VCA stappenplan

Stap 1: Bepaal het juiste niveau

De eerste vraag die je moet beantwoorden is welk VCA-niveau je nodig hebt. Dit bepaalt niet alleen de eisen waaraan je moet voldoen, maar ook de kosten en doorlooptijd van het traject.

Kijk allereerst naar wat je opdrachtgevers vragen. Als je klanten expliciet VCA** eisen, heeft het geen zin om voor VCA* te gaan. Vraag na bij je belangrijkste opdrachtgevers welk niveau zij verwachten. Veel grote industriële bedrijven en hoofdaannemers stellen VCA** als standaardeis.

Overweeg ook je rol in projecten. Als je andere onderaannemers aanstuurt of coördinerende taken hebt, is VCA** meestal noodzakelijk. VCA* is primair bedoeld voor bedrijven die uitvoerende werkzaamheden doen onder leiding van anderen.

Werk je in de petrochemische industrie? Dan is VCA Petrochemie vaak de eis. Raffinaderijen en chemische fabrieken accepteren doorgaans geen aannemers met alleen VCA* of VCA**. Controleer de specifieke eisen van de locaties waar je werkt.

De pagina over VCA-niveaus geeft een gedetailleerde vergelijking van de drie niveaus.

Resultaat: Een beslissing over het na te streven niveau (VCA*, VCA**, of VCA Petrochemie).

Stap 2: Inventariseer je huidige situatie

Voordat je aan de slag gaat, is het verstandig om te inventariseren wat je al hebt. Veel bedrijven blijken al meer te doen aan veiligheid dan ze denken, alleen niet altijd gedocumenteerd of gestructureerd.

Begin met de veiligheidsdiploma’s van je medewerkers. Wie heeft B-VCA? Wie heeft VOL-VCA? Zijn deze diploma’s nog geldig? VCA-diploma’s zijn tien jaar geldig, dus controleer de verloopdatum. Maak een overzicht van alle medewerkers met hun diploma’s en verloopdatums.

Kijk vervolgens naar je huidige veiligheidspraktijk. Houd je toolboxmeetings? Zo ja, worden deze geregistreerd? Worden incidenten en bijna-incidenten gemeld en geregistreerd? Is er een procedure voor het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen? Worden werkplekinspecties uitgevoerd?

Voor VCA** bekijk je ook het managementniveau. Is er een geschreven veiligheidsbeleid? Worden risico-inventarisaties uitgevoerd? Is de directie aantoonbaar betrokken bij veiligheid? Worden veiligheidsdoelstellingen gesteld en gemonitord?

Het kan helpen om de VCA-checklist erbij te pakken en punt voor punt te beoordelen waar je staat. Dit geeft je een concreet beeld van de nog te ondernemen acties.

Resultaat: Een inventarisatie van je huidige situatie en een overzicht van de gaps ten opzichte van de VCA-eisen.

Stap 3: Zorg voor de veiligheidsdiploma’s

De veiligheidsdiploma’s van medewerkers zijn een harde eis voor VCA. Zonder de juiste diploma’s kun je niet gecertificeerd worden. Begin daarom vroegtijdig met het op orde brengen hiervan.

Voor VCA* moeten alle operationeel medewerkers die risicovolle werkzaamheden uitvoeren beschikken over een geldig B-VCA diploma. Operationeel leidinggevenden, zoals voormannen en werkvoorbereiders, hebben VOL-VCA nodig. De Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV)  beheert het diplomaregister en de exameneisen.

Bij VCA** gelden dezelfde eisen, maar de definitie van “operationeel leidinggevende” kan breder zijn. Ook staffunctionarissen die betrokken zijn bij veiligheidszaken, zoals de preventiemedewerker of KAM-coördinator, hebben vaak VOL-VCA nodig.

Plan de examens ruim van tevoren. Examens worden afgenomen door erkende exameninstituten zoals PBNA , Dirksen , en SHE Academy . De wachttijden kunnen oplopen, vooral in drukke periodes.

Bereid medewerkers voor op het examen. Dit kan via een klassikale cursus, een e-learning, of zelfstudie. Het officiële cursusmateriaal  is beschikbaar via SSVV. De meeste medewerkers die zich voorbereiden slagen voor het examen; het slagingspercentage ligt rond de 80-90%.

Resultaat: Alle medewerkers hebben de vereiste geldige veiligheidsdiploma’s.

Stap 4: Richt de documentatie in

VCA vraagt om bepaalde documentatie. De omvang hangt af van het niveau: VCA* vraagt minder documentatie dan VCA**, en VCA Petrochemie vraagt het meest.

Voor VCA* heb je minimaal nodig:

• Een overzicht van medewerkers met hun veiligheidsdiploma’s
• Registraties van toolboxmeetings
• Registraties van incidenten en bijna-incidenten
• Instructies voor het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen
• Registraties van werkplekinspecties

Voor VCA** komt daar een managementlaag bij:

• Een veiligheidsbeleid ondertekend door de directie
• Risico-inventarisaties en -evaluaties voor je werkzaamheden
• Een VGM-plan (Veiligheid, Gezondheid en Milieu)
• Doelstellingen en meetbare indicatoren voor veiligheid
• Registraties van directiebetrokkenheid bij veiligheid
• Procedures voor inkoop en selectie van onderaannemers

De documentatie hoeft niet uitgebreid te zijn. VCA waardeert praktische, werkbare documenten boven dikke handboeken die niemand leest. Een toolboxregistratie kan een eenvoudig formulier zijn met datum, onderwerp, aanwezigen, en handtekeningen. Een veiligheidsbeleid hoeft geen tien pagina’s te zijn; één pagina met de kernpunten volstaat.

Gebruik waar mogelijk templates. De SSVV en veel certificerende instanties bieden voorbeelddocumenten aan. Pas deze aan naar je eigen situatie in plaats van alles vanaf nul op te bouwen.

Resultaat: Complete documentatie die voldoet aan de VCA-eisen voor het gekozen niveau.

Stap 5: Implementeer in de praktijk

Documentatie alleen is niet genoeg. VCA vraagt bewijs dat veiligheid daadwerkelijk leeft in de organisatie. De auditor wil zien dat procedures worden gevolgd en dat registraties worden bijgehouden.

Start met toolboxmeetings als je die nog niet houdt. Een toolbox is een kort overleg, meestal 15-30 minuten, waarin een veiligheidsonderwerp wordt besproken. Dit kan op kantoor zijn, maar ook op de werklocatie. Bespreek actuele risico’s, incidenten uit het nieuws, of specifieke gevaren van het werk dat gedaan wordt. Registreer elke toolbox met datum, onderwerp, en aanwezigen.

Zorg dat incidenten en bijna-incidenten worden gemeld en geregistreerd. Dit is een cultuurverandering voor veel bedrijven. Maak duidelijk dat melden geen straf is maar een kans om te leren. Analyseer incidenten en neem maatregelen om herhaling te voorkomen.

Voer werkplekinspecties uit. Dit kan een formele inspectie zijn met een checklist, maar ook een snelle ronde door een leidinggevende die let op onveilige situaties. Leg de bevindingen vast en pak geconstateerde problemen aan.

Voor VCA** moet je ook de managementprocessen in werking hebben. Houd een directiebeoordeling waarin veiligheid aan bod komt. Stel doelstellingen en monitor de voortgang. Voer risico-inventarisaties uit voor nieuwe projecten of gewijzigde werkzaamheden.

Resultaat: Werkende processen met opgebouwde registraties over een representatieve periode.

Stap 6: Kies een certificerende instantie

VCA-certificering wordt uitgevoerd door geaccrediteerde certificerende instanties. Niet elke certificeerder mag VCA-audits doen; ze moeten zijn geaccepteerd door de SSVV . De SSVV publiceert een lijst van erkende certificerende instellingen op hun website.

Bekende certificerende instanties voor VCA in Nederland zijn onder meer Kiwa , TÜV , DNV , Bureau Veritas , en LRQA . Vraag offertes aan bij meerdere instanties en vergelijk niet alleen op prijs.

Let bij je keuze op:

• De ervaring van de instantie in jouw sector
• De beschikbaarheid en planning (sommige instanties hebben lange wachttijden)
• De kosten voor de initiële audit en de jaarlijkse tussentijdse audits
• De communicatie en klantenservice
• Of de instantie ook andere certificeringen aanbiedt die je mogelijk later wilt halen

Als je al ISO 9001 of een andere ISO-certificering hebt, kan het efficiënt zijn om VCA bij dezelfde instantie onder te brengen. Sommige instanties bieden korting voor gecombineerde audits.

Resultaat: Een gekozen certificerende instantie en een geplande auditdatum.

Stap 7: Voer een interne controle uit

Voordat de externe auditor komt, is het verstandig om zelf te controleren of alles op orde is. Een interne controle, of gap-audit, voorkomt verrassingen tijdens de echte audit.

Loop de VCA-checklist punt voor punt door. Is alle documentatie compleet en actueel? Zijn alle diploma’s geldig en geregistreerd? Zijn er voldoende registraties van toolboxen, incidenten, en inspecties? Zijn de registraties van de afgelopen maanden compleet?

Praat met medewerkers. Weten zij wat het veiligheidsbeleid inhoudt? Weten zij hoe ze een incident moeten melden? Weten zij waar ze de procedures kunnen vinden? De auditor zal ook met medewerkers praten, dus zorg dat zij voorbereid zijn.

Bezoek een werklocatie met een kritische blik. Wordt er gewerkt volgens de procedures? Worden de juiste PBM’s gedragen? Zijn de materialen en gereedschappen in goede staat? Zijn de werkzaamheden veilig ingericht?

Documenteer je bevindingen en pak eventuele afwijkingen aan voordat de audit plaatsvindt. Het is beter om zelf een probleem te ontdekken en op te lossen dan dat de auditor het vindt.

Resultaat: Een gecontroleerd systeem met opgeloste afwijkingen.

Stap 8: De audit

De VCA-audit bestaat uit twee delen: een documentatiecontrole en een praktijkcontrole. Afhankelijk van de certificerende instantie en de omvang van je bedrijf kan dit op één dag plaatsvinden of verspreid over meerdere momenten.

In de documentatiecontrole beoordeelt de auditor je documentatie en registraties. Zijn de diploma’s op orde? Zijn de procedures compleet? Zijn er voldoende registraties van toolboxen, incidenten, en inspecties? Voldoet het veiligheidsbeleid aan de eisen?

In de praktijkcontrole bezoekt de auditor een of meer werklocaties. De auditor observeert het werk, praat met medewerkers, en controleert of de praktijk overeenkomt met de documentatie. Worden de procedures gevolgd? Worden de juiste PBM’s gedragen? Weten medewerkers wat ze moeten doen bij een incident?

De auditor kan vragen stellen aan willekeurige medewerkers. Bereid je medewerkers hierop voor, maar instrueer hen niet om “het goede antwoord” te geven. Auditors herkennen ingestudeerde antwoorden. Eerlijkheid en authentieke kennis werken beter.

Aan het einde van de audit bespreekt de auditor de bevindingen. Dit kunnen conformiteiten zijn (je voldoet), observaties (verbeterpunten die geen afwijking zijn), of afwijkingen (je voldoet niet aan een eis).

Resultaat: Een auditrapport met bevindingen.

Stap 9: Afwijkingen oplossen

Bij een positieve audit met hooguit minor afwijkingen krijg je het certificaat, mits je de afwijkingen binnen de gestelde termijn oplost. De termijn is meestal 90 dagen.

Voor elke afwijking moet je analyseren wat er mis ging en een corrigerende maatregel nemen. Het is niet voldoende om alleen het symptoom te verhelpen; je moet de oorzaak aanpakken. Als de afwijking is dat een medewerker geen geldig diploma heeft, is de maatregel niet alleen dat die medewerker examen doet, maar ook dat je controleproces wordt verbeterd zodat dit niet meer kan gebeuren.

Documenteer de corrigerende maatregelen en het bewijs dat ze zijn uitgevoerd. Stuur dit naar de certificerende instantie. De instantie beoordeelt of de maatregelen afdoende zijn en geeft dan het certificaat vrij.

Bij major afwijkingen kan een vervolgaudit nodig zijn voordat het certificaat wordt afgegeven. Dit betekent extra kosten en vertraging, maar is geen ramp. Los de afwijking grondig op en plan de vervolgaudit.

Resultaat: Opgeloste afwijkingen en een vrijgegeven certificaat.

Stap 10: Ontvang je certificaat

Na een succesvolle audit en het oplossen van eventuele afwijkingen ontvang je het VCA-certificaat. Het certificaat is drie jaar geldig en wordt geregistreerd in het VCA-register , waar opdrachtgevers kunnen controleren of je gecertificeerd bent.

Met het certificaat kun je aantonen aan opdrachtgevers dat je voldoet aan de VCA-eisen. Veel bedrijven vermelden hun VCA-status op hun website, in offertes, en op bedrijfsvoertuigen.

Het certificaat is het begin, niet het einde. De komende drie jaar moet je het systeem onderhouden en jaarlijks een tussentijdse audit ondergaan. Aan het einde van de drie jaar volgt een hercertificeringsaudit.

Resultaat: Een geldig VCA-certificaat geregistreerd in het VCA-register.