Is HKZ verplicht? Een keurmerk, soms een inkoopeis

HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) is een vrijwillig keurmerk. Wij vonden geen wet die een HKZ-certificaat voorschrijft, en HKZ.nl beschrijft externe audits als middel dat een zorgorganisatie zelf inzet. Wel schrijft HKZ.nl dat opdrachtgevers certificatie kunnen gebruiken als selectiecriterium in aanbestedingen. Het stappenplan en het overzicht per branche laten zien wat het traject inhoudt. Of HKZ voor jou verplicht is, hangt dus af van de contracten die je wilt sluiten, niet van de wet.

Wat wel en niet verplicht is

Het onderscheid is het makkelijkst te maken met een tabel. Het gaat om wat een inkoper kan vragen, niet om wat de wet vraagt.

Situatie	HKZ verplicht?	Toelichting
Zorgkantoor (Wet langdurige zorg) of zorgverzekeraar (Zorgverzekeringswet)	Soms	Kan in de inkoopvoorwaarden staan. Lees de contracteisen van het specifieke zorgkantoor of de verzekeraar.
Gemeente (Wmo: Wet maatschappelijke ondersteuning, of Jeugdwet) bij aanbesteding	Soms	Certificatie kan een eis of een gunningscriterium zijn.
Particuliere klant of cliënt	Nee	Cliënten kunnen het keurmerk als voorkeur hebben, maar kunnen het niet afdwingen.
Zzp’er die een contract wil	Soms	Dat staat in de voorwaarden van de opdrachtgever. Zie ook HKZ voor zzp’ers.

Wat het voor jouw sector betekent, staat op voor wie is HKZ?. Heb je geen contract nodig waarin HKZ staat, dan is certificering een keuze.

Een eis in een aanbesteding is een contractvoorwaarde. Beoordeel die apart van de vraag of de wet iets voorschrijft. Controleer voor jouw vergunning of registratie bij de toezichthouder of HKZ een rol speelt; deze pagina onderzoekt dat niet.

Hoe controleer je of HKZ bij jouw opdrachtgever verplicht is?

Je hoeft niet te gokken. Er zijn drie plekken waar het staat.

De aanbestedingsdocumenten. Zoek in de selectieleidraad of het programma van eisen naar “keurmerk”, “certificaat” of “HKZ”. Staat het in de eisen met de tekst “moet”, dan is het een harde eis. Staat het bij “wenselijk” of “voordeel”, dan is het een pluspunt.
De inkoopvoorwaarden of het raamcontract. Bij zorgkantoren en verzekeraars staat de eis vaak in een bijlage over kwaliteit. Vraag de contactpersoon van de inkoop schriftelijk om de exacte passage.
Het gesprek met de inkoper. Vraag één duidelijke vraag en bewaar het antwoord.

Voorbeeldmail aan de inkoper

Gebruik dit als basis. Vul de brackets in en stuur het zo door.


Onderwerp: Vraag over kwaliteitseis in [naam aanbesteding / raamcontract]

Beste [naam],

In [document, datum] staat een eis over een kwaliteitskeurmerk.
Kunt u bevestigen of HKZ (en welk schema) een harde eis is, of dat
een ander erkend keurmerk ook volstaat? Dan kan ik mijn inschrijving
daarop afstemmen.

Met vriendelijke groet,
[naam, functie, organisatie]

Het antwoord bepaalt of je HKZ-traject nodig is. Als een ander keurmerk of ISO 9001 volstaat, is het verschil tussen HKZ en ISO 9001 de volgende vraag die je wilt beantwoorden.

Veelgemaakte fouten

Aannemen dat het overal verplicht is. Een aanbesteding van de ene gemeente zegt niets over die van de buurgemeente.
Alleen naar de website van de opdrachtgever kijken. Het echte criterium staat meestal in de aanbestedingsdocumenten.
Een certificaat halen zonder de eis te kennen. Je betaalt dan voor een schema dat de inkoper niet vraagt. Kijk eerst naar de schemas per branche.
HKZ en informatiebeveiliging door elkaar halen. Vraagt de opdrachtgever om bescherming van patiëntgegevens, dan is dat meestal een andere eis. Zie HKZ en NEN 7510.

Wat als HKZ wel verplicht is?

Volg dan het stappenplan. Kies eerst het juiste schema. Plan daarna de externe audit en reken de kosten en tijdlijn door. Het traject duurt maanden, dus begin ruim voor de inschrijfdatum.

Wat als je geen HKZ hebt?

Het gevolg is praktisch: je komt niet in aanmerking voor contracten die HKZ eisen. Accepteert een aanbesteding ook ISO 9001 of een ander keurmerk, dan is dat een alternatief. Dat staat dan in de tekst van de aanbesteding.

Een keurmerk is ook een middel om vertrouwen te tonen aan cliënten, verwijzers en samenwerkingspartners. Dat geldt ook zonder inkoopeis. Maar het is een keuze, geen plicht. Weeg de kosten af tegen wat je ermee wint. Het overzicht van die kosten staat op wat kost HKZ-certificering.

Wie twijfelt tussen HKZ en een ander keurmerk, kan de vergelijking op HKZ vs ISO 9001 gebruiken. De Europese zorgnorm NEN-EN 15224 komt op dezelfde pagina aan bod.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een fictieve kinderopvangorganisatie met vijf locaties ziet in een nieuwe aanbesteding van een gemeente een eis over kwaliteit. In de tekst staat: “Certificering is een eis voor gunning.” Dat is een harde eis. Of een lopend traject volstaat, staat in dezelfde documenten. Lees dat na of vraag het de inkoper.

Staat er in dezelfde gemeente een andere aanbesteding waarin “kwaliteitsbeleid” wordt gevraagd zonder het woord keurmerk, dan is HKZ niet verplicht. Een beleidsdocument volstaat dan. Dit verschil is precies waarom je de tekst van elke aanbesteding zelf moet lezen.

Checklist

Staat HKZ in de aanbesteding of het raamcontract als “moet”?
Welk HKZ-schema noemt de opdrachtgever?
Is er een termijn om het certificaat te overleggen?
Accepteert de opdrachtgever een ander keurmerk, zoals ISO 9001?
Heb je de vraag schriftelijk bevestigd gekregen?

Staat HKZ als “moet” in de aanbesteding, dan heb je het nodig voor dat contract. Anders is het een keuze die je weegt tegen de kosten.

Meer lezen

Voor wie is HKZ? - doelgroep en inkoop per sector
Veelgestelde vragen over HKZ - onder meer over geldigheid en kosten
Wat is HKZ? - het keurmerk in het kort