Wat kost HKZ-certificering?
De kosten van HKZ-certificering bestaan uit voorbereiding en de externe audit. Als indicatie: een zzp’er of kleine organisatie rekent op €2.000 tot €5.000, een middelgrote zorgorganisatie op €9.000 tot €18.000. De doorlooptijd ligt gemiddeld tussen de 4 en 9 maanden, afhankelijk van je startpunt. Het stappenplan laat zien hoe die maanden zijn opgebouwd. Voor kleine zorgaanbieders is er de lichtere route via HKZ Kleine Organisaties.
Alle bedragen op deze pagina zijn indicaties. De werkelijke kosten hangen af van je omvang, het gekozen schema en de certificerende instantie die je kiest. Vraag altijd meerdere offertes op. Antwoorden op veelvoorkomende kostenvragen staan bij de veelgestelde vragen.
Waaruit bestaan de kosten?
Het traject kent vier kostenposten. De verhouding verschilt per situatie.
| Kostenpost | Wat houdt het in? | Wie rekent dit? |
|---|---|---|
| Gap-analyse en begeleiding | Een adviseur brengt in kaart wat je al hebt en helpt processen beschrijven | Extern adviseur of intern (eigen uren) |
| Software of tools | Kwaliteitssoftware voor dossiers en incidentmeldingen | Softwareleverancier (optioneel) |
| Interne voorbereiding | Uren van je eigen medewerkers voor het opzetten van het systeem | Intern, moeilijk exact te berekenen |
| Certificeringsaudit (fase 1 + fase 2) | Documentcontrole en praktijktoets door de CI | Certificerende instantie |
| Jaarlijkse controle-audits | Controle jaar 1 en jaar 2 na certificering | Certificerende instantie |
De auditkosten van de certificerende instantie zijn afhankelijk van de omvang van je organisatie en het aantal dagdelen dat de auditor nodig heeft. Voor meer over het auditproces, lees de aparte pagina.
Kosten per organisatiegrootte
De tabel hieronder geeft indicatieve totaalkosten voor het eerste jaar, inclusief begeleiding en certificeringsaudit.
| Organisatiegrootte | Indicatie totale kosten eerste jaar |
|---|---|
| Zzp / heel klein | €2.000 - €5.000 |
| Klein (tot 50 medewerkers) | €4.000 - €9.000 |
| Middelgroot (50-250 medewerkers) | €9.000 - €18.000 |
| Groot (250+ medewerkers) | €18.000+ |
Voor kleine organisaties biedt HKZ Kleine Organisaties een proportioneelere norm met lagere kosten en minder overhead.
Dit zijn indicaties op basis van marktinformatie. Hanteer ze als bandbreedte, niet als vaste prijzen. De kosten kunnen hoger uitvallen als je systeem nog nauwelijks op orde is, of lager als je al ISO 9001-gecertificeerd bent.
Jaarlijkse kosten na certificering
Na het behalen van het certificaat ben je er niet. Elk jaar volgt een controle-audit, en na 3 jaar een hercertificering.
| Jaar | Wat gebeurt er? | Indicatieve kosten |
|---|---|---|
| Jaar 1 (na certificering) | Jaarlijkse controle-audit | €800 - €3.000 |
| Jaar 2 | Jaarlijkse controle-audit | €800 - €3.000 |
| Jaar 3 | Hercertificering (volledig traject) | €2.500 - €8.000+ |
Naast de auditkosten houd je rekening met interne uren voor onderhoud: incidenten melden, de directiebeoordeling voorbereiden, scholingsregistraties bijhouden en verbeteracties opvolgen.
Hoe lang duurt HKZ?
De doorlooptijd hangt af van je startpunt. Organisaties die al werken met goede dossiers, een incidentmeldsysteem en heldere processen, zijn sneller klaar.
| Startpunt | Verwachte doorlooptijd |
|---|---|
| Al veel op orde (bijv. ISO 9001-ervaring) | 3-4 maanden |
| Gemiddeld startpunt | 5-7 maanden |
| Vanaf nul | 7-9 maanden |
Reken terug als je een zorginkoopronde als deadline hebt. Een HKZ-traject kost minimaal een halfjaar; begin op tijd.
Kosten besparen
Een paar manieren om de kosten te drukken:
HKZ Kleine Organisaties. Voor organisaties tot ~50 medewerkers is deze variant lichter en goedkoper. Geen verplichte interne audit, minder documentatie-overhead. Lees meer op HKZ Kleine Organisaties.
Combineren met ISO 9001. Omdat HKZ op ISO 9001 is gebouwd, dekt één HKZ-traject beide aspecten. Een apart ISO 9001-traject erbij is niet nodig. Zie HKZ vs ISO 9001.
Zelf de gap-analyse doen. Als je al enige kennis hebt van kwaliteitssystemen, kun je de gap-analyse intern uitvoeren. Je bespaart zo een deel van de advieskosten.
Meerdere offertes opvragen. Certificerende instanties hanteren verschillende tarieven. Vraag bij minimaal drie CI’s een offerte op. Zie alle opties op certificerende instanties.
Vraag offertes aan bij meerdere certificerende instanties. De tarieven voor de audit verschillen per CI, soms aanzienlijk. Vergelijk ook op ervaring in jouw branche, niet alleen op prijs.