Biocontrole door Skal: hoe verloopt de inspectie?
Een biologisch bedrijf wordt in de regel elk jaar gecontroleerd. In Nederland doet Skal Biocontrole die controle. Een biocontrole is dus de jaarlijkse inspectie van je bedrijf, en die verloopt in grote lijnen steeds hetzelfde.
Een inspectie begint niet pas op de dag zelf. Je moet het hele jaar je administratie op orde houden. Wat er klaar moet liggen, lees je hieronder. Het certificaat dat de inspectie oplevert, staat op het Skal-certificaat. Wat er van je eisen wordt gecontroleerd, staat op de eisen.
Een inspectie is niet alleen een bezoek. Skal beoordeelt je hele administratie, je processen en de fysieke situatie van je bedrijf. Een goed rapport begint bij een goede administratie.
Wat gebeurt er bij een inspectie?
Een inspectie bestaat meestal uit drie onderdelen: een controle op locatie, een administratiecontrole en eventueel bemonstering. De volgorde kan per bedrijf verschillen.
Aankondiging
Een controle op locatie kan vooraf worden aangekondigd. Skal voert ook onaangekondigde controles uit. Hoe ver vooraf Skal aankondigt, vraag je na bij Skal.
Controle op locatie
De inspecteur loopt je bedrijf rond. Hij kijkt naar opslag, productielijnen, schoonmaak, de scheiding tussen biologisch en gangbaar en de gebruikte middelen. Hij spreekt ook met de medewerkers die het werk doen.
Administratiecontrole
De inspecteur controleert je documenten. Denk aan leveringsbonnen, facturen, ingangscontroles, het bijhouden van de partijen en de verkoopadministratie. Het gaat erom dat een partij van inkoop tot verkoop te volgen is.
Bemonstering
Bij een bemonstering neemt de inspecteur een staal van een product of een grondstof. Het staal gaat naar een laboratorium. De uitslag bepaalt of er iets mis is met de biologische status.
Rapport
Na de inspectie krijg je een rapport. Daarin staan de bevindingen, en of je aan de eisen voldoet. Bij afwijkingen staat ook welke maatregel je moet nemen en voor wanneer.
Welke documenten moeten klaarliggen?
Alles moet snel vindbaar zijn, op papier of digitaal. Skal-checklists noemen een aantal onderdelen die bij bijna elk bedrijf terugkomen.
| Document | Waarom | Waar je het vindt |
|---|---|---|
| Bedrijfsbeschrijving | Laat zien wat je doet en hoe het bedrijf is ingericht | Je eigen bestanden |
| Risicobeheersplan | Laat zien welke risico’s je kent en hoe je ze beheerst | Je eigen bestanden |
| Registratie ingangscontrole | Bewijs dat je elke ontvangen partij hebt gecontroleerd | Formulier of digitaal |
| Leveringsdocumenten en certificaten | Bewijs van herkomst van je grondstoffen | Inkoopadministratie |
| Verkoopadministratie | Bewijs waar je producten naartoe zijn gegaan | Verkoopsysteem of factuurarchief |
| Klachtenregistratie | Bewijs dat je klachten opvolgt | Eigen register |
Het risicobeheersplan en de bedrijfsbeschrijving maak je één keer en houd je actueel. De overige documenten vul je het hele jaar door in.
Voorbeeld: een controle bij een fictieve kaasmaker
Een fictieve kaasmaker in Friesland maakt biologische kaas van melk van eigen koeien. Elk jaar krijgt hij een inspectie. Dit jaar kondigt Skal de controle een week van tevoren aan.
De inspecteur loopt eerst de stal en de kaasmakerij rond. Hij kijkt naar de opslag van het hooi, de schoonmaaklijst en de scheiding tussen de biologische en de gangbare melk. Daarna pakt hij een partij kaas uit de verkoopadministratie. De kaasmaker moet laten zien welke melk erin zat, welke koeien die melk gaven en welke hulpstoffen zijn gebruikt. Hij heeft alles klaarliggen in een map en een digitaal bestand. De inspecteur is na twee uur tevreden. Er volgt één kleine opmerking over een ingangscontroleformulier dat niet is ingevuld. Dat krijgt een herstelmaatregel met een termijn van dertig dagen.
Wat gebeurt er bij afwijkingen?
Skal bepaalt per afwijking wat er nodig is. Een kleine fout krijgt meestal een herstelmaatregel: je lost het op en laat zien dat je dat hebt gedaan. Een zwaardere overtreding kan leiden tot maatregelen die de geldigheid van je certificaat raken.
Bij het toezicht op de certificatieplicht wees Skal in 2023 221 bedrijven op de certificatieplicht. 120 daarvan beëindigden hun biologische activiteit of de onjuiste biologische verwijzingen. Bij 5 bedrijven droeg Skal het dossier over aan de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA). Dat staat op de toezichtpagina van Skal . Bij ernstige of herhaalde overtredingen kan de NVWA betrokken raken. Welke sancties er gelden, vraag je na bij Skal als je een afwijking hebt gekregen.
Een afwijking negeren is de duurste route. Herstel het binnen de termijn en laat het zien. Bewaar ook het bewijs van het herstel in je dossier.
Hoe bereid je je voor?
- Houd je administratie bij, het hele jaar. Een inspectie die je in één week moet voorbereiden, levert fouten op.
- Loop je bedrijf na als een inspecteur. Kijk waar biologisch en gangbaar elkaar raken.
- Oefen de traceerbaarheid. Kies zelf een partij en volg hem van inkoop tot verkoop.
- Vraag vooraf na wat Skal van jou verwacht. Elke sector heeft zijn eigen checklist.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak wordt een biologisch bedrijf gecontroleerd?
In de regel één keer per jaar. Voor landbouwbedrijven en verwerkings- of handelsbedrijven in de laagste categorie geldt volgens het tarievenblad van Skal een controle eens per 24 maanden. Welke voorwaarden daarbij horen, vraag je na bij Skal.
Wat kost een inspectie?
Skal rekent €136 per uur voor een inspectie. Hoeveel uur een inspectie duurt, hangt af van je bedrijf. Het overzicht van de kosten staat op Skal certificering kosten.
Wat moet ik doen als ik een afwijking krijg?
Lees het rapport goed en begin direct met het herstel. Zorg dat je het herstel binnen de termijn kunt aantonen. Twijfel je over de maatregel, neem dan contact op met Skal voordat de termijn verloopt.
Kan Skal ook zonder aankondiging komen?
Ja. Skal voert onaangekondigde controles uit. Daarom is een goede administratie het hele jaar belangrijk, en niet alleen rond een afgesproken bezoek.
Meer lezen
- Het Skal-certificaat - Wat je certificaat op orde moet hebben
- Eisen - Wat de inspecteur controleert
- Kosten en tijdlijn - Wat de controle kost