PSO-eisen: de kwalitatieve prestatie-eisen van de PSO-Prestatieladder

Naast het percentage werkgelegenheid moet je organisatie voor de Basistrede en trede 1 tot en met 3 voldoen aan vijf kwalitatieve eisen: bestuur en beleid (1.1), passend werk (2.1), inclusie (3.1 en 3.2), functioneren en ontwikkeling (4.1) en begeleiding (5.1). Voor de Aspirant-status gelden alleen de eisen 0.1 en 0.2, over je voornemen en plan van aanpak. De eisen staan in hoofdstuk 4 van de PSO-handleiding 2.6 van TNO . Het kwantitatieve deel, de trede zelf, staat op PSO treden en berekening. Hoe de auditor de eisen toetst, staat op PSO-audit.

De eisen zijn bedoeld om te toetsen wat een organisatie daadwerkelijk doet, niet wat er op papier staat. De auditor controleert ze met bewijs uit dossiers, gesprekken en beleidsstukken. Wie de eisen goed wil halen, begint daarom met het verzamelen van bewijs, en niet met het schrijven van beleid.

Op deze pagina

Overzicht van de eisen
Eis 1.1: bestuur en beleid
Eis 2.1: passend werk
Eis 3.1 en 3.2: inclusie en informatie
Eis 4.1 en 5.1: ontwikkeling en begeleiding
Bewijs per eis

Overzicht van de eisen

Eis	Onderwerp	Wat de organisatie moet doen	Geldt voor
0.1 en 0.2	Voornemen en plan van aanpak	Doelen en acties vastleggen, en aantonen dat je ze uitvoert	Aspirant-status
1.1	Bestuur en beleid	Inclusie vastleggen in beleid of bij functionarissen beleggen	Basistrede en trede 1 tot en met 3
2.1	Passend werk	Een functie die past bij de mogelijkheden, zo nodig aangepast	Basistrede en trede 1 tot en met 3
3.1 en 3.2	Inclusie en informatie	Inclusieve cultuur en gelijke informatie voor iedereen	Basistrede en trede 1 tot en met 3
4.1	Functioneren en ontwikkeling	Inwerken en periodiek gesprekken over functioneren	Basistrede en trede 1 tot en met 3
5.1	Begeleiding	Deskundige begeleiding waar nodig	Basistrede en trede 1 tot en met 3

Volgens de handleiding moet een organisatie voor de Basistrede en de trede 1 tot en met 3 én de kwantitatieve norm én de kwalitatieve eisen halen. De trede is dus nooit alleen een rekenuitkomst.

Eis 1.1: bestuur en beleid

Je voldoet aan deze eis als alle zes indicatoren uit de handleiding kloppen. Het gaat om vastgelegde aanpakken en functionarissen die kennis hebben van de doelgroep, subsidieregelingen en werkaanpassingen:

Minimaal twee concrete maatregelen om inclusie te bevorderen, zoals een inclusieve visie, een vertrouwenspersoon of onderdeel van de onboarding.
Een of meer functionarissen die kennis hebben van de doelgroep, of samenwerking met externe experts. Je geeft aan welke afdeling of functie dit is.
Een wervings- en selectieproces dat ook kandidaten uit de doelgroep aanspreekt, bijvoorbeeld met passend taalgebruik of andere kanalen.
Een werklocatie en faciliteiten die fysiek toegankelijk zijn, zoals het toilet en de kantine.
De medewerker kan zelf bepalen wat hij of zij over een beperking deelt, en wordt daarin ondersteund.
De medewerker wordt, net als alle collega’s, geraadpleegd bij besluiten.

Een voorbeeld van een maatregel die de auditor herkent: een vaste notitie in de onboarding-map van nieuwe medewerkers, met datum van vaststelling, de verantwoordelijke functionaris en de manier waarop de notitie wordt gebruikt.

Eis 2.1: passend werk

De medewerker heeft een functie of taken die passen bij zijn of haar huidige mogelijkheden. Werk mag niet te veel zijn, maar ook niet te weinig uitdagend. De organisatie past waar nodig de functie, de werkplek of het werkproces aan. De handleiding noemt als voorbeelden: werktempo, productie-eisen, taken, werktijden, uren, pauzeregeling, werkplek, hulpmiddelen en meubilair.

Dit is maatwerk. De auditor spreekt de eindverantwoordelijke en de direct leidinggevende over de beperkingen en mogelijkheden van de medewerker. Hij loopt rond op de werklocatie en spreekt kort met de medewerker of collega’s. Bij werk dat lastig te bezoeken is, zoals koerierswerk, kiest de auditor samen met jou een andere manier. Een afsprakenlijst per medewerker, met datum en een korte notitie over hoe de aanpassing uitpakt, helpt om dat gesprek te onderbouwen. Een algemene verklaring dat “we rekening houden met medewerkers” is onvoldoende.

Eis 3.1 en 3.2: inclusie en informatie

Eis 3.1 gaat over de cultuur op het werk. Dit vraagt om vijf indicatoren: intern uitleggen waarom mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het bedrijf werken, een open cultuur waarin vooroordelen worden weggenomen, de leidinggevende die op de hoogte is van werkaanpassingen, collega’s die worden geïnformeerd over aanpassingen voor zover relevant voor het werk, en medewerkers die worden betrokken bij sociale activiteiten.

Eis 3.2 gaat over informatie. De medewerker krijgt dezelfde informatie als iedereen over procedures, instructies, besluiten en werkafspraken, en die informatie wordt zo nodig aangepast aan de beperkingen. De handleiding vermeldt daarbij als “ter lering” dat de auditor ook kijkt of de externe website over inclusief werkgeverschap communiceert. Dat is geen harde eis, maar wordt wel besproken als interne en externe communicatie niet overeenkomen.

Eis 4.1 en 5.1: ontwikkeling en begeleiding

Eis 4.1 vraagt om een goede inwerkperiode, waarbij het inwerkprogramma indien nodig wordt afgestemd op de mogelijkheden van de medewerker. Daarnaast worden functioneren en ontwikkeling periodiek besproken, zowel vakvaardigheden als persoonlijke ontwikkeling zoals motivatie en zelfvertrouwen.

Bij hercertificering geldt een aanvullende norm: in minimaal 80% van de onderzochte personeelsdossiers moet een verslag van die gesprekken aanwezig zijn, waaruit blijkt dat functioneren en ontwikkelingsmogelijkheden doelgericht zijn besproken. Het verslag mag een notitie of registratie zijn.

De handleiding werkt dit verder uit. Het verslag van het functioneringsgesprek is niet ouder dan een jaar. De 80% wordt naar boven afgerond op hele dossiers, en meerdere ontbrekende stukken in één dossier tellen als één dossier dat niet voldoet. Bij je eerste aanvraag voor een trede hoef je de 80% nog niet te halen, maar moet je wel kunnen aantonen dat je er vanaf de definitieve aanvraag aan voldoet. Een aanvraag voor de Aspirant-status geldt als een nulde aanvraag. Daarna is de 80%-norm dus pas bij de volgende aanvraag aan de beurt.

Werkt een medewerker via detachering of uitzending, dan is de organisatie niet de formele werkgever. Dan volstaat een verslag van een driegesprek met medewerker, inlener en detacheerder. Vinden die gesprekken niet plaats, dan toon je aan hoe de informatie over functioneren en ontwikkeling anders wordt uitgewisseld.

Eis 5.1 vraagt om deskundige begeleiding voor zover nodig, vanwege beperkingen of andere factoren die de medewerker kwetsbaar maken. De begeleiding mag intern zijn georganiseerd of door een externe partij worden uitgevoerd.

Bewijs per eis in een dossiermap

Een praktische indeling voor de auditdag. Dit is een voorbeeld, geen officieel format van PSO-Nederland.

Eis	Bewijs dat je kunt tonen	Typische fout
1.1	Beleidsnotitie met datum, lijst van functionarissen, faciliteitencheck van de werklocatie	Beleid bestaat, maar is niet vastgesteld of niet bekend bij leidinggevenden
2.1	Aanpassingsafspraak per medewerker met datum en ingangsdatum	Aanpassing is mondeling afgesproken en nergens vastgelegd
3.1	Intranetbericht, notulen van werkoverleg, afspraak over informeren van collega’s	Communicatie gebeurt wel, maar niet aantoonbaar
3.2	Overzicht van informatiestromen naar de doelgroepmedewerker	Medewerker krijgt informatie later dan collega’s
4.1	Inwerkplan en verslagen van functioneringsgesprekken	Gesprekken worden gevoerd, maar niet genoteerd
5.1	Begeleidingsafspraak, en contract of naam van externe begeleider	Begeleiding is er, maar staat nergens beschreven

Hoe de auditor elke eis toetst

De auditor werkt met de checklist die je in MijnPSO invult. Daarin geef je per eis aan welk bewijs je kunt tonen. De toetsing zelf bestaat vooral uit gesprekken en observatie, niet alleen uit papier. Het verslag van de auditor beoordeelt de samenhang en de consistentie van wat hij ziet en hoort.

Eis	Met wie spreekt de auditor	Wat hij verder doet
1.1	Eindverantwoordelijke, leidinggevende, HR	Loopt rond op de werklocatie en spreekt medewerkers uit de doelgroep en collega’s
2.1	Eindverantwoordelijke, direct leidinggevenden	Loopt rond, observeert en voert korte gesprekken
3.1	Eindverantwoordelijke, direct leidinggevende	Observeert hoe leidinggevende en collega’s met de medewerkers omgaan
3.2	Eindverantwoordelijke, leidinggevende, medewerkers	Bekijkt notulen van werkoverleggen en of communicatiemiddelen zijn aangepast aan de beperking
4.1	Eindverantwoordelijke, leidinggevende	Beoordeelt een aselecte steekproef van personeelsdossiers
5.1	Eindverantwoordelijke, de begeleider	Toetst of de begeleider deskundig is door instructie, opleiding of ervaring

Een concreet voorbeeld bij eis 3.2: de auditor bekijkt een aantal notulen van werkoverleggen om te zien of de medewerker meedoet. Een medewerker die slecht leest en toch alleen schriftelijke werkinstructies krijgt, valt dan op. Een mondelinge uitleg of een instructiefoto lost dat op.

Veelgemaakte fouten

Beleid zonder uitvoering. De auditor wil zien dat maatregelen echt worden genomen. Een beleidsstuk dat nooit is gebruikt, telt niet.
Verslagen ontbreken bij hercertificering. Vaak zijn de gesprekken gevoerd, maar niet vastgelegd. Dan haal je de 80% niet.
Eis 2.1 zonder dossier. Het gaat om de individuele medewerker. Algemene uitspraken over het bedrijf volstaan niet.
Het plan van aanpak vergeten. Bij een aanvraag voor de Aspirant-status is eis 0.1 en 0.2 de hele toets. Lees het aspirant-plan van aanpak voordat je begint.

Basistrede en trede 3: zelfde eisen, andere norm

Een veelgestelde vraag is of hogere tredes zwaardere kwalitatieve eisen hebben. Volgens de handleiding is dat niet zo. De kwalitatieve eisen gelden voor de Basistrede en trede 1 tot en met 3 dezelfde set. Het verschil tussen de tredes zit in de kwantitatieve norm: hoe hoog je bijdrage moet zijn om bij de beste bedrijven te horen.

Voor de Basistrede geldt dat je meer dan gemiddeld presteert, en dat je bij de 50% best presterende bedrijven hoort. Trede 1 hoort bij de 35% best presterende bedrijven, trede 2 bij de 22,5% en trede 3 bij de 10%. De kwalitatieve eisen zelf blijven gelijk.

Een organisatie die de eisen al op orde heeft, hoeft dus vooral de kwantitatieve stap nog te zetten. Omgekeerd helpt het niet om alleen het aantal doelgroepmedewerkers te verhogen als de begeleiding of het inwerkprogramma nog ontbreekt.

Stappenplan om de eisen voor te bereiden

Wie begint met een trede, kan de eisen in vier stappen naast de rekentool leggen. Dit is een werkvolgorde, geen eis uit de handleiding.

Leg de eisen naast je huidige beleid

Zet per eis (1.1, 2.1, 3.1, 3.2, 4.1, 5.1) op een rij welk beleid, welke afspraak en welk verslag je al hebt. Noteer ook waar je niets hebt.

Kies per medewerker uit de doelgroep een dossier

Begin met één dossier per doelgroepmedewerker. Zet daarin de aanpassingen, de gesprekken en de begeleiding. Eis 2.1 en 4.1 worden zo op persoonsniveau aantoonbaar.

Leg de gaten vast in een actielijst

Geef elk gat een verantwoordelijke en een datum. Bewaar het bewijs van elke uitgevoerde actie in dezelfde map.

Laat een collega het dossier doorlezen

Vraag iemand die niet bij het dossier betrokken is om te lezen of een auditor het zou begrijpen. Vaak ontbreekt de datum of de naam van de verantwoordelijke.