Bewaartermijn medisch dossier (en NEN 7510/NEN 7513-logs)
De bewaartermijn van een medisch dossier is 20 jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier. Dat staat in artikel 7:454 lid 3 van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) . Langer bewaren moet als dat uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. De logs van wie het dossier inzag, bewaar je volgens NEN 7513 minimaal 5 jaar.
NEN 7510 zegt zelf niets over het aantal jaren. De norm vraagt wel dat je bewaarde gegevens beschikbaar, juist en afgeschermd blijven, ook na een systeemwissel. De Rijksoverheid en de Autoriteit Persoonsgegevens hanteren dezelfde hoofdregel. Hieronder vind je de uitzonderingen en een overzicht dat je in je eigen bewaarbeleid kunt overnemen.
Hoe lang moet je een medisch dossier bewaren?
De hoofdregel is 20 jaar na de laatste wijziging. Die regel geldt sinds 1 januari 2020. Daarvoor was de termijn 15 jaar, gerekend vanaf het moment waarop een stuk was gemaakt. De wetswijziging verlengde de termijn en maakte één startmoment voor het hele dossier.
De WGBO geldt voor iedereen die een geneeskundige behandelingsovereenkomst heeft met een patiënt. Dus niet alleen voor artsen, maar ook voor tandartsen, fysiotherapeuten, psychologen en verloskundigen. Ook dossiers van overleden patiënten bewaar je 20 jaar.
Rekenvoorbeeld. Een patiënt komt van 2010 tot 2024 bij de praktijk. De laatste aantekening dateert van 12 maart 2024. Het hele dossier, ook de stukken uit 2010, bewaar je dan tot minimaal 12 maart 2044.
Uitzonderingen op de bewaartermijn van 20 jaar
De KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens noemt vier situaties waarin je van de 20 jaar afwijkt. De tabel vat ze samen.
| Uitzondering | Wat het betekent | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Goed hulpverlenerschap | Langer bewaren als dat nodig is voor goede zorg | Chronische ziekte, implantaat, genezen kanker |
| Belang van een ander | Langer bewaren als het dossier van belang is voor iemand anders | Erfelijke aandoening die familie raakt |
| Andere wettelijke termijn | Een andere wet schrijft langer of korter voor | Academische ziekenhuizen: bepaalde stukken 115 jaar na geboorte (Archiefwet); Wmo-dossiers 15 jaar |
| Verzoek van de patiënt | De patiënt vraagt om langer bewaren of om vernietiging | Patiënt wil dat het dossier na een behandeling wordt gewist |
Geanonimiseerde gegevens voor statistiek of onderzoek mag je langer bewaren. Die zijn niet meer tot een persoon te herleiden.
Bewaartermijn bij minderjarigen
De wet maakt geen onderscheid voor kinderen. In de jeugdgezondheidszorg is het volgens de KNMG gebruikelijk dat de termijn pas ingaat bij het 18e jaar, zodat dossiers tot het 39e levensjaar bewaard blijven. Staan er vermoedens van kindermishandeling in het dossier, dan bewaar je die gegevens minimaal tot het 39e levensjaar.
Vernietigen op verzoek van de patiënt
Een patiënt mag schriftelijk of elektronisch vragen om (delen van) zijn dossier te vernietigen. Dat staat in artikel 7:455 BW. Volgens de Rijksoverheid moet de vernietiging binnen een maand gebeuren als de zorgverlener akkoord gaat.
Je mag alleen weigeren als bewaren van aanmerkelijk belang is voor een ander, of als een wet zich tegen vernietiging verzet. Leg het verzoek en je besluit vast. Controleer ook of je systeem gegevens echt kan wissen, inclusief kopieën in back-ups binnen de afgesproken termijn.
Bewaartermijn van NEN 7513-logs
Logs zijn een apart onderwerp. Ze tonen wie wanneer welk dossier opende. Op grond van het Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders bewaar je ze minimaal 5 jaar vanaf het moment dat de logregel is geschreven (Staatscourant 2019, nr. 38007 ).
Een langer bewaard dossier betekent niet automatisch dat de logs even lang moeten blijven. Kies je een langere logtermijn, dan moet die begrensd en onderbouwd zijn. Lees meer in NEN 7513 logging.
Overzicht: bewaartermijnen in de zorgpraktijk
Gebruik deze tabel als basis voor je bewaarbeleid. Pas de laatste kolom aan op je eigen systemen.
| Gegevens | Minimale termijn | Startmoment | Bron | Waar het staat |
|---|---|---|---|---|
| Medisch dossier | 20 jaar | Laatste wijziging | Art. 7:454 BW | EPD of HIS |
| Dossier minderjarige (JGZ-praktijk) | Tot 39e levensjaar | 18e verjaardag | KNMG-richtlijn | EPD |
| Toegangslogs (NEN 7513) | 5 jaar | Schrijven van de logregel | Besluit elektronische gegevensverwerking | Logomgeving leverancier |
| Röntgenbeelden en scans | Als dossier (20 jaar) | Laatste wijziging dossier | Art. 7:454 BW | Beeldsoftware, PACS |
| Mails met patiëntinformatie | Relevante inhoud in het dossier, daarna eigen termijn | Opname in dossier | Eigen beleid | Veilige maildienst |
| Datalekregister | Eigen termijn, onderbouwen | Registratie | AVG art. 33 lid 5 | Incidentenregister |
Röntgenfoto’s, intraorale scans en meetgegevens staan vaak in een apart systeem. Ze horen bij het dossier en volgen dus dezelfde termijn. Vergeet ze niet bij een overstap naar een nieuw EPD.
Bewaren en NEN 7510: wat betekent dit voor je beveiliging?
Twintig jaar is langer dan de levensduur van de meeste systemen. NEN 7510 vraagt dat je bewaarde gegevens beschikbaar en integer houdt. Dat raakt drie onderwerpen.
Systeemwissel. Bij een nieuw EPD neem je oude dossiers mee, of je houdt het oude systeem raadpleegbaar. Leg in het contract met de leverancier vast hoe gegevens bij vertrek worden overgedragen.
Back-ups. Een back-up is geen archief. Bewaar back-ups niet onbeperkt, maar zorg dat het archief zelf wel betrouwbaar is.
Vernietigen. Na de termijn moet je gegevens ook echt wissen. De AVG verbiedt langer bewaren dan nodig. Plan een jaarlijkse controle op dossiers waarvan de termijn is verlopen.
Wat gebeurt er met dossiers bij het stoppen van een praktijk?
Stop je, ga je failliet of overlijd je, dan blijft de bewaarplicht bestaan. Meestal neemt een opvolger de dossiers en de bewaarplicht over. Lukt dat niet, dan moet een andere zorgverlener of instelling worden aangewezen.
Een curator of erfgenaam is geen zorgverlener en mag de dossiers niet beheren. Volgens de AP mag die persoon ze wel overdragen aan een aangewezen zorgverlener, op basis van artikel 30b van de UAVG. Regel dit vooraf, bijvoorbeeld in een overeenkomst met een collega.
Veelgestelde vragen over de bewaartermijn
Hoe lang bewaar je het dossier van een overleden patiënt?
Ook 20 jaar na de laatste wijziging. De KNMG-richtlijn noemt dat expliciet. Nabestaanden kunnen onder voorwaarden inzage krijgen.
Mag je papieren dossiers vernietigen als ze zijn gescand?
Ja. De WGBO stelt geen eisen aan de vorm van het dossier. De KNMT-richtlijn Patiëntendossier zegt dat papieren stukken na digitale opslag vernietigd mogen worden, mits de scan toegankelijk, beveiligd en raadpleegbaar blijft.
Geldt NEN 7510 ook voor het archief?
Ja. Een archief met oude dossiers bevat dezelfde gevoelige gegevens. Toegangsbeheer, logging en back-ups gelden er net zo goed voor, ook als het archief in een oud systeem staat.
Meer lezen
- NEN 7513 logging - Wat je logt en hoe lang
- Verplichte documenten NEN 7510 - Waar je bewaarbeleid in past
- AVG en NEN 7510 - Bewaartermijnen en de AVG
- Rijksoverheid: bewaren medisch dossier - De regels voor patiënten uitgelegd