ISO-keurmerk ISO 9001: wat het is en hoe je het controleert
Een ISO-keurmerk bestaat niet als wettelijk merk. Wat bedrijven “ISO-keurmerk” noemen, is in de praktijk een ISO 9001-certificaat van een certificerende instelling. Dat certificaat is pas betrouwbaar als die instelling zelf geaccrediteerd is door de Raad voor Accreditatie (RvA) . Controleer dus twee dingen: wie heeft het certificaat afgegeven, en is die instelling in Nederland geaccrediteerd voor managementsystemen? Zie ook de verplichting rond ISO 9001 en de veelgestelde vragen.
Wat is een ISO-keurmerk precies?
“ISO-keurmerk” is een verzamelnaam die vaak wordt gebruikt voor verschillende zaken. Het gaat meestal om een van deze drie:
| Wat er bedoeld wordt | Wat het eigenlijk is | Wat het bewijst |
|---|---|---|
| ISO 9001-certificaat | Certificaat van een onafhankelijke auditor | Je kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de norm |
| ISO-logo op briefpapier of website | Een verwijzing naar een certificaat | Dat het bedrijf zegt een certificaat te hebben, niet welk certificaat of van wie |
| Sectorkeurmerk (bijvoorbeeld HKZ, het certificatieschema voor de zorg, of een branchekeurmerk) | Eigen schema, soms op basis van ISO 9001 | Het schema van de betreffende sector |
Een ISO 9001-certificaat zegt iets over het managementsysteem, niet over de kwaliteit van een product of dienst zelf. Of ISO 9001 voor jou nodig is, lees je bij is ISO 9001 verplicht.
Waarom de accreditatie het verschil maakt
Iedereen kan een bord ophangen met “gecertificeerd”. Het gaat om de instelling die het certificaat afgeeft. De RvA controleert of certificerende instellingen deskundig, onafhankelijk en onpartijdig werken, aan de hand van Europese en internationale normen. Wie dat doet, krijgt een accreditatie. De RvA noemt dit zelf een check van de check. Een accreditatie laat dus zien dat de instelling aan die eisen voldoet.
Het overheidsoverzicht over accreditatie beschrijft hetzelfde principe: accreditatie is het bewijs dat een organisatie deskundig, onpartijdig en onafhankelijk werkt. De RvA verleent die accreditatie in Nederland.
Een geaccrediteerde instelling is niet hetzelfde als een geaccrediteerd bedrijf. De RvA accrediteert de certificerende instelling. Het bedrijf dat jij controleert, is het gecertificeerde bedrijf. Je zoekt dus naar de certificerende instelling.
Stap voor stap: zo controleer je een ISO 9001-certificaat
Lees de naam van de certificerende instelling af
Op het certificaat staat de naam van de instelling die het heeft afgegeven. Soms staat er ook een accreditatienummer of een verwijzing naar de RvA. Let op: een logo of de tekst “geaccrediteerd” op een website is geen bewijs. Je moet de instelling zelf nagaan.
Zoek de instelling op in het overzicht van de RvA
Open de lijst met alle geaccrediteerde organisaties van de RvA en zoek op de naam van de instelling. Kies bij het filter voor de discipline ‘Management system certification bodies’ (certificatie-instellingen voor managementsystemen). Staat de instelling er niet in, dan is ze niet door de RvA geaccrediteerd. Een buitenlandse instelling kan door een andere accreditatie-instantie zijn geaccrediteerd. Vraag dan welke instantie dat is.
Controleer het certificaat zelf
Vergelijk de gegevens op het certificaat met de organisatie die je voor je hebt: juiste bedrijfsnaam, juiste vestigingen en de scope die je wilt zien. Een certificaat geldt altijd voor een afgebakende scope. Staat er “ontwerp en installatie” en jij wilt “alle diensten”, dan is het certificaat niet voldoende.
Vraag naar de geldigheid
Een ISO 9001-certificaat is meestal drie jaar geldig, met jaarlijkse controles (zie onderhoud). Als de geldigheid verlopen is, of als je de jaarlijkse controle niet kunt aantonen, is het certificaat niet meer actueel. Bij een overstap naar de nieuwe norm kan de tekst ook verwijzen naar de versie van de norm, bijvoorbeeld 2015. Lees daarvoor de herziening van ISO 9001.
Wat je kunt doen als de controle mislukt
Een certificaat dat niet bij een geaccrediteerde instelling is afgegeven, is niet per definitie vals. Het bedrijf kan wel te goeder trouw zijn, maar een certificaat van een niet-geaccrediteerde partij heeft niet dezelfde waarde. Vraag het bedrijf in dat geval om uitleg en om het certificaat van de instelling zelf. Heeft het bedrijf geen uitleg, dan is het verstandig om het in je leverancierscontrole mee te nemen. Zie leveranciersbeoordeling.
Veelgemaakte fouten bij het controleren
- Alleen het logo kijken. Het logo zegt dat er een certificaat is. Het zegt niet welk certificaat, of of het geldig is.
- De website van het bedrijf als bron nemen. Dat is een eigen verklaring. Controleer altijd de certificerende instelling.
- Accreditatie van het bedrijf zoeken. Bedrijven worden niet geaccrediteerd. De instelling wordt geaccrediteerd.
- De scope overslaan. Een certificaat voor één vestiging of één dienst geldt niet voor het hele bedrijf.
- Denken dat “ISO 9001 verplicht” hetzelfde is als “keurmerk”. Veel opdrachtgevers eisen ISO 9001, maar dat maakt het certificaat niet wettelijk verplicht. Zie ISO 9001 verplicht?.
Wat wil je als opdrachtgever zien?
Als je ISO 9001 van een leverancier vraagt, vraag dan om drie dingen: het certificaat, de naam van de certificerende instelling en de scope. Met die drie kun je zelf controleren. Een leverancier die daar moeite mee heeft, is een signaal om nader te kijken.
Als je zelf certificaat wilt halen, begin dan bij het stappenplan. Daar staat ook wanneer je een certificerende instelling kiest en hoe de audit verloopt. Wie al gecertificeerd is, vindt bij onderhoud en de jaarlijkse controle wat er daarna gebeurt.
Hoe ziet een goed ISO 9001-certificaat eruit?
Een certificaat dat je kunt vertrouwen, bevat een vast aantal gegevens. Let op deze onderdelen:
| Onderdeel | Waar je op let | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Naam van de organisatie | Exact dezelfde naam als de bedrijfsnaam die jij controleert | Voorkomt verwarring met een zusterbedrijf of een andere vestiging |
| Scope | De diensten of producten en de vestigingen | Bepaalt wat wel en niet gecertificeerd is |
| Norm en versie | ISO 9001 met het jaartal van de versie | Laat zien welke eisen zijn getoetst |
| Certificaatnummer | Een uniek nummer | Maakt het mogelijk de gegevens bij de instelling na te vragen |
| Geldigheid | Een begin- en einddatum | Een verlopen certificaat is geen bewijs meer |
| Naam certificerende instelling | De instelling die de audit heeft gedaan | Deze naam controleer je bij de RvA |
Ontbreekt één van deze onderdelen, vraag dan gericht om aanvulling. Een serieus bedrijf kan dat zonder problemen leveren.
Wat als een bedrijf zegt “wij zijn ISO-gecertificeerd” maar geen papieren heeft?
Dan is het een eigen verklaring. Dat hoeft niet te betekenen dat het bedrijf liegt. Het betekent wel dat je het niet kunt controleren. Vraag in dat geval wanneer de laatste externe audit was, welke instelling deze uitvoerde en voor welke scope. Als het antwoord vaag blijft, is het verstandig het certificaat als voorwaarde op te nemen in je contract of in de inkoopvoorwaarden. Wat een echte certificering inhoudt, lees je bij wat ISO 9001 kost en hoe lang het duurt.
Volgende stap
Controleer het certificaat van je leverancier of opdrachtgever met de drie stappen hierboven. Daarna is het nuttig om te weten wat ISO 9001 precies vraagt. Lees de eisen van de norm of de veelgestelde vragen over het verschil tussen het systeem en het product.