NEN 4400 verklaring: wat staat erop en hoe controleer je hem?
De NEN 4400-verklaring is in de praktijk de verklaring van registratie van de Stichting Normering Arbeid (SNA). Je downloadt hem uit het register van SNA , in het Nederlands of Engels. Volgens de SNA-FAQ toont de verklaring de datum waarop hij is gedownload. Het is dus een momentopname van de registratie, geen vaste verklaring met een einddatum.
Je controleert een verklaring daarom altijd twee keer: het document zelf en de registratie. Voor de stappen lees je SNA-register controleren. Voor de aanvraag zie SNA-keurmerk aanvragen.
Laatst gecontroleerd: 28 oktober 2026.
Verklaring of certificaat?
Er zijn twee documenten die vaak door elkaar worden gebruikt. Het eerste is de verklaring van registratie van SNA. Het tweede is het certificaat of rapport van de inspectie-instelling. Kiwa geeft bijvoorbeeld een eigen certificaat af en noemt dat een certificaat voor onbepaalde tijd. Daarnaast staat de onderneming dan in het register.
Vraag bij een leverancier daarom welk document hij bedoelt. Het register van SNA blijft de bron van waarheid voor de status.
Wat staat er op de verklaring?
SNA beschrijft de inhoud van de verklaring niet in de FAQ, behalve de downloaddatum. Het register zelf toont per onderneming de naam, het adres, het KvK-nummer en de geïnspecteerde activiteiten. Controleer op je eigen verklaring dus minimaal naam, KvK-nummer, activiteit en datum. Wat er verder op staat, kan per periode verschillen.
Omdat de datum de downloaddatum is, zegt hij niets over de datum van de inspectie. Een leverancier kan vandaag een verklaring downloaden, ook als de laatste inspectie al maanden geleden was.
Wat bewijst de verklaring wel en niet?
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Stond de onderneming op de downloaddatum in het register? | Ja, dat toont de verklaring |
| Is de onderneming nu nog geregistreerd? | Alleen het register is leidend |
| Heeft de onderneming alles correct nageleefd? | Nee, het is een inspectieresultaat op een steekproef, geen garantie |
| Vervangt de verklaring een Wtta-toelating? | Nee, zie Is het SNA-keurmerk verplicht? |
| Geldt de verklaring voor alle activiteiten? | Alleen voor de geregistreerde activiteiten |
Een fictief voorbeeld
Uitzendbureau Delta ontvangt van een nieuwe uitlener een verklaring van oktober 2026. Delta zoekt de uitlener op KvK-nummer op in het register en ziet de activiteit “ter beschikking stellen van arbeid”. Delta downloadt zelf een nieuwe verklaring en bewaart die met een screenshot van het register.
Twee maanden later staat de uitlener niet meer in het register. De oude verklaring is dan geen bruikbaar bewijs meer. Dit voorbeeld is fictief.
Hoe controleer je een verklaring?
- Vraag de verklaring op en noteer de datum die erop staat.
- Zoek de onderneming op via het KvK-nummer in het register. Zie SNA-register controleren.
- Vergelijk de geregistreerde naam, het KvK-nummer en de activiteit met de verklaring en met je contract.
- Download zelf een actuele verklaring en bewaar die met de datum van je controle.
Een verklaring zonder registratie is geen bewijs van de actuele status. Een registratie voor een andere activiteit is ook niet voldoende voor jouw opdracht.
Welke gegevens controleer je?
| Gegeven | Waarom het telt | Hoe je het controleert |
|---|---|---|
| Statutaire naam | Moet overeenkomen met contract en factuur | Vergelijk letterlijk, ook met komma’s en afkortingen |
| KvK-nummer | Unieke identificatie van de rechtspersoon | Zoek op het nummer in het register |
| Activiteit | Bepaalt of de registratie past bij jouw opdracht | Lees de activiteit naast je contractomschrijving |
| Datum op de verklaring | Is de downloaddatum, geen inspectiedatum | Download zelf een nieuwe op de dag van controle |
Veelgemaakte fouten
- Alleen de pdf bewaren. Zonder registratiecontrole weet je niet of de status nog geldt.
- Een verklaring van een andere entiteit. Een groepsmaatschappij staat niet altijd onder dezelfde registratie. Zoek op KvK-nummer.
- De activiteit negeren. Een verklaring voor aanneming van werk bewijst niet dat ter beschikking stellen is geïnspecteerd.
- Een oude pdf als bewijs gebruiken. Een verklaring van drie jaar terug zegt niets over vandaag.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een verklaring geldig?
SNA schrijft: “Er is geen specifieke geldigheidsduur voor een registratie.” De verklaring toont alleen de downloaddatum. Wat dat betekent voor de status, lees je op Geldigheid SNA-keurmerk.
Wat als de verklaring niet overeenkomt met het register?
Volg het register, niet het document. Vraag de onderneming om uitleg en bewaar beide stukken. Bij twijfel kun je de inspectie-instelling om bevestiging vragen.
Wanneer vraag je een verklaring op?
Bij het begin van een samenwerking, bij verlenging van het contract en bij een aanbesteding. Stel een vaste termijn in voor herhaling, bijvoorbeeld per kwartaal. SNA schrijft geen frequentie voor, dus dit is je eigen keuze. Met de gratis attenderingsservice van SNA ontvang je per e-mail wijzigingen in het register.
Wat zegt een verklaring niet?
Een verklaring zegt niet dat een onderneming elke maand correct loon betaalt. Ze zegt niet dat alle medewerkers rechtmatig zijn ingezet, en ze zegt niets over de toekomst. De inspectie is een steekproef op een moment. Zie wat de audit controleert voor de reikwijdte.