EcoVadis correctief actieplan (CAP): zo werkt het op het platform

Het EcoVadis correctief actieplan, in het Engels Corrective Action Plan (CAP), is de lijst met acties die bij je scorekaart horen. Zodra een scorekaart is gepubliceerd, krijgt elk verbeterpunt (voor duurzaamheid en voor CO2) automatisch de status “Not started”. Dat is de plek waar je de voortgang bijhoudt. Volgens de uitleg van EcoVadis  beoordeelt EcoVadis de inhoud van die acties niet en verandert je huidige scorekaart er niet door.

Dat laatste is belangrijk. Je verbetert je score pas bij een nieuwe beoordeling. Bij bepaalde abonnementen neemt EcoVadis wel je updates in het CAP over naar de bijbehorende antwoorden in de vragenlijst van de herbeoordeling, zodat je niet opnieuw begint. Hoe je dat aanpakt, staat op EcoVadis score verbeteren. Deze pagina laat zien hoe je het actieplan zelf invult, zodat je bij de volgende beoordeling kunt aantonen wat je hebt gedaan.

Op deze pagina

Hoe ontstaat het correctieve actieplan?

Het CAP is gekoppeld aan je scorekaart. Elke scorekaart heeft verbeterpunten per thema. Bij publicatie maakt het platform voor elk verbeterpunt een actie aan. Je hoeft die niet zelf te bedenken, maar je moet ze wel uitwerken.

Het verschil met een breder verbeterplan is belangrijk. Een verbeterplan is je eigen overzicht van wat je wilt verbeteren. Het CAP is de lijst in het platform die aan je scorekaart hangt. Acties met hoge prioriteit in een thema of indicator met veel gewicht tellen zwaarder dan acties in een thema met weinig gewicht. Je kunt het verbeterplan gebruiken om het CAP in te vullen, maar het CAP zelf blijft de bron voor de volgende beoordeling.

Een actie goed invullen

Een actie is pas bruikbaar als je later kunt laten zien dat je hem hebt uitgevoerd. Gebruik per actie de onderstaande gegevens, in het platform of in je eigen overzicht, zodat een analist of collega het kan nakijken. De exacte velden en statusnamen kunnen in het platform anders heten.

Titel. Noem het ontbrekende ding, niet het thema. “Geen beleid voor duurzame inkoop” is goed. “Inkoop” is te vaag.

Actie. Beschrijf wat je gaat doen in één of twee zinnen. “Inkoopbeleid met milieu- en sociale eisen vaststellen en laten ondertekenen door de directie” is concreet.

Eigenaar. Eén persoon, met functie. Een afdeling is te vaag.

Deadline. Een datum die vóór je volgende beoordeling ligt. Plan ruim, want je wilt het bewijs ook nog kunnen uploaden en controleren.

Bewijs. Het document dat de actie aantoont, met datum en versie. Denk aan een ondertekend beleid, een getekende gedragscode, een verslag van een training of een meetrapport.

Status. Houd de status bij: niet gestart, bezig, afgerond. De beginstatus “Not started” is standaard. Zet een actie pas op afgerond als het bewijs is geüpload.

Voorbeeld: een actieplan voor een transportbedrijf

Een transportbedrijf met 120 medewerkers heeft drie verbeterpunten gekregen. Het bedrijf vult het CAP zo in.

Let op het bewijs. De footprint is een rapport dat een tweede keer gebruikt kan worden. Het intranetbericht laat zien dat de regeling bekend is bij medewerkers. Zo bouw je bewijs op dat bij de herbeoordeling direct bruikbaar is.

Voor het opstellen van een CO2-footprint kun je de uitleg op CO2-footprint berekenen gebruiken. Dat is een andere norm, maar de methode voor scope 1 en 2 is hetzelfde.

Hoe werk je het CAP bij tussen twee beoordelingen?

Het CAP is een lopend document. Werk het bij, zodat je niet pas vlak voor de deadline aan de slag gaat.

1. Elke maand. Loop de acties langs met de eigenaren. Is de deadline in zicht en mist het bewijs? Zet het dan op bezig.
2. Per kwartaal. Upload nieuw bewijs en check of de bestanden leesbaar en gedateerd zijn. Een gescande handtekening is bijvoorbeeld niet altijd voldoende.
3. Vlak voor de herbeoordeling. Controleer of elke actie is afgerond of is toegelicht. Een actie die niet is afgerond, zet je niet op “afgerond” om het er beter uit te laten zien.

Het CAP helpt je ook bij de volgende scorekaart. Als je de acties van het vorige jaar netjes hebt afgerond, zie je bij de volgende beoordeling snel welke verbeterpunten zijn verdwenen.

Veelgemaakte fouten in het CAP

Acties zonder eigenaar. Als niemand verantwoordelijk is, gebeurt er niets. Geef elke actie één naam.

Een te brede actie. “Duurzamer worden” is geen actie. Maak het concreet, met een document of meting als resultaat.

Bewijs te laat uploaden. Je moet het bewijs klaar hebben voordat de herbeoordeling wordt afgerond. Plan de uploads vooraf in.

Het CAP alleen in een eigen Excel-lijst bijhouden. Een eigen lijst is handig voor intern gebruik, maar het platform is de bron. Houd de status ook daar bij.

Het CAP zien als een examen. Het is een werkinstrument. Een actie die niet haalbaar blijkt, kun je beter met een reden toelichten dan verzwijgen.

Hoeveel tijd kost het CAP?

Dat hangt af van het aantal verbeterpunten en hoeveel bewijs je al hebt. Bij een beoordeling met een handvol verbeterpunten is het meestal een paar uur per week, verdeeld over een paar maanden. Bij een eerste beoordeling met veel verbeterpunten kost het meer, omdat je beleid, cijfers en documenten tegelijk moet opzetten. Dat is een inschatting, geen vaste norm van EcoVadis.

Checklist voor je CAP

• Heeft elk verbeterpunt een actie met een eigenaar?
• Is de deadline vóór je volgende beoordeling?
• Staat het bewijs in het platform en is het gedateerd?
• Is de status actueel?
• Heb je een acties die je niet haalt, en is de reden genoteerd?
• Heb je de planning met de eigenaren besproken?

Meer lezen

• EcoVadis score verbeteren - Waar de punten zitten
• EcoVadis vragenlijst en documenten - Welk bewijs telt
• EcoVadis score en medailles - Wat je score betekent
• EcoVadis inloggen - Als je niet in het platform komt