ISO 14001 en ISO 9001 combineren

Veel organisaties hebben zowel behoefte aan kwaliteitsmanagement als milieumanagement. Het combineren van ISO 9001  en ISO 14001  in één geïntegreerd systeem biedt voordelen. Beide normen volgen de High Level Structure . Op deze pagina leggen we uit hoe je dit aanpakt.

Waarom combineren?

ISO 9001 en ISO 14001 volgen dezelfde structuur: de High Level Structure. De hoofdstukindeling is identiek, de terminologie komt overeen, en veel elementen zijn vergelijkbaar. Dit maakt integratie logisch.

De voordelen zijn concreet. Je hebt minder documentatie omdat je veel onderdelen kunt hergebruiken. De audits kun je combineren, wat kosten bespaart. En medewerkers hoeven maar één systeem te leren kennen in plaats van twee.

Een geïntegreerd systeem voorkomt ook dat kwaliteit en milieu als aparte silo’s functioneren. In de praktijk hangen ze vaak samen. Een efficiënter proces is vaak zowel beter voor de kwaliteit als voor het milieu.

Wat kun je hergebruiken?

De overlap tussen beide normen is groot. Deze elementen kun je één keer inrichten en voor beide certificeringen gebruiken.

Contextanalyse

Hoofdstuk 4 van beide normen vraagt om een analyse van je context: interne en externe factoren, belanghebbenden en hun eisen. Je kunt dit in één analyse doen die zowel kwaliteits- als milieufactoren omvat.

Een klant die op tijd leveren belangrijk vindt (kwaliteit) en ook vraagt naar je CO2-footprint (milieu) komt in dezelfde stakeholderanalyse.

Leiderschap en beleid

Hoofdstuk 5 gaat over leiderschap. De directie moet betrokken zijn bij beide systemen. Je kunt één beleidsverklaring maken die zowel kwaliteits- als milieucommitment bevat, of twee aparte beleidsverklaringen die samen worden gecommuniceerd.

Risico’s en kansen

Hoofdstuk 6 vraagt om het identificeren van risico’s en kansen. Een geïntegreerde risicoanalyse bekijkt risico’s vanuit beide perspectieven. Een leverancier die niet betrouwbaar levert, is een kwaliteitsrisico. Een leverancier die niet duurzaam werkt, kan een milieurisico zijn.

Ondersteuning

Hoofdstuk 7 over ondersteuning is grotendeels identiek. Competentiemanagement, bewustzijn, communicatie, en documentbeheer kun je één keer inrichten. De competenties die je bijhoudt, omvatten dan zowel kwaliteits- als milieuaspecten.

Interne audit

Het interne auditproces uit hoofdstuk 9 kun je integreren. Eén auditprogramma dekt beide normen. Auditors controleren zowel kwaliteits- als milieu-eisen. Dit is efficiënter dan twee aparte auditrondes.

Directiebeoordeling

De directiebeoordeling kan gecombineerd worden. Je bespreekt de prestaties van beide systemen in één sessie. De vereiste input en output voor ISO 9001 en ISO 14001 overlappen grotendeels.

Corrigerende maatregelen

Het proces voor het afhandelen van afwijkingen en het nemen van corrigerende maatregelen uit hoofdstuk 10 is identiek. Een afwijking kan een kwaliteitsprobleem zijn, een milieuprobleem, of beide. Eén afhandelingsproces volstaat.

Wat is specifiek per norm?

Ondanks de overlap zijn er onderdelen die specifiek zijn voor elke norm.

Specifiek voor ISO 9001

De eisen rond klantgerichtheid in hoofdstuk 5.1.2 zijn specifiek voor kwaliteit. Evenzo de eisen rond ontwerp en ontwikkeling in hoofdstuk 8.3, productie en dienstverlening in hoofdstuk 8.5, en het bewaken van klanttevredenheid.

Specifiek voor ISO 14001

De eisen rond milieuaspecten in hoofdstuk 6.1.2 zijn specifiek voor milieu. Evenzo de eisen rond compliance-verplichtingen op milieugebied in hoofdstuk 6.1.3, en de eisen rond noodsituaties met milieu-impact in hoofdstuk 8.2.

Deze specifieke onderdelen integreer je niet, maar je beheert ze wel binnen hetzelfde overkoepelende systeem.

Praktische aanpak

Als je al ISO 9001 hebt

Heb je al een werkend kwaliteitsmanagementsysteem? Dan is de stap naar ISO 14001 relatief klein. Je breidt je bestaande systeem uit met de milieu-elementen.

Concreet betekent dit dat je milieuaspecten identificeert en beoordeelt, je beleid uitbreidt met milieucommitment, milieudoelstellingen toevoegt, compliance-verplichtingen op milieugebied in kaart brengt, noodsituatieprocedures met milieu-impact opstelt, en je auditprogramma uitbreidt met milieu-eisen.

De structuur en processen voor documentbeheer, competentiemanagement, interne audit, en directiebeoordeling heb je al. Die hoef je alleen uit te breiden, niet opnieuw op te zetten.

Als je vanaf nul begint

Begin je met beide normen tegelijk? Ontwerp dan direct een geïntegreerd systeem. Je spaart jezelf het werk van later samenvoegen.

Het traject is dan langer dan voor één norm alleen, maar korter dan twee afzonderlijke trajecten. De documentatie maak je één keer, de processen richt je één keer in.

Gecombineerde audit

Bij een geïntegreerd systeem kun je de certificeringsaudits combineren. Eén auditor, of een team, beoordeelt beide normen in één auditbezoek.

De auditduur is dan korter dan twee afzonderlijke audits zouden zijn. De overlap in de normen betekent dat de auditor veel elementen maar één keer hoeft te controleren. De besparing is typisch twintig tot dertig procent op auditkosten.

Niet alle certificerende instanties bieden gecombineerde audits aan. Check dit vooraf. En zorg dat de auditor ervaring heeft met beide normen.

KAM-systeem

Veel organisaties gaan verder en voegen ook ISO 45001  voor arbeidsveiligheid toe. Het resultaat is een KAM-systeem: Kwaliteit, Arbo, Milieu.

De High Level Structure maakt dit mogelijk. Alle drie de normen hebben dezelfde opbouw, waardoor integratie logisch is. Eén systeem, één auditprogramma, één directiebeoordeling.

In de bouw en industrie is een KAM-systeem gangbaar. Het sluit aan bij de realiteit dat kwaliteit, veiligheid en milieu in de praktijk samenhangen.

Aandachtspunten

Verlies de focus niet

Een risico van integratie is dat onderdelen ondergesneeuwd raken. Als de organisatie primair gericht is op kwaliteit, kan milieu een ondergeschoven kindje worden, of andersom.

Zorg dat beide onderwerpen voldoende aandacht krijgen in doelstellingen, audits, en directiebeoordelingen. Een geïntegreerd systeem betekent niet dat alles op één hoop wordt gegooid.

Auditorcompetentie

Bij een gecombineerde audit moet de auditor competent zijn in beide normen. Een kwaliteitsauditor die weinig weet van milieumanagement, voegt minder waarde toe.

Vraag naar de achtergrond van de auditor bij het kiezen van een certificerende instantie. Idealiter heeft de auditor ervaring in jouw sector met beide normen.

Documentatie structuur

Er zijn verschillende manieren om geïntegreerde documentatie te structureren. Je kunt één handboek maken dat beide normen dekt. Je kunt aparte secties per norm hebben met verwijzingen. Of je kunt per onderwerp werken, waarbij je per onderwerp aangeeft welke norm-eisen het dekt.

Er is geen beste manier. Kies wat werkt voor jouw organisatie. Zolang het duidelijk is welke eisen waar worden afgedekt.

Kosten en tijdlijn

Een geïntegreerd traject voor ISO 9001 en ISO 14001 samen kost niet het dubbele van één norm alleen. Door de synergie kun je rekenen op een meerprijs van vijftig tot zeventig procent bovenop de kosten voor één norm.

De doorlooptijd is langer dan voor één norm, maar korter dan twee afzonderlijke trajecten. Reken op anderhalf tot twee keer de doorlooptijd van een enkel traject.

Het vanaf het begin integreren is efficiënter dan later twee systemen samenvoegen. Als je weet dat je beide wilt, begin dan direct geïntegreerd.

Volgende stap

Klaar om te starten? Bekijk het stappenplan voor het traject naar ISO 14001, of lees meer over ISO 9001 als je die nog niet hebt.