertificeerd worden. Je moet dan eerst werken aan het terugdringen van ongevallen. Dit kan betekenen:

• Extra toolboxmeetings over specifieke risico’s
• Meer werkplekinspecties
• Betere PBM’s of strengere controle op gebruik
• Training en bewustwording

Pas als je IF onder de 40 zakt, kun je het certificeringstraject starten.

Verschil in eisen per niveau

De tabel aan het begin van dit artikel geeft een globaal overzicht, maar het is goed om de nuances te begrijpen.

VCA* toetst primair:

• Veiligheidsdiploma’s van medewerkers
• Basisregistraties (toolboxen, incidenten, inspecties)
• Gebruik van PBM’s en veilige werkmethoden
• Keuring van arbeidsmiddelen

VCA** voegt daar toe:

• Een geschreven en ondertekend VGM-beleid
• Meetbare doelstellingen en monitoring
• Systematische risicobeheer met TRA’s
• Directiebetrokkenheid en -beoordeling
• VGM-projectplannen voor projecten
• Eisen aan onderaannemers

VCA Petrochemie voegt nog verdere eisen toe specifiek voor de petrochemische sector.

Voorbereiding op de audit

De beste voorbereiding is om de checklist punt voor punt door te lopen en voor elk punt te controleren of je voldoet. Verzamel het bewijs: de documenten, de registraties, de diploma’s.

Zorg dat je niet alleen op papier voldoet, maar ook in de praktijk. De auditor zal niet alleen documenten controleren, maar ook de werklocatie bezoeken en met medewerkers praten.

Lees meer over het auditproces en hoe je je kunt voorbereiden.

Meer informatie

• VCA niveaus – Gedetailleerde vergelijking van VCA*, VCA**, en Petrochemie
• Stappenplan – Van start tot certificaat
• Het auditproces – Wat kun je verwachten bij de audit?
• Actuele wijzigingen – Wat verandert er in 2025/2026?
• VCA internationaal – Werken in het buitenland
• Veelgestelde vragen – Antwoorden op praktische vragen