Interne audit bij HKZ: zo test je je eigen systeem
Een interne audit bij HKZ is een controle van je eigen zorgsysteem, uitgevoerd door iemand uit je organisatie die niet zelf het werk doet. Je loopt de eisen van het gekozen HKZ-schema na en kijkt of het in de praktijk klopt. Het doel is de gaten zelf vinden, vóórdat de externe certificerende instelling dat doet. Het stappenplan noemt de interne audit als vijfde stap, vlak voor de externe audit. HKZ-schema’s zijn gebouwd op ISO 9001, waar de interne audit een vaste eis is.
Waarom een interne audit bij HKZ?
Een externe auditor heeft beperkte tijd op locatie. Die tijd is te kort om alles zelf te ontdekken. Met een interne audit ontdek je vooraf waar dossiers ontbreken, waar een procedure niet wordt gevolgd en waar medewerkers iets anders doen dan op papier staat.
Het is ook een oefening. Medewerkers die de audit eerder meemaken, weten wat de externe auditor vraagt. Voor de externe controle-audits die daarna volgen, is dit net zo waardevol. Zie het auditproces bij HKZ voor hoe die controles verlopen.
Werk je met HKZ Kleine Organisaties (HKZ 143, maximaal 10 fte)? De Kiwa-pagina voor dat schema noemt geen interne audit. Vraag je certificerende instelling of hij verplicht is en lees de normtekst van je schema.
Wat onderzoek je tijdens een interne audit?
Je loopt de eisen van het schema langs, in twee delen. Het zorgdeel gaat over het werk rond de cliënt: intake, uitvoering, dossier en incidenten. Het generieke deel gaat over je organisatie: beleid, planning, middelen en verbetering. Hoe die twee delen zijn opgebouwd, lees je op de eisen van de HKZ-norm.
Een interne audit kijkt in drie vragen per onderdeel:
- Staat het op papier? Is er een beleid, procedure of werkinstructie?
- Doet men het zo? Kijk naar een echt dossier of een echte situatie, niet naar het document alleen.
- Is het aantoonbaar? Staat er een registratie of een verslag dat laat zien dat het gebeurt?
Voorbeeld: thuiszorgorganisatie met 40 medewerkers
Een fictief voorbeeld om het concreet te maken. Een thuiszorgorganisatie wil het HKZ-schema voor verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuisorganisaties halen. De kwaliteitsmedewerker plant de interne audit in twee dagen.
| Onderdeel | Wat de auditor doet | Wat hij vindt |
|---|---|---|
| Intake | Vijf recente cliëntintakes naast het protocol leggen | In twee dossiers ontbreekt de datum van het eerste gesprek |
| Dossier | Tien dossiers controleren op verplichte velden | Medicatielijsten zijn in één team niet elke maand bijgewerkt |
| Incidenten | Het incidentregister vergelijken met de meldingen in het team | Drie meldingen staan niet in het register |
| Medewerkers | Scholingsregistratie naast de functie-eisen leggen | Eén medewerker mist de verplichte herhaling |
Vier bevindingen. Elke bevinding krijgt een verbeteractie, een eigenaar en een datum. De auditor controleert later of die acties zijn afgerond.
Hoe plan je de interne audit?
Een werkbaar plan heeft vijf onderdelen. Je kunt het in een tabel vastleggen.
| Element | Invulling in de praktijk |
|---|---|
| Scope | Welke locaties, teams en eisen worden gecontroleerd |
| Auditor | Iemand die het werk niet zelf doet, bij voorkeur met kennis van het schema |
| Planning | Datum, tijd en welke onderdelen op welk moment |
| Bewijs | Welke dossiers, registraties en gesprekken je gebruikt |
| Rapportage | Aan wie het verslag gaat en wanneer |
De auditor hoeft geen externe expert te zijn. Wel moet die onafhankelijk zijn van het proces dat hij controleert. Een teamleider die zijn eigen team beoordeelt, geeft een zwakke controle.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de documenten lezen. Een mooie procedure die niemand volgt, is een bevinding, geen bewijs.
- Te weinig dossiers bekijken. Vijf dossiers zijn te weinig om een patroon te zien. Neem een steekproef die alle teams raakt.
- Bevindingen verzwijgen. Een interne audit zonder bevindingen is verdacht. De externe auditor vindt die toch.
- Geen opvolging. Een verbeteractie zonder eigenaar en datum wordt niet afgerond.
- De audit zien als straf. Medewerkers die bang zijn voor de uitkomst, geven minder eerlijke antwoorden.
Van bevinding naar verbetering
Elke bevinding schrijf je op in één zin: wat is er gevonden, en tegen welke eis? “Dossier 7 mist de datum van de intake, eis uit het zorgdeel” is bruikbaar. “Dossiers zijn niet op orde” niet.
Daarna volgt een verbeteractie. Die hoort bij het verbeterproces van het HKZ-systeem, zoals de norm dat voorschrijft. De uitkomsten van de interne audit gebruik je ook in de directiebeoordeling. Zie directiebeoordeling bij HKZ.
Interne audit versus externe audit
De interne audit is een eigen controle. De externe audit doet een geaccrediteerde certificerende instelling. Die kijkt onafhankelijk naar het hele systeem en geeft het certificaat af. Het verschil in uitvoering:
| Interne audit | Externe audit | |
|---|---|---|
| Wie | Iemand uit je organisatie | Auditor van de certificerende instelling |
| Doel | Gaten vinden en verbeteren | Certificaat verlenen of behouden |
| Frequentie | Volgens je eigen auditprogramma, zie normtekst | Certificeringsaudit, daarna jaarlijkse controle |
| Gevolg | Verbeteracties | Certificaat of afwijkingen |
Hoe de externe audit verloopt, lees je op het HKZ-auditproces. Wil je oefenen met vragen, dan helpt de checklist met auditvragen.
Checklist voor je interne audit
- Is de scope vastgelegd, met welke locaties en teams?
- Is de auditor onafhankelijk van het proces?
- Heb je een steekproef dossiers gekozen die alle teams raken?
- Heb je bewijs verzameld, niet alleen documenten gelezen?
- Zijn alle bevindingen opgeschreven met de eis erbij?
- Heeft elke verbeteractie een eigenaar en een datum?
Staat er één of meer vragen op nee, dan is de interne audit nog niet klaar.
Meer lezen
- Het stappenplan naar HKZ - waar de interne audit in het traject past
- De interne audit bij ISO 9001 - dezelfde logica, met de ISO-eisen
- HKZ vs ISO 9001 - waarom de interne audit grotendeels hetzelfde werkt