HKZ-auditvragen: checklist voor je auditdag
Een HKZ-auditor vraagt meestal naar beleid, uitvoering én bewijs. De officiële uitleg van HKZ beschrijft een initiële audit in twee fasen. Gebruik deze checklist met HKZ-eisen om vooraf te oefenen en lees ook het auditproces voor de cyclus van drie jaar. Je gekozen branchschema blijft altijd leidend.
Een HKZ-certificaat zegt iets over een specifieke scope en een specifiek schema. HKZ 144 voor verpleeghuizen, verzorgingshuizen en thuisorganisaties stelt andere zorgvragen dan HKZ 170 voor mondzorg. De eisen en bewijsvormen verschillen per schema; gebruik daarom de actuele schemapagina en normversie.
Vragen die in elk schema terugkomen
Gebruik per vraag één concreet bewijsstuk, één medewerker die het proces uitvoert en één recente verbeteractie. Zo test je of het systeem werkt in plaats van alleen documenten te verzamelen.
| Thema | Oefenvraag | Verwacht bewijs | Wie kan antwoorden? |
|---|---|---|---|
| Beleid en doelen | Welke kwaliteitsdoelen hebben we dit jaar en wat is de voortgang? | Jaarplan, indicatoren, bespreking | Bestuurder of kwaliteitsmedewerker |
| Cliëntveiligheid | Welk risico heeft prioriteit en welke maatregel werkt aantoonbaar? | Risicoanalyse, evaluatie | Teamleider of zorgprofessional |
| Dossiers | Hoe controleer je dat het dossier actueel en compleet is? | Dossiersteekproef, werkinstructie | Dossierhouder |
| Incidenten | Wat gebeurt er na een incidentmelding? | Melding, analyse, actie en evaluatie | Melder en leidinggevende |
| Deskundigheid | Hoe weet je dat iemand bevoegd en bekwaam is? | Scholings- en bekwaamheidsregister | HR of teamleider |
| Klachten | Hoe leren we van een klacht of signaal? | Klachtendossier, trendanalyse | Klachtenfunctionaris |
| Leveranciers | Hoe beoordelen we een kritieke leverancier? | Beoordeling, contract, opvolging | Inkoop of proceseigenaar |
| Verbeteren | Welke verbetering is recent afgerond en werkte die? | Verbeterplan, effectmeting | Proceseigenaar |
Vraag niet alleen: “Heb je een procedure?” Vraag ook: “Laat zien wat je vorige week deed.” In fase 1 kijkt de auditor vooral naar documentatie; in fase 2 volgen interviews, dossiers, observaties en registraties. De HKZ-zorginkoopinformatie bevestigt dat deze bewijsvormen samen horen.
Extra vragen per zorgschema
Maak naast de generieke tabel een tweede lijst met de eisen van jouw schema. Zo voorkom je dat een algemene ISO 9001-checklist een branchespecifiek risico mist.
- VVT, thuiszorg of gehandicaptenzorg: hoe stem je zorg af op de cliënt, hoe leg je overdracht vast en hoe volg je medicatie- of valrisico’s op?
- GGZ en jeugdzorg: hoe leg je behandel- of begeleidingsdoelen vast, hoe handel je crisissituaties af en hoe borg je inspraak?
- Kinderopvang: hoe toets je pedagogische kwaliteit, meldingen en deskundigheid op de groepen?
- Mondzorg of apotheek: hoe beheers je medicatie, hygiëne, opslag en patiëntinformatie?
- HKZ 143 Kleine Organisaties: hoe voer je de organisatiebeoordeling uit en hoe toon je proportioneel aan dat risico’s en verbeteringen worden opgevolgd?
Controleer het actuele schema via HKZ/NEN en zet de versie op je auditplan. Een vraag uit HKZ 144 geldt dus niet automatisch voor een andere branche.
Een fictieve oefencasus
Een thuiszorgteam heeft in drie maanden acht medicatiefouten gemeld. De registratie is compleet, maar de verbeteractie “extra aandacht in het team” heeft geen eigenaar en geen meetdatum. De auditor kan vragen: “Wat was de oorzaak?”, “Welke maatregel koos je?”, “Hoe weet je dat die maatregel werkt?” en “Wat doe je als het aantal fouten niet daalt?”
Het team bereidt drie stukken voor: een geanonimiseerde melding, de oorzaakanalyse en de notulen waarin de effectmeting is besproken. De verpleegkundige die de overdracht doet vertelt hoe de nieuwe dubbelcheck werkt. Zo sluit beleid aan op gedrag en bewijs.
Checklist voor fase 1 en fase 2
Voor fase 1 controleer je of scope, beleid, doelen, procedures en registraties logisch samenhangen. Noteer per eis waar het bewijs staat en welke versie geldig is. Maak een lijst van open punten met eigenaar en datum.
Voor fase 2 plan je medewerkers uit verschillende rollen, een rondgang en representatieve dossiers. Laat mensen in hun eigen woorden uitleggen wat ze doen; ingestudeerde antwoorden verbergen vaak een proces dat niet werkt.
De auditor toetst het gekozen schema en de scope. Een antwoord uit een ander schema vervangt jouw branche-eis niet.
Veelgestelde vragen
Krijg ik vooraf een vaste lijst met vragen?
Meestal niet. De auditor gebruikt het gekozen HKZ-schema, de scope en de auditplanning. Deze checklist helpt oefenen, maar vervangt de norm en de afspraken met je certificerende instelling niet.
Moet elk dossier foutloos zijn?
Een steekproef moet laten zien dat je dossiers beheerst en afwijkingen opvolgt. Een fout kan voorkomen; het ontbreken van signalering, analyse en verbetering is een groter probleem.
Hoe controleer ik of een HKZ-certificaat bij een organisatie past?
Bekijk het HKZ-register en let op schema, scope, locaties en geldigheid.