ISO 14001 offerte vergelijken: wat moet er in staan?
Een goede ISO 14001 offerte bevat de scope, het aantal auditdagen per fase, de accreditatie van de certificerende instelling en een specificatie van wat er bij de prijs hoort. Vergelijk offertes alleen als ze over hetzelfde gaan. Anders vergelijk je appels met peren. Een geaccrediteerde instelling heeft een accreditatie van een instantie als de Raad voor Accreditatie (RvA) . Hieronder vind je een checklist, een voorbeeld met drie offertes en de valkuilen die bedrijven het vaakst raken. Wat het traject totaal kost, staat op kosten en tijdlijn. Hoe een audit verloopt, lees je bij het auditproces.
Welke onderdelen moet een offerte bevatten?
Er zijn zes onderdelen die bij elke offerte terug moeten komen. Ontbreekt er één, vraag er dan naar voordat je vergelijkt.
| Onderdeel | Wat je moet zien | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Scope | Welke locaties, afdelingen, activiteiten en processen | Bepaalt welke audit je koopt |
| Auditdagen | Aantal dagen per fase: eerste audit, surveillance, hercertificering | Grootste kostenpost, vaak in dagen geprijsd |
| Accreditatie | Dat de instelling door de RvA (of een gelijkwaardige nationale accreditatie-instantie) is geaccrediteerd | Aanbestedingen en opdrachtgevers vragen er vaak om. Check hun eisen |
| Reisdagen en -kosten | Of die in de prijs zitten of los worden gefactureerd | Kan een flink deel van het totaal uitmaken |
| Voorbereiding | Of een preaudit (proefaudit) bij de offerte hoort | Bepaalt of je extra kosten hebt. Advies komt niet van de certificerende instelling zelf |
| Jaarlijkse kosten | Surveillance en hercertificering, per jaar | Het certificaat kost ook na het eerste jaar |
De accreditatie is de eis die bedrijven het vaakst over het hoofd zien. Vraag altijd of de instelling geaccrediteerd is voor ISO 14001. Lees meer over de keuze van een instelling bij het auditproces.
Een voorbeeld: drie offertes naast elkaar
Een productiebedrijf (fictief, 60 medewerkers, één locatie) vraagt drie instellingen om een offerte. De scope is gelijk: de hele productielocatie, alle clausules van de norm. Hieronder staan de drie offertes in één tabel.
| Onderdeel | Offerte A | Offerte B | Offerte C |
|---|---|---|---|
| Scope | Hele locatie | Hele locatie | Productie, zonder kantoor |
| Eerste audit (dagen) | 4 | 5 | 4 |
| Surveillance per jaar (dagen) | 2 | 2 | 1,5 |
| Accreditatie vermeld | Ja | Ja | Nee, alleen op aanvraag |
| Reiskosten | In prijs | Apart gefactureerd | In prijs |
| Voorbereiding | Niet inbegrepen | Preaudit inbegrepen | Niet inbegrepen |
| Prijs eerste jaar (excl. btw) | Nog opvragen | Nog opvragen | Nog opvragen |
Let op wat er gebeurt als je alleen naar de prijs kijkt. Offerte C lijkt goedkoper, maar de scope is anders: het kantoor valt er niet onder. Een opdrachtgever kan daar later vragen over stellen. Offerte B heeft meer auditdagen en betaal je reiskosten apart, maar bevat een preaudit. Die laat zien waar je voor de echte audit nog gaten hebt.
De prijscellen zijn bewust leeg: dit voorbeeld is fictief en noemt geen marktprijzen. Elke instelling rekent een eigen dagtarief. Vraag daarom altijd om het totaalbedrag per jaar, inclusief reis en voorbereiding, zodat je appels met appels vergelijkt.
Een offerte zonder scope en zonder aantal auditdagen is niet vergelijkbaar. Vraag er eerst om, ook als de instelling het als standaard beschouwt.
Zo vergelijk je offertes
Zet de scope vast voordat je offertes vraagt
Schrijf op welke locaties, afdelingen en activiteiten onder het systeem vallen. Stuur dezelfde tekst naar alle instellingen. Zo heb je een gelijke basis.
Vraag om een specificatie van de auditdagen
Vraag per fase om het aantal dagen en wat er in die dagen gebeurt. Een auditor die vijf dagen rekent voor een kleine locatie, moet kunnen uitleggen waarom.
Leg de jaarlijkse kosten naast de eenmalige kosten
Het certificaat is drie jaar geldig met jaarlijkse surveillance. Reken over de hele cyclus, niet alleen het eerste jaar. De kosten en tijdlijn geven een indicatie van de verhouding.
Controleer de accreditatie
Vraag om de accreditatie en de geldigheid ervan. Een certificaat van een instelling zonder accreditatie voor ISO 14001 wordt vaak niet geaccepteerd. Lees de eisen van je opdrachtgever.
Vraag wat er ontbreekt
Vraag naar reiskosten, voorbereiding, herinspecties en eventuele kosten bij een major afwijking. Die laatste kunnen je traject laten uitlopen. Lees wat een major afwijking is en wat je dan doet.
Valkuilen bij het vergelijken
- De goedkoopste offerte kiezen zonder de scope te checken. Een kleinere scope is goedkoper, maar dekt misschien niet je hele bedrijf.
- Eenmalige kosten vergelijken en de rest vergeten. Surveillance en hercertificering kosten elk jaar of elke drie jaar opnieuw.
- Interne tijd vergeten. Het kost medewerkers uren om het systeem op te bouwen en de audit voor te bereiden. Die uren zitten niet in de offerte, maar wel in je werkelijke kosten.
- Zonder accreditatiecheck een certificaat kopen. Het papier kan later niet worden gebruikt bij een aanbesteding.
- Een adviesbureau en een certificeerder door elkaar halen. Het adviesbureau helpt je voorbereiden. De certificerende instelling beoordeelt het systeem. Die rollen zijn gescheiden: volgens ISO/IEC 17021-1 , de norm voor certificerende instellingen, mag een instelling geen adviesdiensten voor managementsystemen aanbieden. Zie het stappenplan voor de volgorde.
Wat de offerte zegt over de instelling
De offerte zegt ook iets over de instelling zelf. Een instelling die vraagt naar je processen, je aantal medewerkers en je risico’s, denkt mee over de scope. Een instelling die alleen een prijs noemt, zegt weinig over de kwaliteit van de audit. Let daarop bij je keuze.
Je kunt ook kijken naar een gesprek. Vraag de instelling welke sectoren ze vaak auditen en hoe ze omgaan met een gecombineerde audit met ISO 9001. Als je dat combineren wilt, lees dan ISO 9001 en ISO 14001 combineren.
Veelgestelde twijfels
Is de goedkoopste offerte altijd de slechtste? Nee. Maar de prijs zegt pas iets als de scope en het aantal auditdagen gelijk zijn. Check dat eerst.
Kan ik onderhandelen over het aantal auditdagen? Het aantal dagen volgt uit je scope en de omvang van je organisatie, op basis van regels van de accreditatie-wereld (IAF ). Vraag de instelling om de berekening toe te lichten. Een afwijkend aantal dagen kan een reden hebben, maar moet uitlegbaar zijn.
Moet ik de offerte meteen tekenen? Nee. Vraag eerst naar de voorwaarden en de annuleringsregels. Zo weet je wat je kunt terugkrijgen als je van koers verandert.
Volgende stap
Stel de scope vast, vraag drie offertes met dezelfde tekst, en zet ze naast elkaar in een tabel zoals hierboven. Daarna pas beslis je. Wil je eerst begrijpen wat er in de totale doorlooptijd zit, lees dan het stappenplan.
Vergelijk de 81 certificerende instellingen voor ISO 14001 en vraag in één keer tot drie offertes aan.