Verslag interne audit ISO 14001: template met voorbeeld
Een verslag van een interne audit ISO 14001 is het document waarin je vastlegt wat je hebt getoetst, wat je hebt gevonden en wat je daaraan gaat doen. Het is het bewijs dat je systeem zichzelf controleert. ISO 14001 vraagt in clausule 9.2 om een auditprogramma en om bewaarde informatie over de uitkomsten (ISO 14001 ). De externe auditor vraagt bij de certificeringsaudit naar het verslag en wil zien dat je er iets mee doet. Hieronder vind je de opbouw, een ingevuld voorbeeld en veelgemaakte fouten. Richtlijnen voor het uitvoeren van audits staan in ISO 19011 . Meer over de audit zelf lees je op interne audit ISO 14001.
Wat moet er in een verslag staan?
Een goed verslag is kort. Vijf onderdelen zijn genoeg, als ze kloppen. De norm schrijft de vorm niet voor. Hij vraagt wel dat je de auditresultaten als gedocumenteerde informatie bewaart en dat de directie ze kent.
| Onderdeel | Wat erin staat | Waarom de auditor het wil zien |
|---|---|---|
| 1. Algemene gegevens | Datum, locatie, auditor, geauditeerde afdeling, scope | Laat zien wat er is getoetst en door wie |
| 2. Auditcriteria | De clausules van de norm en je eigen procedures | Toont dat je tegen de juiste eisen hebt getoetst |
| 3. Bevindingen | Per clausule: conformiteit, observatie of afwijking, met bewijs | Het hart van het verslag |
| 4. Corrigerende maatregelen | Per afwijking: oorzaak, actie, verantwoordelijke, datum | Laat zien dat je afwijkingen oplost |
| 5. Conclusie en goedkeuring | Samenvatting, datum en handtekening of akkoord van de directie | Laat zien dat de directie het resultaat kent |
Het verschil tussen conformiteit, observatie en afwijking
Drie begrippen komen steeds terug. Gebruik ze precies, zoals de externe auditor dat ook doet.
- Conformiteit: het voldoet aan de eis, en je hebt bewijs gezien. Bijvoorbeeld: de afvalregistratie is compleet voor de afgelopen zes maanden.
- Observatie: het voldoet, maar er is ruimte voor verbetering. Bijvoorbeeld: de werkinstructie is wel aanwezig maar moeilijk te vinden op de werkvloer.
- Afwijking: de eis wordt niet nageleefd of het systeem werkt niet. Bijvoorbeeld: de lekbak onder de olietank is niet geïnspecteerd in het afgelopen jaar.
Een observatie is geen afwijking, en andersom. Haal je ze door elkaar, dan merkt de externe auditor dat snel.
Een ingevuld voorbeeld
Het onderstaande voorbeeld is fictief. Het gaat om een kleine drukkerij met 40 medewerkers die de interne audit uitvoert op de afdeling inkoop en de productie. De tabel laat zien hoe je een bevinding opschrijft.
| Nr | Clausule | Bevinding | Type | Bewijs | Actie | Verantwoordelijke | Gereed |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 7.5 | Documenten zijn gedateerd en goedgekeurd | Conformiteit | Steekproef van 5 werkinstructies | Geen | n.v.t. | n.v.t. |
| 2 | 8.1 | Chemicaliënlijst niet bijgewerkt na nieuwe inkt | Afwijking | Veiligheidsinformatieblad ontbreekt in map | Lijst bijwerken en blad toevoegen | Inkoopmanager | 15 januari |
| 3 | 7.3 | Medewerkers kennen de afvalscheidingsregels, maar het bord staat laag | Observatie | Gesprekken met 4 operators | Bord verhogen en verplaatsen | Productiemanager | 31 januari |
Let op drie dingen in dit voorbeeld. Elke afwijking heeft een clausule, een beschrijving en bewijs. De conformiteit is ook opgeschreven, zodat de lezer ziet dat je het hebt gecontroleerd. En de observatie krijgt wel een actie, maar staat niet als afwijking genoteerd.
Schrijf het bewijs op als feit. “Ik heb gekeken” is geen bewijs. “Steekproef van 5 werkinstructies, allemaal gedateerd en goedgekeurd” wel.
Zo bouw je het verslag op
Leg de scope vast
Schrijf op welke afdelingen, locaties en clausules je hebt gecontroleerd. Verwijs naar het auditprogramma als je dat hebt. Zonder scope is het niet duidelijk wat je wel en niet hebt getoetst.
Noteer het bewijs tijdens de audit
Maak aantekeningen per clausule, terwijl je loopt en praat. Schrijf op wat je hebt gezien, gelezen of gehoord, en van wie. Dit is de bron voor het verslag.
Scheid de bevindingen
Zet elke bevinding in de juiste categorie: conformiteit, observatie of afwijking. Twijfel je? Vraag de geauditeerde medewerker om het bewijs te laten zien.
Zet de afwijkingen om in corrigerende maatregelen
Per afwijking noteer je de oorzaak, de actie, de verantwoordelijke en de datum. De oorzaakanalyse is hier belangrijk. De werkwijze staat op afwijkingen en verbetering bij ISO 9001, die voor ISO 14001 hetzelfde is.
Laat de directie het verslag zien
De auditresultaten horen bij de invoer voor de directiebeoordeling (clausule 9.3, zie de eisen van ISO 14001). Zo weet de directie wat er speelt en kan ze middelen vrijmaken.
Wat de externe auditor wil zien
De externe auditor kijkt niet alleen naar het verslag. Hij kijkt of het verslag klopt met de praktijk. Hij vraagt door op een paar punten:
- Zijn de auditors onafhankelijk van wat ze controleren? Iemand die zijn eigen werk controleert, levert een zwak verslag op.
- Zijn afwijkingen opgevolgd? Een open afwijking uit een vorige audit zonder actie is een bevinding op zich.
- Zijn de acties echt gedaan? Hij vraagt om het bewijs van de actie, niet alleen om de regel in het verslag.
- Is het verslag tijdig afgerond? Als de audit maanden geleden is en het verslag ontbreekt, wijst dat op een gebrek in het systeem.
Meer over wat de externe audit toetst lees je op het auditproces en in de ISO 14001 checklist.
Veelgemaakte fouten
- Alles is conform. Een verslag zonder één bevinding of observatie roept vragen op. Ook een goed systeem heeft meestal verbeterpunten.
- Observaties die als afwijking staan. Dat maakt je systeem slechter dan het is, en je besteedt er onnodig werk aan.
- Geen bewijs bij de bevinding. “Gecontroleerd” is geen bewijs. Noteer wat je hebt gezien.
- Acties zonder verantwoordelijke of datum. Een actie zonder naam en datum wordt nooit afgerond.
- Het verslag wordt niet opgevolgd. Een verslag dat in een map ligt, is geen bewijs van verbetering.
Veelgestelde twijfels
Moet het verslag digitaal? Nee, de vorm is vrij. Een digitaal document of een formulier werkt, zolang het bewijs terug te vinden is.
Hoe lang bewaar ik het verslag? De norm noemt geen vaste termijn. Bewaar het in elk geval tot de volgende audit is afgerond en alle acties zijn gesloten, en leg je eigen bewaartermijn vast in je procedure.
Mag een collega van een andere afdeling auditen? Ja, zolang hij niet zijn eigen werk controleert. De norm vraagt objectiviteit en onpartijdigheid van de auditor.
Volgende stap
Gebruik dit format als basis en pas het aan je eigen processen aan. Wil je het hele proces van voorbereiding tot verslag doorlopen, lees dan de interne audit met checklist per clausule. Voor de milieuaspecten die je onderzoekt, zie milieuaspecten bepalen.