Hoe lang bewaar je HACCP-registraties?
De wet noemt geen vast aantal maanden of jaren voor HACCP-registraties. Artikel 5 lid 4 van Verordening 852/2004 zegt dat je ze een passende periode bewaart. De hygiënecode voor de horeca van KHN (Koninklijke Horeca Nederland) maakt dat concreet: minimaal zes maanden, en minimaal een jaar voor registraties van ongekoelde presentatie van producten die normaal gekoeld moeten zijn. Zo’n termijn leg je vast in je HACCP-plan of volg je uit je hygiënecode. HACCP staat voor Hazard Analysis and Critical Control Points. De NVWA kan de registraties bij een controle opvragen.
Een termijn van een ander bedrijf of een andere sector hoeft niet voor jou te gelden. Een bakkerij, een slager en een restaurant volgen verschillende codes. Neem de termijn uit de code van jouw branche of uit je eigen plan, en kijk bij de bron.
Wat bewaar je?
Denk in drie categorieën. De eerste zijn de dagelijkse registraties: temperaturen, schoonmaak, ontvangst en de allergenenmatrix. De tweede zijn de documenten rond het plan: het plan zelf, de versies, het HACCP-team en de wijzigingslogs. De derde zijn de bewijzen van opleiding en verificatie: instructies van personeel, interne controles en de uitkomst van een externe audit.
| Categorie | Voorbeelden | Waarom bewaren |
|---|---|---|
| Dagelijkse registraties | Temperatuurlijsten, ontvangstcontrole, schoonmaakafvinklijsten | Bewijs dat je CCP’s en basisvoorwaarden uitvoerde |
| Plan en versies | Plan, wijzigingslog, gevarenanalyse | Bewijs wat je wanneer vastlegde en waarom |
| Opleiding en verificatie | Instructies personeel, interne controles, rapporten van de bestrijder | Bewijs dat het systeem werkte en gecontroleerd werd |
| Afwijkingen | Meldingen, corrigerende acties, klachten | Bewijs dat je afwijkingen oppakte |
Die laatste categorie wordt vaak vergeten. Een afwijking die je hebt opgelost, is een sterk bewijs van een werkend systeem. Gooi die dus niet weg bij het opruimen van de lijsten.
Voorbeeld van een bewaartermijn in het plan
Een fictief bistro legt de bewaring in zijn plan vast, zoals hieronder. Het bistro volgt de hygiënecode horeca en neemt de termijnen van KHN over, met een eigen marge voor het plan en de opleidingen.
| Onderdeel | Bewaartermijn | Onderbouwing | Waar |
|---|---|---|---|
| Dagelijkse en wekelijkse lijsten | Minimaal 6 maanden | Minimum uit de hygiënecode horeca van KHN | Digitaal, met back-up |
| Registraties ongekoelde presentatie van koelproducten | Minimaal 1 jaar | Minimum uit dezelfde code | Digitaal, met back-up |
| Plan en versies | Zolang het plan geldig is, plus 1 jaar daarna (eigen keuze) | Bewijs van wat je wanneer hebt vastgelegd | Map bij de eigenaar |
| Opleidingen | Zolang de medewerker in dienst is, plus 1 jaar (eigen keuze) | Bewijs van instructie | Personeelsdossier |
| Verificatie en audits | Minimaal 1 jaar (eigen keuze) | Bewijs van controle | Map bij de verantwoordelijke |
Alleen de 6 maanden en het jaar voor ongekoelde presentatie komen uit de code. De rest zijn eigen keuzes. Heb je een certificaat of een afnemer die meer vraagt, bijvoorbeeld ISO 22000, dan kijk je ook wat zij vragen, en houd je de langste termijn aan. Laat de eigenaar de termijnen ondertekenen.
Hoe je de registraties bewaart
Een goede bewaring heeft drie eigenschappen. De gegevens zijn terug te vinden binnen een korte tijd. Ze kunnen niet stilletjes worden gewijzigd. En ze zijn ook na een computerstoring of een personeelswissel beschikbaar.
Voor papieren lijsten betekent dat een vaste map met een inhoudsopgave en een plek die altijd gelijk is. Voor digitale systemen betekent het een back-up en een logboek van wijzigingen. Een spreadsheet die iemand achteraf zonder spoor aanpast, is het zwakste punt van de administratie.
Wat de inspecteur wil zien
Bij een controle vraagt de NVWA om de registraties van de afgelopen periode en pakt er een paar uit. Daarbij kijkt hij naar de volledigheid en naar de herleidbaarheid. Kan hij bij een afwijking terugvinden wat er is gedaan en door wie?
Veelgemaakte fouten:
- Lijsten weggooien binnen zes maanden, of zonder dat de bewaartermijn in het plan staat
- Registraties die ontbreken voor de periode waarin een afwijking speelde
- Ingevulde lijsten die achteraf zijn gekopieerd en dezelfde waarden tonen
- Geen plek of geen toegang voor de inspecteur, bijvoorbeeld omdat de administratie bij een externe partij zit
Verband met het zevende principe
Het zevende HACCP-principe gaat over documentatie en registratie. Dat principe vraagt om een systeem dat je achteraf kunt controleren, en de bewaartermijn hoort daarbij (artikel 5 lid 2 onder g en lid 4 van Verordening 852/2004). Lees de achtergrond op de 7 HACCP-principes.
Wat je moet registreren per lijst, staat op HACCP-lijsten voor horeca. Wat de inspecteur precies vraagt, staat op NVWA-controle op HACCP. Wanneer je het plan moet bijwerken en de versie moet ophogen, lees je op wanneer pas je je HACCP-plan aan.
Veelgestelde vragen over bewaring
Mag ik registraties digitaal bewaren?
Ja, mits de gegevens niet stilletjes te wijzigen zijn, er een back-up is en de inspecteur ze kan inzien. Leg de werkwijze vast in je plan.
Wat als een medewerker een fout in een lijst heeft gemaakt?
Corrigeer de fout met een doorhaling, een paraaf, datum en reden. Wis de oorspronkelijke waarde niet. Zo blijft zichtbaar wat er gebeurd is.
Moet ik ook afgekeurde partijen bewaren?
Leg de afkeuring en de reden vast, ook als het product is weggegooid. Dat bewijst dat je het systeem gebruikt.
Bronnen
- NVWA - Werken volgens het HACCP-systeem
- KHN - Hygiënecode voor de horeca , met de bewaartermijnen van zes maanden en een jaar
- Verordening (EG) 852/2004 , artikel 5 lid 4
- Hygiënecode en HACCP, voor de bewaarafspraken in de branchecode