VCU-kosten: zo maak je een begroting
VCU heeft geen landelijk vastgesteld totaalbedrag. De SSVV beschrijft het VCU-schema , de nulmeting, audit en jaarlijkse tussentijdse audit, maar publiceert geen uniforme prijs. Gebruik daarom de VCU-uitleg voor de inhoudelijke eisen en vraag daarna offertes aan bij erkende certificatie-instellingen. De algemene kostenpagina van VCA helpt je om de opbouw van een certificeringstraject te begrijpen.
Je betaalt niet alleen voor de audit. Denk ook aan VIL-VCU-diploma’s, interne uren, eventuele begeleiding, reiskosten en herstel van afwijkingen. Het certificaat is drie jaar geldig; SSVV vermeldt dat de certificatie-instelling ieder jaar een tussentijdse audit uitvoert en na drie jaar hercertificering nodig is. Controleer een afgegeven certificaat later in het Centraal Certificaten Register .
Welke kosten horen bij VCU?
De volgende tabel is een begrotingsmodel. Het geeft geen marktprijs, maar helpt je om iedere offerte op dezelfde onderdelen te vergelijken.
| Kostenpost | Wat bepaalt het bedrag? | Wanneer betaal je? |
|---|---|---|
| Nulmeting en voorbereiding | Hoeveel van de checklist al aantoonbaar is | Eenmalig of interne uren |
| VIL-VCU-diploma’s | Aantal intercedenten en gekozen opleider | Bij opleiding en examen |
| Certificatieaudit | Scope, vestigingen, complexiteit en audittijd | Bij initiële audit |
| Begeleiding | Of je zelf schrijft en invoert of advies inkoopt | Volgens contract |
| Herstel en nacontrole | Aantal en ernst van afwijkingen | Alleen als nodig |
| Tussentijdse audits | Scope en contract met de certificatie-instelling | Jaar 1 en 2 |
| Hercertificering | Nieuwe audit tegen de dan geldende eisen | Rond jaar 3 |
VCU kijkt onder meer naar organisatie, VG-beleid, vakopleiding en ervaring, selectie en instructie, ongevallen en bedrijfsgezondheidszorg. De VCU-checklist 2011-05 is dus een betere basis voor je begroting dan het aantal medewerkers alleen. Meer vestigingen of verschillende soorten plaatsingen betekenen meestal meer bewijs en meer auditwerk.
Een begroting maken zonder verzonnen marktbedragen
Werk met aantallen en offertes. Noteer eerst hoeveel personen VIL-VCU nodig hebben, hoeveel locaties binnen de scope vallen en wie de interne eigenaar wordt. Vraag vervolgens minimaal twee erkende certificatie-instellingen om dezelfde scope te offreren.
Een fictief rekenvoorbeeld maakt de methode duidelijk. Stel dat een uitzendbureau de volgende bedragen uit ontvangen offertes en interne planning overneemt:
| Post | Fictieve berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| VIL-VCU | 4 personen × €275 volgens offerte | €1.100 |
| Interne voorbereiding | 36 uur × intern rekenuur €60 | €2.160 |
| Initiële audit | Bedrag uit offerte | €2.400 |
| Herstelbuffer | 8 uur × intern rekenuur €60 | €480 |
| Totaal eerste jaar | Optelsom van deze posten | €6.140 |
Alle bedragen in dit voorbeeld zijn fictief en geen prijsadvies. Neem voor de audit, opleiding en eventuele nacontrole altijd het bedrag uit de concrete offerte over. Begroot interne uren apart: ze verdwijnen uit beeld wanneer je alleen facturen optelt, maar zijn wel echte kosten.
Zo vergelijk je offertes
Vraag de certificatie-instelling om de scope letterlijk op de offerte te zetten. Laat opnemen welke vestigingen en activiteiten worden beoordeeld, welke checklistversie geldt, hoeveel auditdagen zijn voorzien en of reisuren zijn inbegrepen. Vraag ook wat een aanvullende audit kost als een afwijking moet worden gecontroleerd.
Controleer daarnaast de looptijd van de offerte, de planning voor de jaarlijkse audits en de voorwaarden bij een wijziging van scope. Een goedkope initiële audit kan minder aantrekkelijk zijn als tussentijdse audits, dossierbeoordeling of nacontrole apart worden berekend.
Gebruik deze vragen bij ieder gesprek:
- Welke VCU-scope en vestigingen staan op het certificaat?
- Welke audittijd rekent u voor de initiële en tussentijdse audit?
- Wat is inbegrepen bij een afwijking en wat kost een extra beoordeling?
- Welke documenten moet ik vóór fase 1 aanleveren?
- Hoe worden wijzigingen in personeel, locaties of opdrachtgevers behandeld?
Een VCU-certificaat ontstaat niet door alleen diploma’s te kopen. De audit toetst of je VG-beheersysteem werkt en of je dit met registraties kunt aantonen.
Veelgestelde vragen
Is VCU goedkoper dan VCA?
Dat kun je niet algemeen zeggen. VCU en VCA hebben een andere doelgroep en scope. Het aantal vestigingen, de personeelsstroom en de gekozen certificatie-instelling bepalen de audittijd. Vergelijk offertes op dezelfde scope.
Zijn VIL-VCU-diploma’s de grootste kostenpost?
Dat hangt af van het aantal intercedenten. Bij een klein bureau kunnen diploma’s relatief zwaar wegen; bij meerdere vestigingen zijn interne voorbereiding en auditcapaciteit vaak minstens zo relevant.
Waar vind ik een geldig VCU-certificaat?
Gebruik het Centraal Certificaten Register . Controleer daar organisatie, geldigheid en scope voordat je een certificaat als bewijs gebruikt.