ISO 15189 training en competentie: hoe toon je bekwaamheid aan?
Bij ISO 15189 moet je aantonen dat elke medewerker die een onderzoek uitvoert of uitslagen beoordeelt, daarvoor bekwaam is. Een training is één bewijsstuk, maar niet genoeg. De beoordelaar wil zien dat de medewerker de handeling ook beheerst, en dat je dat blijvend bewaakt. Dat is het verschil tussen een opleiding volgen en competent zijn.
De eisen voor personeel horen bij de middelen van de norm, zie de eisen per hoofdstuk. Het bewijs wordt tijdens de beoordeling op locatie vaak door een technisch beoordelaar gecontroleerd. Begin voor de bredere context bij wat ISO 15189 is.
Kort antwoord: bekwaam is iemand die een handeling zelfstandig en correct uitvoert, en dat aantoonbaar blijft doen. Leg per functie vast welke handelingen erbij horen, en bewaak per medewerker of hij of zij ze nog beheerst.
Opleiding of competentie?
Een opleiding is wat iemand heeft gedaan. Competentie is wat iemand kan. Het eerste staat op een certificaat, het tweede blijkt uit het werk. Een beoordelaar let op het tweede.
Een voorbeeld: een analist heeft de cursus pipetteren gehaald. Dat is een opleiding. Maar of die analist een monster correct pipetteert, zie je pas als je hem laat zien hoe het werkt, en als je de resultaten van zijn werk controleert.
Die dubbele toets zit in de norm. Je moet opleiding, ervaring en bevoegdheid samen laten zien.
Wat leg je vast per functie?
Begin met de functies. Per functie beschrijf je welke handelingen erbij horen en welke bewijzen je verwacht. Dat voorkomt discussie achteraf.
| Functie | Handelingen | Benodigde opleiding | Bewijs van bekwaamheid |
|---|---|---|---|
| Analist klinische chemie | Monsterverwerking, analyserbediening, kwaliteitscontrole | Vakopleiding en interne instructie | Observatie, gecontroleerde resultaten |
| Verpleegkundige (POCT) | Meting met glucosemeter, registratie | Instructie POCT | Geslaagde toets, bevoegdheidsverklaring |
| Monsterafnemer | Afname, identificatie, labelen | Instructie afname en identificatie | Observatie, fouten in registraties |
| Arts-specialist | Interpretatie van uitslagen, advies | Specialistenopleiding | Vaststelling van bevoegdheid door de organisatie |
Die tabel is een hulpmiddel. Vul de kolommen in voor jouw functies, en laat de opleidingseisen aansluiten bij de realiteit op je afdeling.
Voorbeeld: competentiematrix voor één analist
Een competentiematrix laat per medewerker zien welke handelingen die beheerst. Onderstaand is een fictief voorbeeld voor één analist.
| Handeling | Opgeleid op | Beoordeeld op | Status | Volgende check |
|---|---|---|---|---|
| Monster voorbereiden | 12 maart | 2 juni | Bevoegd | Juni volgend jaar |
| Analyser A bedienen | 20 april | 15 juli | Bevoegd | Juli volgend jaar |
| Analyser B bedienen | 1 september | Nog niet | In opleiding | Nog niet van toepassing |
| Kritieke uitslag melden | 10 mei | 5 augustus | Bevoegd | Augustus volgend jaar |
De status volgt uit de beoordeling, niet uit de opleiding. Een medewerker die nog in opleiding is, mag de handeling alleen onder toezicht uitvoeren. Leg dat ook vast.
Hoe beoordeel je competentie?
Een beoordeling is een observatie van het werk, aangevuld met een controle van de resultaten. Dat kan een vaste routine zijn.
Vaststellen wat er beoordeeld wordt
Pak de handeling uit de matrix. Beschrijf wat goed uitgevoerd betekent, met een korte checklist.
Observeren
Een ervaren collega of coördinator kijkt mee terwijl de medewerker de handeling uitvoert. Noteer wat goed ging en wat beter kan.
Resultaten controleren
Kijk naar de uitkomsten van de medewerker, bijvoorbeeld een ringonderzoek of een controle op de kwaliteitsregistraties.
Bevoegdheid vaststellen
Een bevoegde leidinggevende besluit of de medewerker bevoegd is. Leg dat besluit vast met datum en handtekening.
Herhalen
Stel een vaste herhaling vast, bijvoorbeeld eens per jaar of na een wijziging in methode of apparaat. Zet die datum in de matrix.
Wat vraagt de beoordelaar?
Een beoordelaar kiest vaak een medewerker uit het dienstrooster en vraagt om het dossier. Hij wil de opleiding, de beoordeling en de herhaling in één oogopslag zien.
Hij wil ook weten of de medewerker de handeling in de praktijk kan uitleggen. Vraag een analist om het hele proces voor één monster te vertellen. Dat laat zien of de opleiding is blijven hangen.
Daarnaast controleert hij of de matrix actueel is. Een medewerker die vertrokken is, of een handeling die niet meer bestaat, hoort niet meer in de matrix te staan.
Veelgemaakte fouten
Opleiding gelijkgesteld aan bevoegdheid. Een certificaat zegt niet dat iemand het werk beheerst. Leg daar altijd een beoordeling naast.
Geen herhaling. Een beoordeling die één keer is gedaan en nooit wordt herhaald, is na een jaar verouderd. Stel een vaste termijn vast.
Matrix die niet bij het werk aansluit. Als de matrix handelingen bevat die niemand doet, of handelingen mist die wel gebeuren, is hij onbetrouwbaar.
Tijdelijke krachten niet meegenomen. Ook uitzendkrachten en stagiairs moeten aantoonbaar bekwaam zijn voor de handelingen die ze doen.
Hoe begin je?
Maak een lijst van alle functies in het laboratorium. Noteer per functie de handelingen. Daarna maak je een matrix per medewerker en plan je de eerste beoordelingen in.
Lees ook het kwaliteitshandboek voor de plek van de competentie-eisen in het systeem, en POCT onder ISO 15189 als de medewerkers ook buiten het lab werken.