BRL 9500 controle: interne en externe controles
Onder BRL 9500 worden energielabels op twee manieren gecontroleerd. Het bedrijf doet zelf interne controles, en een certificatie-instelling (CI) doet externe controles en audits. Wie een afwijking vindt, bepaalt wat er daarna gebeurt: een korte termijn om te herstellen, een schorsing of in het ergste geval intrekking van het certificaat.
De eisen staan in de beoordelingsrichtlijn BRL 9500-W van InstallQ, hoofdstukken 6 en 7. Die controles werken alleen als de registratie in EP-Online klopt, want daar haalt de CI haar steekproef vandaan. Hoe het bedrijf zich laat certificeren, lees je op bedrijfscertificering.
Het verschil tussen interne en externe controle
Interne controles doet het bedrijf zelf, met een eigen auditor. Die auditor moet onafhankelijk zijn van het werk dat hij controleert. Externe controles doet de CI. Die kijkt of het bedrijf de eisen blijvend haalt, en of de energielabels kloppen.
| Interne controle | Externe controle | |
|---|---|---|
| Wie | Het bedrijf zelf | De certificatie-instelling |
| Wat | Het kwaliteitssysteem en een deel van de rapporten | De organisatie en een steekproef van de rapporten |
| Hoe vaak | Minstens één interne audit per jaar | Een organisatieaudit per jaar, en projectcontroles |
| Resultaat | Vastgelegd in een register, met de gevonden afwijkingen | Vastgelegd in een rapport, met de sanctie die volgt |
Interne controles: wat het bedrijf zelf doet
Het bedrijf voert elk jaar interne audits uit. Die audit kijkt of het kwaliteitssysteem werkt zoals het in het handboek staat. Binnen het eerste halfjaar na de toelating moet de eerste audit er zijn.
Daarnaast controleert het bedrijf een deel van de rapporten die elke adviseur registreert. Dat deel is minstens 2 procent per adviseur, per subdeelgebied, per jaar. De helft daarvan wordt op dossier gecontroleerd. De andere helft gebeurt in het werk, dus op de locatie. Bij bestaande woningen of oplevering geldt dat. Rapporten voor een toets aan de regels van het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) worden alleen op dossier gecontroleerd. De controles vinden bij voorkeur binnen drie maanden na registratie plaats.
Een voorbeeld maakt dat concreet. Adviseur Sanne de Vries van het fictieve bedrijf Haagsma Energieadvies BV registreerde vorig jaar 100 rapporten voor bestaande woningen. Dan controleert het bedrijf minstens 2 van haar rapporten. Eén op dossier en één in het werk. Het bedrijf legt het resultaat vast in het register.
Registreert het bedrijf meer dan 1000 rapporten per jaar, dan voert het elk kwartaal dossiercontroles uit. Van een nieuwe adviseur controleert het bedrijf ook extra rapporten direct na de registratie.
Externe controles: wat de certificatie-instelling doet
De CI controleert twee dingen. Eerst de organisatie, daarna de projecten. De organisatieaudit gebeurt elk jaar. Dat noemt de CI een jaarlijkse opvolging. Zie ook het Kiwa-overzicht van de opvolging .
Voor de projectcontroles kiest de CI een steekproef. Een half jaar na de toelating, en daarna elk jaar, controleert de CI minstens 0,5 procent van de rapporten per adviseur. Dat is nooit minder dan twee rapporten per adviseur. Van de eerste twee rapporten wordt er één achteraf in het werk gecontroleerd en één op dossier.
Adviseurs die minder dan 50 rapporten per jaar registreren, krijgen één controle per jaar. Dat wisselt tussen een controle in het werk en een controle op dossier.
Daarnaast kan een CI gericht controleren, bijvoorbeeld na een klacht. Vraag bij je CI na hoe zij dat aanpakken.
Wat gebeurt er bij een afwijking?
Niet elke afwijking is even zwaar. De richtlijn maakt onderscheid tussen niet-kritieke en kritieke afwijkingen. Een kritieke afwijking raakt direct de kwaliteit van het werk. De tabel laat zien wat er daarna gebeurt.
| Situatie | Wat de CI vraagt | Termijn |
|---|---|---|
| Niet-kritieke afwijking bij de organisatie | Schriftelijke corrigerende maatregelen | Binnen drie maanden |
| Kritieke afwijking bij de organisatie | Corrigerende maatregelen, en een extra controle als die niet voldoen | Maatregelen binnen één maand, extra controle binnen drie maanden |
| Kritieke afwijking in een project | Het rapport opnieuw registreren na herstel | Na het opheffen van de afwijking |
| Schorsing | Een plan van aanpak, het certificaat mag niet gebruikt worden | Maximaal zes maanden |
| Schorsing niet opgeheven | Intrekking van het certificaat | Na zes maanden |
Bij een projectafwijking is er een grens. De marge hangt af van het primair fossiel energiegebruik (EP2) van de woning. Tot en met 125 kWh/m² per jaar is de marge 10 kWh/m² per jaar. Tussen 125 en 435 kWh/m² per jaar is de marge 8 procent. Boven 435 kWh/m² per jaar is de marge 35 kWh/m² per jaar. Overschrijdt de afwijking die marge, dan is dat een kritieke afwijking (paragraaf 7.2.6.2).
Intrekking van het bedrijfscertificaat gaat niet vanzelf met alle labels mee. Alleen de rapporten uit de periode van het besluit verdwijnen uit EP-Online, en alleen als de steekproef nog niet is gedaan of de schorsing door slechte projectcontroles komt. Meer over de gevolgen lees je op EP-Online registratie.
Wat gebeurt er met de adviseur?
Ook de individuele adviseur kan gevolgen krijgen. Na één kritieke afwijking kan de CI de adviseur een gele vlag geven. Die is zichtbaar in het Centraal Register Techniek, voor de adviseur, het bedrijf en de CI.
De gele vlag verdwijnt na twee jaar zonder nieuwe kritieke afwijkingen, en zodra de adviseur weer volledig meewerkt aan de controles. Krijgt de adviseur een tweede gele vlag, dan trekt InstallQ de vakbekwaamheid in. Ook bij fraude, of bij twee opeenvolgende jaren met een kritieke afwijking, kan InstallQ de vakbekwaamheid intrekken. Een voorbeeld daarvan is het registreren van een basisopname terwijl een detailopname nodig was. Zie basisopname of detailopname.
Zonder vakbekwaamheid mag de adviseur geen rapporten meer opstellen. Hij moet dan het volledige examen opnieuw doen. Hoe het examen werkt, staat op het EP-adviseur examen.
Veelgestelde vragen
Mag een bedrijf een controle weigeren?
Nee. Het bedrijf moet meewerken aan de organisatiegerichte en projectgerichte controles. Weigert het, dan trekt de CI het certificaat in. Dat geldt ook na beëindiging: wie het certificaat stopt, moet nog mee blijven werken aan de controle van de rapporten die al zijn afgegeven.
Wat is een kritieke afwijking precies?
Een kritieke afwijking raakt direct de kwaliteit van het werk. Denk aan een ontbrekend verplicht onderdeel in het handboek, of aan een rapport waarvan de uitkomst te ver afligt van de controle. Niet elke fout is kritiek. Bij de organisatie gaat het om een ontbrekend verplicht onderdeel in het handboek of een delegatie aan niet-gecertificeerde partijen. Bij projecten gaat het om een afwijking die boven de toegestane marge uitkomt.
Hoe vaak gebeurt een controle bij een nieuw bedrijf?
De eerste externe projectcontrole volgt een half jaar na de toelating. Daarna volgt elk jaar een nieuwe controle. Het bedrijf zelf controleert vanaf de eerste maanden al rapporten. Zie BRL 9500 bedrijfscertificering voor het toelatingsonderzoek.
Meer lezen
- Bedrijfscertificering: wat het bedrijf moet regelen vóór de controles
- EP-Online registratie: de registratie waar de steekproef uit komt
- Veelgestelde vragen over BRL 9500: de meest gestelde vragen op een rij