Takenlijst audit voorbereiden voor ISO 45001: wie doet wat?

Een takenlijst voor de ISO 45001 audit zet per onderdeel op een rij wie het bewijs levert, welk bewijs dat is en wanneer het klaar moet zijn. Dat is het verschil tussen een audit die soepel verloopt en een audit waar iedereen de hele week achter de documenten aan rent. De auditor kijkt niet naar je intenties, maar naar wat je kunt laten zien. Deze pagina geeft een werkbare lijst die je kunt gebruiken voor de interne audit en de certificeringsaudit. Voor het hele proces lees je het auditproces bij ISO 45001. Voor een overzicht per hoofdstuk van de norm gebruik je de checklist en de pagina met verplichte documenten.

Op deze pagina

We leggen eerst uit wat de takenlijst moet bevatten. Daarna volgt een voorbeeld voor een bedrijf van 60 medewerkers, en tot slot de fouten die het vaakst voorkomen.

Wat zet je in de takenlijst?

Een bruikbare takenlijst heeft vijf kolommen. Meer kolommen maken hem zwaar. Minder kolommen laten gaten vallen.

Eén eigenaar per regel is belangrijk. Als twee mensen er verantwoordelijk voor zijn, is het meestal niemand. Hoe je dit in een kleine organisatie regelt, lees je op ISO 45001 voor het mkb.

Voorbeeld: takenlijst voor een bedrijf van 60 medewerkers

Het voorbeeld hieronder is fictief en toont de structuur. Pas de eigenaren en datums aan op je eigen organisatie.

Let op de volgorde. De interne audit en de directiebeoordeling moeten vóór de externe audit plaatsvinden. Een directiebeoordeling die nog niet bestaat, is een open punt van de hoogste orde.

Hoe bouw je de lijst op in vier stappen

1. Loop de hoofdstukken na. Begin met hoofdstuk 4 en werk door tot 10. Schrijf per eis op welk bewijs je hebt.
2. Markeer de gaten. Waar geen bewijs bestaat, zet je “open” en een eigenaar.
3. Verdeel de werkdruk. Spreid de open punten over de weken voor de audit. Niet alles in de laatste week.
4. Controleer één keer met een collega. Iemand die niet bij het systeem betrokken is, ziet snel wat niet klopt.

Voor de verplichte documenten gebruik je het overzicht op verplichte documenten. Dat scheelt zoeken tijdens de audit.

Veelgemaakte fouten

• Bewijs dat niet actueel is. Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit 2019 bij een audit in 2026 valt op. Controleer data en herzieningsdatums.
• Alles op de laatste week leggen. Dan vind je de gaten pas als het te laat is. Begin minimaal zes weken vooraf.
• Geen eigenaar per regel. Een takenlijst zonder naam wordt niet afgerond.
• Alleen de lijst maken, niet controleren. Een lijst die “klaar” zegt, maar waarvan het bewijs ontbreekt, is erger dan een open punt. Het toont dat je het niet hebt nagelopen.
• Bevindingen uit de vorige audit vergeten. De auditor kijkt of je die hebt opgelost. Neem ze op in de lijst.

De laatste twee weken voor de audit

In de laatste twee weken verschuift het werk van documenten maken naar bewijs laten zien. Dat betekent:

• Dag 1 tot 3. Loop de takenlijst met de eigenaren door. Staat elke regel op “klaar” met bewijs? Zo niet, dan begin je dezelfde dag met de open punten.
• Dag 4 tot 7. Laat de medewerkers die bij de audit betrokken zijn hun eigen werkplek en werkinstructie uitleggen. Dat is oefenen op de vragen die de auditor stelt.
• Dag 8 tot 10. Maak een map met het bewijs per hoofdstuk, in dezelfde volgorde als de takenlijst. Dat scheelt zoeken.
• Dag 11 tot 14. Doe een laatste controle. Zijn alle datums nog geldig? Staan alle handtekeningen erop?

Dit is een werkwijze, geen harde regel. Een klein bedrijf met een kort systeem heeft minder tijd nodig. Een bedrijf met meerdere locaties begint eerder.

Na de audit

De takenlijst houdt niet op bij de audit. De bevindingen van de auditor komen als nieuwe regels erin, met een eigenaar en een datum. Let vooral op afwijkingen en verbeterpunten. Die moet je afhandelen voordat de volgende audit plaatsvindt.

Gebruik de lijst ook voor het jaar erna. Een surveillance-audit kijkt naar veel van dezelfde punten. Wie de takenlijst bewaart, heeft de volgende keer een vliegende start. Zie het auditproces na de audit voor wat je van de instantie kunt verwachten.

Wat je niet in de takenlijst zet

• Persoonlijke gegevens van medewerkers, zoals verzuimdossiers. Die horen niet in een lijst die aan de auditor wordt getoond.
• Oude bevindingen die al zijn afgerond zonder bewijs. Sluit ze af met een verwijzing naar het bewijs.
• Taken die niets met het systeem te maken hebben. Hou de lijst gericht op de norm.

Veelgestelde vragen

Is de takenlijst verplicht? De norm vraagt niet om een takenlijst op zich. Wel vraagt ISO 45001 om aantoonbare planning, verantwoordelijkheden en bewijs. Een takenlijst is een praktische manier om dat te regelen.

Hoe lang van tevoren begin ik? Als vuistregel (een indicatie, geen norm-eis) plan je bij een bestaand systeem zes tot acht weken. Bij een nieuw systeem duurt het langer. Zie het stappenplan voor de volgorde.

Wie maakt de lijst: ik of de adviseur? De lijst hoort bij de organisatie. Een adviseur kan helpen met de structuur, maar de eigenaren zijn medewerkers van je bedrijf.

Wat doe ik met de uitkomst van de interne audit? Die verwerk je in de takenlijst als nieuwe regels. Zie de interne audit.

Bronnen

• Raad voor Accreditatie (RvA) : om te controleren of je auditor voor ISO 45001 geaccrediteerd is.
• ISO: de 45000-familie : de norm ISO 45001 als vlaggenschip van de familie.