Incidentregistratie onder ISO 45001: welke velden heb je nodig?

Een incidentregistratie onder ISO 45001 is een overzicht van alle ongevallen en bijna-ongevallen, met datum, aard, gevolg, oorzaak en actie. Voor de wet moet je minimaal bijhouden welke ongevallen je gemeld hebt en welke meer dan drie dagen verzuim veroorzaakten. De norm vraagt daarnaast om het leren van incidenten. Dat lukt alleen met een register waarin je ook de oorzaak en de opvolging vastlegt. Deze pagina laat zien welke velden daarin horen. De wettelijke regels komen van de Nederlandse Arbeidsinspectie . De eisen van de norm vind je bij de eisen van ISO 45001, en welke documenten daarbij horen bij verplichte documenten.

Op deze pagina

Je leest wat de Arbeidsinspectie van de werkgever verwacht, hoe het register eruitziet in een praktijkvoorbeeld, en welke fouten we het vaakst zien. Aan de kant van de norm gaat het om hoofdstuk 10.2.

Wat moet je direct melden?

Eerst de wettelijke meldplicht, want daar gaat het vaak mis. Volgens de Nederlandse Arbeidsinspectie moet de werkgever een ongeval met ziekenhuisopname, blijvend letsel of een dodelijke afloop direct melden. Een opname van enkele uren telt ook als ziekenhuisopname. Blijkt later dat de opname of het blijvend letsel er toch is, dan meld je het alsnog direct. Twijfel je of een ongeval meldingsplichtig is? Meld het dan. De Arbeidsinspectie beoordeelt of het onder de meldplicht valt.

Melden kan 24 uur per dag, 7 dagen per week, via 0800-5151 of het online formulier van de Arbeidsinspectie. Wacht niet tot je register op orde is.

Het register is een ander ding dan de melding. Je houdt het intern bij, en het moet ook de ongevallen bevatten die je niet hoefde te melden.

Wat het register minimaal bevat

De Arbeidsinspectie vraagt dat je een register bijhoudt van alle gemelde ongevallen en van ongevallen die meer dan drie dagen verzuim veroorzaakten. Minimaal leg je de datum en de aard van het ongeval vast. Medewerkers mogen het register inzien. Voor een ISO 45001-systeem wil je meer: ook de oorzaak en de opvolging.

Voorbeeld van een register

Het voorbeeld hieronder is fictief. Het toont de velden die een productiebedrijf van 120 medewerkers gebruikt.

Datum	Type	Beschrijving	Locatie	Letsel en verzuim	Melding Arbeidsinspectie	Oorzaak	Maatregel	Eigenaar	Gesloten op
03-02	Ongeval	Vinger gekneusd bij het vervangen van een messenblad	Lijn 2	EHBO, geen verzuim	Nee	Blad niet vergrendeld tijdens wissel	Vergrendelingsprocedure en checklist	Teamleider lijn 2	17-02
11-03	Bijna-ongeval	Pallet valt bijna van vork bij het laden	Magazijn	Geen	Nee	Te zware last op de vork	Maximale last zichtbaar op de vork	Magazijnchef	25-03
22-05	Ongeval	Val van twee meter bij het klimmen op een stelling	Magazijn	Ziekenhuisopname	Ja, direct	Ladder niet gecontroleerd	Klimmiddelen dagelijks check, toezicht bij stelling	Preventiemedewerker	Open

Let op de laatste regel. Die wordt pas gesloten als de maatregel is ingevoerd en de effectcontrole is gedaan. De maatregel alleen is niet genoeg. De auditor vraagt om het bewijs dat het werkt.

De velden die je niet mag vergeten

Datum en tijd. Nodig voor de tijdlijn en het verzuimoverzicht.
Aard van het incident. Ongeval, bijna-ongeval of ongewenste situatie.
Gevolg voor de persoon. Welk letsel, welk verzuim, of geen.
Melding. Of je het hebt gemeld en wanneer.
Oorzaak. De werkelijke oorzaak, niet alleen “medewerker was onoplettend”.
Maatregel en eigenaar. Wie zorgt dat het niet opnieuw gebeurt.
Sluitdatum. Wanneer is de maatregel gecontroleerd op effect?

Het bijna-ongeval hoort in het register. Wie alleen ongevallen registreert, mist de signalen die het meeste leren opleveren. Zie gevaren identificeren en risico’s beoordelen voor hoe je die signalen koppelt aan je risico’s.

Veelgemaakte fouten

Alleen het ongeval registreren. Bijna-ongevallen blijven dan buiten beeld, en daar leer je het meest van.
De oorzaak invullen als “menselijke fout”. Dat is een begin, geen oorzaak. Vraag door: waarom kon de fout gebeuren?
De melding vergeten te koppelen. Een ongeval dat meldingsplichtig was maar niet is gemeld, is een ernstige tekortkoming.
Het register alleen in de HR-map houden. De preventiemedewerker en het management moeten het ook zien. Zie werknemersparticipatie.
Geen sluitdatum. Een open regel van twee jaar geleden zegt de auditor dat de opvolging niet werkt.

Hoe gebruik je het register bij de audit?

De auditor vraagt meestal om het register van de afgelopen twaalf maanden en om een paar voorbeelden die je kunt uitleggen. Kies een ongeval en een bijna-ongeval, en laat zien hoe de oorzaak is onderzocht en de maatregel is gecontroleerd. Dat laat zien dat het systeem leert. Het is ook een goed moment om de interne audit te gebruiken om te toetsen of het register compleet is.

Stappen na een ongeval

Het register wordt pas nuttig als je het op het juiste moment gebruikt. Na een ongeval loop je deze stappen door:

Zorg eerst voor de persoon. Verleen eerste hulp, bel de hulpdiensten als dat nodig is en houd de plek veilig.
Meld bij de Arbeidsinspectie als het moet. Bij ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden meld je direct, via 0800-5151 of het online formulier.
Leg het feit vast. Datum, tijd, plek, betrokkenen en wat er gebeurde. Doe dat dezelfde dag, zolang het nog vers is.
Zoek de oorzaak. Gebruik een eenvoudige methode zoals de vijf keer waarom. Vraag de betrokkene en een getuige.
Kies een maatregel. Liefst een die de bron wegneemt, niet alleen de werker waarschuwt.
Wijs een eigenaar aan en een datum. Zonder die twee is de maatregel niet af.
Controleer het effect. Na een afgesproken periode kijk je of de situatie echt veiliger is. Pas dan sluit je de regel.

De stappen hebben ook een ISO 45001-kant. Het incident is input voor de risicoanalyse, en de maatregel hoort in je beheersing. Zie gevaren identificeren en risico’s beoordelen en noodsituaties voor wat er bij grotere incidenten komt kijken.

Waarom bijna-ongevallen het meest opleveren

Een bijna-ongeval kost niemand letsel, maar het laat zien waar het systeem wringt. Als een pallet bijna van de vork valt, is de vraag niet of iemand beter moet opletten. De vraag is waarom de pallet zo zwaar was en waarom niemand zag dat de last te hoog was. Die vraag leidt tot een betere werkplek, en dat voorkomt het echte ongeval.

Moedig medewerkers aan om bijna-ongevallen te melden. Dat lukt alleen als melden niet leidt tot straf. Een korte mondelinge melding, zonder naam als dat gewenst is, werkt vaak beter dan een formulier dat niemand invult.

Koppeling met de audit

Bij de audit vraagt de auditor om een voorbeeld van een ongeval en van een bijna-ongeval. Hij wil zien hoe je de oorzaak hebt onderzocht en hoe je de effectiviteit hebt gecontroleerd. Een register met alleen dichte regels en een korte omschrijving is niet genoeg. Dan blijft de vraag open of het systeem werkt.

Veelgestelde vragen

Moet ik elk bijna-ongeval melden bij de Arbeidsinspectie? Nee. Meldplicht geldt voor ongevallen met ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden. Bijna-ongevallen registreer je wel intern.

Hoe lang bewaar ik het register? De Arbeidsinspectie-pagina noemt geen bewaartermijn. Wij hebben er ook geen bevestigd. Stel zelf een termijn vast en leg die vast in je beleid.

Is een papieren register voldoende? Dat kan, zolang het compleet en vindbaar is. Digitaal is makkelijker voor trends en opvolging.

Wat als er geen ongevallen zijn geweest? Dan heb je een register met nul regels. Dat is geen probleem, maar leg wel vast dat je het hebt bijgehouden en dat er niets is voorgevallen.

Bronnen

Nederlandse Arbeidsinspectie: arbeidsongevallen : meldplicht, registratie en telefoonnummer.
ISO: de 45000-familie : de plaats van ISO 45001 in de familie.