EcoVadis vragenlijst en documenten
De EcoVadis vragenlijst is een online vragenlijst die EcoVadis per bedrijf samenstelt op basis van branche, omvang en land. Bij bijna elke vraag upload je een document als bewijs. Alleen antwoorden die je met een document onderbouwt, tellen mee voor je score. Een “ja” zonder bewijs levert dus niets op. Dat staat letterlijk in de methodologie van EcoVadis .
Hieronder vind je per thema welk bewijs je uploadt. Wat de EcoVadis score met dat bewijs doet, staat op een aparte pagina. Heb je al een ISO 14001-milieuhandboek of ISO 9001-documentatie, dan heb je een deel al klaar.
Op deze pagina
Zes regels waardoor een document wel of niet meetelt.
Eisen aan documentenVier tabellen: milieu, arbeid, ethiek en inkoop.
Bewijs per themaVan uitnodiging tot ingediende vragenlijst.
Zo vul je hem inWaarom goede documenten soms niet meetellen.
FoutenAan welke eisen moet een EcoVadis document voldoen?
EcoVadis controleert elk document voordat het meetelt. Een document moet aan zes eisen voldoen. Voldoet het niet, dan negeert de analist het, ook als de inhoud goed is.
| Eis | Wat het betekent | Voorbeeld van wat misgaat |
|---|---|---|
| Geformaliseerd | Het document bestond al en hoort bij je manier van werken | Een beleid dat de dag voor indiening is geschreven |
| Volledig | De hele tekst is zichtbaar | Alleen de eerste pagina van een handboek |
| Herkenbaar | Duidelijk van jouw bedrijf | Een sjabloon zonder bedrijfsnaam of logo |
| Gedateerd | Met een uitgifte- of herziendatum | Een beleid zonder datum |
| Juist formaat | pdf, docx, xlsx, jpg of png, kleiner dan 30 MB | Een link naar een gedeelde map |
| Machineleesbaar | Digitale tekst, geen scan of foto | Een ingescande, ondertekende verklaring |
Documenten blijven niet eeuwig geldig. Beleid en beschrijvingen van maatregelen tellen acht jaar mee. Rapportages met cijfers tellen twee jaar mee. Certificaten tellen mee tot hun eigen vervaldatum.
EcoVadis zoekt actief naar documenten die alleen voor de beoordeling zijn gemaakt, onder meer met plagiaatsoftware. Een gekopieerd beleid van internet levert geen punten op en kan als verbeterpunt op je scorekaart komen.
Welke documenten upload je per EcoVadis thema?
De tabellen hieronder zijn een praktisch overzicht, geen officiële lijst van EcoVadis. Welke vragen je precies krijgt, hangt af van je branche en omvang. Bedrijven tot 25 werknemers worden lichter beoordeeld: zij hoeven bijvoorbeeld geen cijfers over ethiek en inkoop te rapporteren.
Milieu
| Onderwerp | Bewijs dat je uploadt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beleid | Milieubeleid met concrete doelen | ”Gasverbruik −20% in 2028 t.o.v. 2024” |
| Energie en CO2 | Energie- en CO2-overzicht, maatregelenlijst | CO2-footprint met scope 1 en 2 |
| Afval en materialen | Afvalcontracten, afvalscheidingsinstructie | Jaaroverzicht van de afvalinzamelaar |
| Certificaten | Geldig ISO 14001- of ISO 50001-certificaat | Certificaat van een geaccrediteerde instelling |
| Rapportage | Jaarcijfers energie, CO2, afval, water | Tabel met verbruik per jaar |
Arbeid en mensenrechten
| Onderwerp | Bewijs dat je uploadt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beleid | Personeels- of HR-beleid, gedragscode | Beleid over gezondheid, veiligheid en non-discriminatie |
| Gezondheid en veiligheid | RI&E met plan van aanpak, instructies | RI&E, toolboxverslagen |
| Arbeidsvoorwaarden | Cao of arbeidsvoorwaardenregeling | Regeling werktijden en verlof |
| Ontwikkeling | Opleidingsplan, functioneringsgesprekken | Opleidingsoverzicht van het afgelopen jaar |
| Certificaten | ISO 45001, VCA, SA8000 | Geldig VCA-certificaat |
| Rapportage | Verzuim, ongevallen, opleidingsuren | Verzuimcijfer en aantal ongevallen per jaar |
Ethiek
| Onderwerp | Bewijs dat je uploadt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beleid | Gedragscode met corruptie, fraude en mededinging | Regels over geschenken en uitnodigingen |
| Klokkenluiden | Klokkenluidersregeling | Meldprocedure met vertrouwenspersoon |
| Informatiebeveiliging | Informatiebeveiligings- en privacybeleid | Informatiebeveiligingsbeleid |
| Maatregelen | Training, controles, risicoanalyse | Presentielijst integriteitstraining |
| Certificaten | ISO 27001, ISO 37001 | Geldig ISO 27001-certificaat |
Duurzame inkoop
| Onderwerp | Bewijs dat je uploadt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Beleid | Inkoopbeleid met milieu- en sociale eisen | ”Leveranciers tekenen onze gedragscode” |
| Leveranciersgedragscode | Gedragscode voor leveranciers | Ondertekende code van de vijf grootste leveranciers |
| Beoordeling | Leveranciersbeoordeling met duurzaamheidsvragen | Leveranciersbeoordeling met extra vragen |
| Rapportage | Aandeel beoordeelde leveranciers | ”70% van de inkoopwaarde is beoordeeld” |
Welke cijfers verwacht EcoVadis in je rapportage?
Rapportages met cijfers wegen zwaar. EcoVadis stelt wel eisen: je cijfers moeten minstens 80% van het beoordeelde bedrijf dekken. Voor energie en broeikasgassen is dat zelfs 95%.
Een voorbeeld. Een bedrijf met drie vestigingen rapporteert alleen het energieverbruik van het hoofdkantoor, goed voor 60% van het totaal. Die rapportage telt niet mee. Neem dus alle vestigingen mee, ook als je een paar meterstanden moet schatten en dat vermeldt.
Cijfers die een externe partij heeft gecontroleerd, scoren hoger dan cijfers die je zelf opstelt. Een geverifieerde CO2-footprint of een accountantsverklaring helpt dus.
De EcoVadis vragenlijst invullen in vijf stappen
Uitnodiging accepteren en abonnement kiezen
Je klant nodigt je uit via het platform, of je meldt je zelf aan. Kies het abonnement dat past bij wat je klant vraagt. Zie EcoVadis kosten.
Bedrijfsprofiel invullen
Je geeft je branche, aantal werknemers en landen op. Daarop bepaalt EcoVadis welke vragen en thema’s voor jou gelden. Een fout hier geeft een verkeerde vragenlijst.
Documenten verzamelen
Maak per thema een map en vul de tabellen hierboven in. Noteer wat ontbreekt en wie het oplevert.
Vragen beantwoorden en bewijs koppelen
Koppel bij elk antwoord het juiste document. Verwijs naar de pagina of paragraaf waar het antwoord staat. Dat helpt de analist.
Indienen en wachten op de scorekaart
De analist beoordeelt je dossier en kijkt naar externe bronnen. Volgens EcoVadis duurt het doorgaans 6 tot 8 weken voordat je scorekaart gepubliceerd wordt (indicatie).
Veelgemaakte fouten bij de EcoVadis vragenlijst
Ja antwoorden zonder document. Elk antwoord zonder bewijs telt als “niet geregeld”. Kun je iets niet aantonen, antwoord dan eerlijk en zet het op je verbeterlijst.
Ingescande documenten uploaden. Een gescande pdf is niet machineleesbaar. Upload het digitale origineel.
Beleid zonder doelen. “Wij vinden duurzaamheid belangrijk” scoort nauwelijks. Een beleid met meetbare doelen en een datum scoort wel.
Eén document voor alles. Een duurzaamheidsverslag van 40 pagina’s is prima, maar verwijs bij elke vraag naar de juiste pagina.
Het profiel te snel invullen. Een verkeerde branchecode geeft zwaardere of irrelevante vragen.
Meer lezen
- EcoVadis score verbeteren - Welke documenten het meeste opleveren
- EcoVadis score en medailles - Wat er met je bewijs gebeurt
- EcoVadis en CSRD - Hoe je documenten ook je klant helpen