Documentbeheer en gedocumenteerde informatie (ISO 9001 7.5)
Documentbeheer betekent dat de juiste versie van een document op het juiste moment beschikbaar is, dat iemand het heeft goedgekeurd en dat bewijs niet zomaar kan verdwijnen of veranderen. ISO 9001 noemt alles wat je vastlegt “gedocumenteerde informatie” en regelt het beheer in paragraaf 7.5. Welke documenten verplicht zijn, staat bij verplichte documenten ISO 9001. Deze pagina gaat over hoe je ze beheert, met een voorbeeld documentenregister. De vorm is vrij: papier, SharePoint, een wiki of kwaliteitssoftware, zolang je aan de eisen van de NEN-norm voldoet.
Kort antwoord: paragraaf 7.5 vraagt drie dingen. Bepaal welke informatie je vastlegt (7.5.1). Geef elk document een titel, versie, datum en goedkeuring (7.5.2). Zorg dat het vindbaar, beschermd, onder versiebeheer en met een bewaartermijn is geregeld (7.5.3).
Op deze pagina
Documenten versus registraties.
Wat is gedocumenteerde informatie?Maken, goedkeuren, beschermen en bewaren.
De eisen van 7.5Een register om direct over te nemen.
Voorbeeld documentenregisterZo test hij je documentbeheer.
Wat de auditor wil zienWat is gedocumenteerde informatie in ISO 9001?
Gedocumenteerde informatie is alles wat je vastlegt en beheert. Het valt uiteen in twee soorten, die elk anders beheerd worden.
| Soort | Wat het is | Voorbeelden | Belangrijkste beheerpunt |
|---|---|---|---|
| Document (onderhouden) | Beschrijft hoe je iets doet | Kwaliteitsbeleid, procesbeschrijving, werkinstructie | Versiebeheer: alleen de actuele versie in gebruik |
| Registratie (bewaren) | Bewijs dat je het gedaan hebt | Ingevulde checklist, auditrapport, meetrapport | Beschermen tegen wijziging en bewaren |
In ISO 9001:2026 is de tekst van 7.5 op dit punt verduidelijkt: de norm maakt een scherper onderscheid tussen informatie die je activiteiten ondersteunt en informatie die je als bewijs bewaart. De eisen zelf veranderen nauwelijks. Bestaande documenten hoef je niet te hernoemen.
Paragraaf 7.5.1 bepaalt ook hoeveel je vastlegt. Naast wat de norm verplicht, leg je vast wat jij nodig vindt. Dat hangt af van de grootte van je bedrijf, hoe complex je processen zijn en hoe bekwaam je mensen zijn. Een team van ervaren monteurs heeft minder instructies nodig dan een team met veel nieuwe uitzendkrachten.
De eisen van ISO 9001 paragraaf 7.5 op een rij
Hieronder staan alle beheereisen uit 7.5.2 en 7.5.3, vertaald naar wat je concreet regelt.
| Eis | Paragraaf | Wat je concreet regelt |
|---|---|---|
| Identificatie en beschrijving | 7.5.2 a | Titel, datum, auteur of eigenaar, documentnummer |
| Vorm en medium | 7.5.2 b | Taal, bestandsformaat, papier of digitaal |
| Beoordeling en goedkeuring | 7.5.2 c | Wie keurt goed voordat het in gebruik gaat |
| Beschikbaar waar nodig | 7.5.3.1 a | Monteur kan de werkinstructie op de bouwplaats openen |
| Adequaat beschermd | 7.5.3.1 b | Tegen verlies, onbedoelde wijziging en onbevoegde toegang |
| Distributie, toegang en gebruik | 7.5.3.2 a | Wie mag lezen, wie mag wijzigen |
| Opslag en behoud, leesbaarheid | 7.5.3.2 b | Back-up, bestandsformaat dat over vijf jaar nog opent |
| Beheer van wijzigingen | 7.5.3.2 c | Versienummer, wijzigingsoverzicht |
| Bewaren en vernietigen | 7.5.3.2 d | Bewaartermijn per type registratie |
| Externe documenten | 7.5.3.2 | Normen, klantspecificaties, handleidingen leveranciers |
Vergeet externe documenten niet. Een verouderde klanttekening of een vervallen versie van een norm in gebruik is een klassieke auditbevinding. Zet ook externe documenten in je register, met de versie die je gebruikt.
Voorbeeld documentenregister ISO 9001
Een documentenregister is één lijst met al je beheerde documenten. Het is niet verplicht, maar het is de snelste manier om 7.5 aan te tonen. Dit voorbeeld is van een fictief installatiebedrijf.
| Nr. | Titel | Soort | Versie | Datum | Eigenaar | Goedgekeurd door | Locatie | Herziening |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| KB-01 | Kwaliteitsbeleid | Document | 2.0 | 10-02-2026 | Directeur | Directeur | Intranet | Jaarlijks |
| PR-01 | Van offerte tot oplevering | Document | 3.0 | 12-01-2026 | Projectleider | Directeur | Intranet | Jaarlijks |
| WI-04 | Werkinstructie oplevercontrole | Document | 1.2 | 05-03-2026 | Projectleider | Directeur | App monteurs | Bij wijziging |
| FO-07 | Opleverformulier | Formulier | 1.1 | 05-03-2026 | Projectleider | Directeur | App monteurs | Bij wijziging |
| HR-02 | Competentiematrix | Registratie | n.v.t. | Doorlopend | HR | Directeur | HR-map | Halfjaarlijks |
| EX-01 | NEN 1010 | Extern | 2020 | n.v.t. | Werkvoorbereider | n.v.t. | NEN Connect | Bij nieuwe uitgave |
En een tabel met bewaartermijnen voor registraties. De norm schrijft geen termijnen voor, dus je bepaalt ze zelf. Houd rekening met garanties, wetgeving en contracten.
| Registratie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Opleverformulieren en meetrapporten | 10 jaar | Aansprakelijkheid en garantie op installaties |
| Auditrapporten en directiebeoordelingen | 3 jaar na afloop | Certificeringscyclus |
| Trainingscertificaten | Duur dienstverband plus 2 jaar | Bewijs van competentie |
| Klachten en afwijkingen | 3 jaar | Trendanalyse en audit |
Deze termijnen zijn een voorbeeld. Controleer wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht en de AVG, voor je eigen situatie.
Wat wil de auditor zien bij documentbeheer?
De auditor test documentbeheer meestal op de werkvloer, niet aan je bureau. Hij vraagt een medewerker om een werkinstructie te laten zien en vergelijkt die met de versie in je register.
| Wat de auditor doet | Waar het vaak misgaat |
|---|---|
| Vraagt een monteur naar de werkinstructie | Monteur heeft een uitgeprinte oude versie in de bus |
| Kijkt naar de documentkop | Geen versie of datum, of goedkeuring ontbreekt |
| Vraagt wie een document mag wijzigen | Iedereen kan alles aanpassen in de gedeelde map |
| Vraagt een registratie van twee jaar terug | Niet meer te vinden of bestand opent niet |
| Controleert externe documenten | Klant heeft nieuwe specificatie gestuurd, oude in gebruik |
Praktische tips voor documentbeheer
- Werk vanuit één bron. Eén plek waar de actuele versie staat. Prints zijn kopieën, zet daarop “ongecontroleerd bij afdrukken”.
- Gebruik leesrechten en schrijfrechten. Iedereen mag lezen, alleen de eigenaar mag wijzigen.
- Houd een wijzigingsoverzicht bij. Onderaan elk document: versie, datum en wat er veranderde.
- Archiveer oude versies apart. Bewaar ze voor de geschiedenis, maar buiten de werkmap.
- Koppel herziening aan je cyclus. Laat eigenaren hun documenten jaarlijks nalopen, bijvoorbeeld voor de interne audit.
Heb je software nodig voor documentbeheer ISO 9001?
Nee. Een goed ingerichte SharePoint- of Google Drive-omgeving met versiegeschiedenis en rechten voldoet voor de meeste MKB-bedrijven. Kwaliteitssoftware wordt interessant als je veel documenten hebt, goedkeuringsworkflows wilt automatiseren of meerdere normen combineert. Hoe je alles samenbrengt in één overzicht, lees je bij het kwaliteitshandboek.
Volgende stap
Bekijk welke documenten verplicht zijn in de lijst met verplichte documenten, of gebruik een procesbeschrijving voorbeeld als eerste document in je register. Alle hoofdstukken nalopen? Gebruik de ISO 9001 checklist.
Bronnen
- NEN-EN-ISO 9001:2026 - paragraaf 7.5 Gedocumenteerde informatie
- NEN-EN-ISO 9001:2015
- ISO.org - ISO 9001