ISO 9001 hulpmiddelen
Praktische tools om je ISO 9001 implementatie te versnellen. De officiële norm is verkrijgbaar via NEN en je certificerende instantie moet geaccrediteerd zijn door de Raad voor Accreditatie . Van checklists tot voorbeelddocumenten.
Deze hulpmiddelen zijn startpunten. Pas ze aan op je eigen situatie. De beste documenten zijn die welke bij jouw organisatie passen.
Gap-analyse checklist
Gebruik deze checklist om te bepalen waar je staat. Loop alle punten langs en scoor jezelf eerlijk.
Hoofdstuk 4: Context van de organisatie
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We hebben interne factoren geïdentificeerd die ons werk beïnvloeden | ☐ | ☐ | ☐ |
| We hebben externe factoren geïdentificeerd (markt, wetgeving, concurrentie) | ☐ | ☐ | ☐ |
| We weten wie onze belanghebbenden zijn | ☐ | ☐ | ☐ |
| We weten wat belanghebbenden van ons verwachten | ☐ | ☐ | ☐ |
| De scope van ons kwaliteitssysteem is vastgelegd | ☐ | ☐ | ☐ |
| Onze processen zijn geïdentificeerd en beschreven | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 5: Leiderschap
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| De directie is actief betrokken bij kwaliteitsmanagement | ☐ | ☐ | ☐ |
| Er is een kwaliteitsbeleid vastgesteld | ☐ | ☐ | ☐ |
| Het kwaliteitsbeleid is gecommuniceerd naar medewerkers | ☐ | ☐ | ☐ |
| Rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk | ☐ | ☐ | ☐ |
| Klantgerichtheid staat centraal in beslissingen | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 6: Planning
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We hebben risico’s en kansen geïdentificeerd | ☐ | ☐ | ☐ |
| Er zijn maatregelen om risico’s te beheersen | ☐ | ☐ | ☐ |
| We hebben meetbare kwaliteitsdoelstellingen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Wijzigingen aan het systeem worden gepland | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 7: Ondersteuning
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We hebben voldoende mensen en middelen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Onze infrastructuur is geschikt | ☐ | ☐ | ☐ |
| Meetmiddelen worden gekalibreerd/gecontroleerd | ☐ | ☐ | ☐ |
| Competenties van medewerkers zijn vastgelegd | ☐ | ☐ | ☐ |
| Medewerkers krijgen de nodige training | ☐ | ☐ | ☐ |
| Medewerkers kennen het kwaliteitsbeleid | ☐ | ☐ | ☐ |
| Communicatie over kwaliteit is geregeld | ☐ | ☐ | ☐ |
| Documenten worden beheerst (versies, goedkeuring) | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 8: Uitvoering
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We bepalen de eisen van klanten vooraf | ☐ | ☐ | ☐ |
| We beoordelen of we aan klanteisen kunnen voldoen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Ontwerp/ontwikkeling wordt beheerst (indien van toepassing) | ☐ | ☐ | ☐ |
| We selecteren en evalueren leveranciers | ☐ | ☐ | ☐ |
| Productie/dienstverlening vindt beheerst plaats | ☐ | ☐ | ☐ |
| Producten/diensten worden gecontroleerd voor levering | ☐ | ☐ | ☐ |
| Afwijkende output wordt beheerst | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 9: Evaluatie
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We meten klanttevredenheid | ☐ | ☐ | ☐ |
| We analyseren data over prestaties | ☐ | ☐ | ☐ |
| We voeren interne audits uit | ☐ | ☐ | ☐ |
| De directie beoordeelt het systeem periodiek | ☐ | ☐ | ☐ |
Hoofdstuk 10: Verbetering
| Eis | Ja | Deels | Nee |
|---|---|---|---|
| We registreren afwijkingen en klachten | ☐ | ☐ | ☐ |
| We onderzoeken oorzaken van problemen | ☐ | ☐ | ☐ |
| We nemen corrigerende maatregelen | ☐ | ☐ | ☐ |
| We werken continu aan verbetering | ☐ | ☐ | ☐ |
Voorbeeld kwaliteitsbeleid
Een kwaliteitsbeleid hoeft niet lang te zijn. Hier is een voorbeeld dat je kunt aanpassen:
Let op: Kopieer dit niet letterlijk. Pas het aan zodat het écht bij jouw organisatie past. Een auditor merkt het verschil tussen een eigen beleid en een kopie.
KWALITEITSBELEID [BEDRIJFSNAAM]
Wij leveren [producten/diensten] die voldoen aan de verwachtingen van onze
klanten en aan alle wettelijke eisen.
Onze kernwaarden:
- Klantgerichtheid: We luisteren naar onze klanten en leveren wat we beloven
- Vakmanschap: We werken met goed opgeleide mensen die hun vak verstaan
- Betrouwbaarheid: We doen wat we zeggen en zeggen wat we doen
- Verbetering: We leren van fouten en zoeken actief naar verbeteringen
Dit beleid wordt ondersteund door meetbare doelstellingen die we jaarlijks
evalueren. Elk teamlid draagt bij aan onze kwaliteit.
[Naam directeur]
[Datum]Elementen van een goed kwaliteitsbeleid
Een kwaliteitsbeleid moet volgens ISO 9001:
- Passend zijn bij de context en strategie van je organisatie
- Een kader bieden voor het vaststellen van doelstellingen
- Een commitment bevatten om te voldoen aan eisen
- Een commitment bevatten om continu te verbeteren
- Gecommuniceerd worden binnen de organisatie
- Beschikbaar zijn voor belanghebbenden (waar passend)
Template procesbeschrijving
Processen hoef je niet uitgebreid te beschrijven. Een simpel format werkt vaak het beste:
Format 1: Tekstueel (simpel)
PROCES: [Naam van het proces]
Doel: Waarom doen we dit?
Input: Wat heb je nodig om te starten?
Stappen:
1. [Eerste stap]
2. [Tweede stap]
3. [Derde stap]
...
Output: Wat is het resultaat?
Verantwoordelijk: Wie voert dit uit?
Registraties: Wat leg je vast?Format 2: Tabel
| Aspect | Beschrijving |
|---|---|
| Proceseigenaar | [Functie] |
| Doel | [Waarom bestaat dit proces?] |
| Scope | [Waar begint en eindigt het?] |
| Input | [Wat is nodig om te starten?] |
| Output | [Wat is het resultaat?] |
| Belangrijkste stappen | 1. … 2. … 3. … |
| Gerelateerde documenten | [Welke procedures, formulieren?] |
| KPI’s | [Hoe meet je succes?] |
Format 3: Flowchart
Voor complexere processen werkt een flowchart vaak beter dan tekst. Gebruik eenvoudige symbolen:
- Ovaal: Start en einde
- Rechthoek: Activiteit/stap
- Ruit: Beslismoment (ja/nee)
- Pijlen: Richting van het proces
Tools voor flowcharts:
- Lucidchart - Online, veel templates
- Draw.io - Gratis, open source
- Miro - Goed voor samenwerken
- PowerPoint/Google Slides - Eenvoudig, iedereen kent het
Interne audit checklist
Gebruik deze checklist als leidraad voor je interne audit.
Voorbereiding
- Auditplan opgesteld (wat, wanneer, wie)
- Relevante documenten verzameld
- Afspraak gemaakt met te auditen afdeling
- Checklijst aangepast aan specifieke processen
Tijdens de audit
Opening:
- Doel van de audit uitgelegd
- Scope bevestigd
- Tijdschema doorgenomen
Uitvoering:
- Documentatie gecontroleerd
- Processen geobserveerd
- Medewerkers geïnterviewd
- Registraties bekeken
- Bevindingen genoteerd
Sluiting:
- Bevindingen samengevat
- Eventuele afwijkingen besproken
- Vervolgacties afgestemd
Na de audit
- Auditrapport opgesteld
- Rapport gedeeld met geauditeerde
- Afwijkingen geregistreerd
- Corrigerende maatregelen afgesproken
- Deadline voor acties vastgelegd
Voorbeeldvragen voor interviews
Algemeen:
- Kun je je werk beschrijven?
- Welke procedures volg je daarbij?
- Hoe weet je of je werk goed is gedaan?
Specifiek per onderwerp:
| Onderwerp | Voorbeeldvragen |
|---|---|
| Competentie | Welke training heb je gehad? Hoe blijf je op de hoogte? |
| Documentatie | Waar vind je de procedures? Zijn ze actueel? |
| Afwijkingen | Wat doe je als iets misgaat? Kun je een voorbeeld geven? |
| Verbetering | Heb je ideeën om dingen beter te doen? Wat gebeurt daarmee? |
| Klanten | Hoe weet je wat de klant wil? Hoe meet je tevredenheid? |
Agenda directiebeoordeling
De directiebeoordeling (management review) is verplicht. Hier is een agenda die alle vereiste onderwerpen dekt:
DIRECTIEBEOORDELING [BEDRIJFSNAAM]
Datum: [datum]
Aanwezig: [namen]
AGENDA
1. Opening
2. Status acties vorige beoordeling
- Welke acties zijn afgerond?
- Welke lopen nog? Waarom?
3. Wijzigingen
- Interne wijzigingen (personeel, processen, systemen)
- Externe wijzigingen (markt, wetgeving, klanten)
4. Prestaties en effectiviteit
a. Klanttevredenheid en feedback
b. Mate waarin doelstellingen zijn behaald
c. Procesprestaties en conformiteit producten/diensten
d. Afwijkingen en corrigerende maatregelen
e. Resultaten van monitoring en meting
f. Auditresultaten (intern en extern)
g. Prestaties van externe leveranciers
5. Toereikendheid van middelen
6. Effectiviteit van risicomaatregelen
7. Verbetermogelijkheden
8. Beslissingen en acties
- Wat gaan we doen?
- Wie is verantwoordelijk?
- Wanneer klaar?
9. SluitingVergeet niet de notulen te bewaren. De auditor vraagt hier altijd naar.
Kwaliteitsdoelstellingen formuleren
Goede doelstellingen zijn SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
Voorbeelden per categorie
Klanttevredenheid:
- Klanttevredenheidsscore minimaal 8,0 (gemeten via jaarlijkse enquête)
- Maximaal 5 klachten per kwartaal
- 95% van de klachten binnen 5 werkdagen afgehandeld
Leverbetrouwbaarheid:
- 98% van de orders op tijd geleverd
- Maximaal 2% foutieve leveringen
Interne kwaliteit:
- Maximaal 3% interne afkeur
- 100% van de medewerkers jaarlijks getraind
- Alle processen minimaal 1x per jaar geaudit
Verbetering:
- Minimaal 10 verbetervoorstellen per jaar
- 80% van de verbeteracties binnen deadline afgerond
Template doelstellingen
| Doelstelling | KPI | Streefwaarde | Meetmethode | Frequentie | Verantwoordelijk |
|---|---|---|---|---|---|
| [Wat wil je bereiken?] | [Hoe meet je het?] | [Welk getal?] | [Hoe verzamel je data?] | [Hoe vaak?] | [Wie?] |
Nuttige externe bronnen
Officiële bronnen
- NEN - ISO 9001 norm - De officiële norm (betaald)
- ISO.org - ISO 9001 - Internationale standaard
- Raad voor Accreditatie - Check of je certificeerder geaccrediteerd is
Certificerende instanties
Tools voor documentbeheer
- Google Workspace - Eenvoudig, goedkoop voor kleine bedrijven
- Microsoft 365 - Bekend, veel mogelijkheden
- Notion - Flexibel, modern
- Confluence - Goed voor grotere teams
Kwaliteitsmanagementsoftware
Voor grotere organisaties die specifieke software willen:
- Zenya - Nederlands, veel gebruikt
- Qooling - Cloud-based
- Infoland - Bekend in Nederland
- iProva - Voor documenten en processen
Volgende stap
Klaar om te beginnen? Volg het stappenplan of lees meer over wat de norm precies vraagt.