PSO-certificaat verlengen: aaneensluitend hercertificeren
Een PSO-certificaat is maximaal twee jaar geldig en eindigt automatisch na die twee jaar. Wil je aansluitend verder, dan dien je een nieuwe definitieve aanvraag in via MijnPSO, en laat je een nieuwe audit uitvoeren. Volgens de PSO-handleiding 2.6 van TNO , paragrafen 2.2.2 tot en met 2.2.5, dien je die aanvraag in de maand vóór de einddatum in. Hoe de aanvraag zelf werkt, staat op PSO-certificaat aanvragen en kosten. Wat de nieuwe audit inhoudt, staat op PSO-audit.
Hercertificering is geen verlenging van je oude certificaat. Het is een volledig nieuwe aanvraag op basis van de handleiding die dan geldt. PSO-Nederland past die handleiding twee keer per jaar aan, op 1 april en 1 oktober. Daarmee vallen er ook nieuwe regels onder, die je vooraf moet kennen.
Op deze pagina
- Aaneensluitend verlengen
- Voortijdig hercertificeren
- Na een jaar te laat
- Extra eis bij hercertificering: gesprekken
- Wat er gebeurt bij wijzigingen in je organisatie
- Verlengen vanuit de Aspirant-status
- Stappenplan voor verlenging
Aaneensluitend verlengen
Het doel is dat je nieuwe certificaat direct aansluit op het oude. Daarvoor dien je in de maand vóór de einddatum een nieuwe definitieve aanvraag in. De ingangsdatum van het nieuwe certificaat is de eerste dag van de maand na indiening, niet de dag van de audit.
| Moment | Wat je doet |
|---|---|
| Twee tot drie maanden vóór de einddatum | Rekentool bijwerken met de gegevens van het nieuwe peiljaar, en audit plannen |
| De maand vóór de einddatum | Definitieve aanvraag indienen in MijnPSO |
| Na indiening | Audit uitvoeren, daarna het nieuwe certificaat ontvangen |
De handleiding maakt de organisatie zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen en het laten uitvoeren van de audit. Een aansluitend certificaat kan een eis zijn van publieke opdrachtgevers. Zonder aaneensluitende verlenging kun je dan een opdracht kwijtraken, ook als je bedrijf inhoudelijk op niveau is.
Het nieuwe certificaat gaat in op de eerste dag van de maand na je definitieve aanvraag. Dien je dus in de juiste maand in, dan voorkom je een gat tussen twee certificaten.
Voortijdig hercertificeren
Je kunt ook eerder opnieuw aanvragen, binnen de lopende termijn. Dat kan nodig zijn als je wilt bijcertificeren, of als je een onderliggende entiteit apart wilt laten certificeren. Ook dan moet je een nieuwe definitieve aanvraag indienen, met daarin alle entiteiten die je dan meeneemt.
Let op: als er al een certificaat geldt op een KvK-nummer dat opnieuw wordt gecertificeerd, vervalt het eerdere certificaat waar dat nummer deel van uitmaakte. Bij voortijdige hercertificering zijn in sommige gevallen extra kosten van toepassing. Die staan op de site van MijnPSO.
Na een jaar te laat
De handleiding geeft een specifieke regel. Een definitieve aanvraag binnen één jaar na de einddatum geldt voor de kwalitatieve eisen als verlenging of hercertificering. Dat is belangrijk, want het betekent dat je niet opnieuw als nieuwe aanvrager start. Dien je een jaar of later na de einddatum aan, dan geldt de aanvraag voor de kwalitatieve eisen als een eerste aanvraag.
Praktisch gezien: wie een jaar te laat is, moet de kwalitatieve eisen opnieuw als eerste aanvraag doorlopen. Dat kan betekenen dat je dossiers opnieuw moet opbouwen. Zie PSO-eisen per trede.
Extra eis bij hercertificering: gesprekken
Bij hercertificering geldt een aanvullende eis voor functioneren en ontwikkeling. In minimaal 80% van de onderzochte personeelsdossiers moet een verslag van een gesprek over functioneren en ontwikkeling aanwezig zijn. Dat verslag mag een notitie of registratie zijn, en moet laten zien dat beide onderwerpen doelgericht zijn besproken. De 80% wordt naar boven afgerond op hele dossiers. Bij detachering of uitzending volstaat een verslag van een driegesprek met medewerker, inlener en detacheerder.
Kom je uit de Aspirant-status, dan geldt deze 80%-norm nog niet bij je eerste trede-audit. Een aanvraag voor de Aspirant-status telt als nulde aanvraag. Bij de aanvraag daarna moet je de norm wel halen.
Dit is de eis die de meeste organisaties bij hercertificering laat struikelen. De gesprekken vinden vaak plaats, maar worden niet vastgelegd. Begin met het bijhouden van die verslagen vóór de audit, niet erna.
Wat er gebeurt bij wijzigingen in je organisatie
Verandert er na de toekenning iets in je organisatie, bijvoorbeeld door een naamswijziging bij een overname of fusie, dan kan dat niet met terugwerkende kracht op het certificaat worden gezet. Verandert een KvK-nummer, dan vervalt de PSO-erkenning voor dat nummer. De erkenning gaat niet over naar het nieuwe nummer. Een fusie kan dus betekenen dat je opnieuw moet aanvragen.
PSO-gecertificeerde organisaties staan tot het einde van de certificering op de website van PSO-Nederland. Tot een jaar na afloop blijven ze in de online marktplaats van MijnPSO staan.
Verlengen vanuit de Aspirant-status
Een Aspirant-status kan maar één keer aansluitend worden verlengd. Daarna moet je een trede halen of de status laten vervallen. De handleiding vermeldt ook dat je bij verlenging kunt terugvallen van een trede naar de Aspirant-status. Dat gebeurt als je de kwantitatieve of kwalitatieve norm bij de nieuwe audit niet haalt.
Voor de Aspirant-status is de reflectie op het vorige plan verplicht. Zie het aspirant-plan van aanpak.
Stappenplan voor verlenging
Wie een aansluitend certificaat wil, werkt het best met een vaste volgorde. De handleiding eist één vaste termijn: de nieuwe aanvraag in de maand vóór de einddatum. De andere termijnen hieronder zijn een praktische planning, geen eis.
Minstens vier maanden vóór de einddatum: check je cijfers
Bereken je huidige trede met de rekentool, met het nieuwe peiljaar. Vergelijk het resultaat met de vorige aanvraag. Let op verschillen in medewerkers en fte.
Drie maanden vóór de einddatum: plan de audit
Vraag offertes aan bij certificerende instellingen en plan de audit. De auditor levert een agenda een week vooraf.
Twee maanden vóór de einddatum: verzamel het bewijs
Zet de dossiers van de doelgroepmedewerkers op orde. Controleer voor de hercertificering dat de gesprekken over functioneren en ontwikkeling zijn vastgelegd.
De maand vóór de einddatum: dien de aanvraag in
Dien de definitieve aanvraag in via MijnPSO. Het nieuwe certificaat gaat in op de eerste dag van de maand na indiening.
Na indiening: houd de audit vast
Zorg dat alle bewijsstukken beschikbaar zijn voor de auditor. Bij ontbrekend bewijs heb je twee weken om het aan te vullen.
Checklist voor de verlenging
- Staat de einddatum van het huidige certificaat in je agenda, met een herinnering voor de indiening?
- Zijn de rekentool-gegevens bijgewerkt naar het nieuwe peiljaar?
- Zijn de KvK-documenten van maximaal zes maanden oud?
- Zijn er gesprekken over functioneren en ontwikkeling vastgelegd, bij minimaal 80% van de dossiers?
- Zijn de onderliggende entiteiten nog juist opgegeven?
- Is de audit gepland, met een duidelijke datum?
Wat je bij een gat tussen certificaten verliest
Een gat tussen twee certificaten betekent dat je even niet als gecertificeerd geldt. Voor opdrachtgevers die een aansluitend certificaat eisen, kan dat een opdracht kosten. Het gat ontstaat vooral doordat de nieuwe aanvraag te laat is ingediend, niet door de audit zelf. Daarom is de maand vóór de einddatum als indiendatum zo belangrijk.
Lees ook
- Voor wie is de PSO-Prestatieladder? geeft de toetsen voor een nieuwe aanvraag.
- PSO bij aanbestedingen legt uit waarom een aansluitend certificaat voor opdrachten telt.