NEN 4400 certificaat opvragen bij een uitlener of onderaannemer
Als opdrachtgever vraag je een NEN 4400-certificaat op bij je uitlener of onderaannemer om te laten zien dat de leverancier is geïnspecteerd. In de praktijk gaat het om een verklaring van registratie van de Stichting Normering Arbeid (SNA), aangevuld met een controle in het register. Een losse pdf is niet genoeg: de verklaring toont volgens de SNA-FAQ alleen de downloaddatum, dus je moet de registratie zelf nakijken.
Deze pagina gaat over wat je opvraagt en wat je in het contract opneemt. Voor de controle zelf lees je SNA-register controleren. Voor wat de verklaring betekent, lees je de NEN 4400 verklaring.
Laatst gecontroleerd: 28 oktober 2026.
Welke documenten vraag je op?
| Document | Waarom | Controle |
|---|---|---|
| SNA-verklaring van registratie | Bevestigt de registratie op een moment | Vergelijk naam en KvK-nummer met het contract |
| Actuele registratie in het register | Toont de huidige status | Zoek op KvK-nummer op normeringarbeid.nl |
| KvK-uittreksel | Bevestigt de statutaire entiteit | Controleer of de naam overeenkomt met de verklaring |
| Geïnspecteerde activiteit | Bevestigt wat is gecertificeerd | Sluit aan op jouw opdracht |
| Certificaat van de inspectie-instelling (optioneel) | Extra bewijs, bijvoorbeeld van Kiwa | Vergelijk met het register; dat blijft leidend |
SNA eist bij de aanmelding een KvK-uittreksel van maximaal drie maanden oud. Voor jouw controle bepaal je zelf hoe oud het uittreksel mag zijn. Drie maanden is een logische keuze, maar geen regel voor inleners.
Een fictief contract
Bouwbedrijf Halm huurt personeel in via uitlener Delta. In het contract staat de volgende clausule, als voorbeeld:
Uitlener levert op verzoek een KvK-uittreksel van niet ouder dan drie maanden en bevestigt de geregistreerde activiteit. Inlener mag de registratie controleren in het register van SNA en zelf een verklaring downloaden.
Halm controleert de registratie bij elke nieuwe inhuur en bewaart de zelf gedownloade verklaring met datum. Dit voorbeeld is fictief en geen juridisch model; laat je contract door een jurist nalopen.
Een verklaring die de uitlener zelf aanlevert, is niet hetzelfde als een controle in het register. De downloaddatum op de pdf kan oud zijn. Download zelf een nieuwe verklaring.
Stappenplan bij het opvragen
- Vraag de verklaring op en noteer de datum van ontvangst.
- Controleer het KvK-nummer en de statutaire naam in het register.
- Vergelijk de activiteit met je opdracht. Zie SNA-keurmerk aanvragen voor de activiteiten.
- Vraag bij een keten van onderaannemers ook de verklaring van die onderaannemers op.
- Leg de controle vast in je inkoop- of inhuuradministratie.
Veelgemaakte fouten
- Alleen het document vragen. Een verklaring zonder registratiecontrole zegt niets over de actuele status.
- Verkeerde entiteit. Een moederonderneming heeft een andere registratie dan de dochter die je inhuurt.
- Activiteit vergeten. Een registratie voor een andere activiteit is geen bewijs voor jouw opdracht.
- Geen herhaling. De status kan veranderen. Controleer bij elke nieuwe opdracht opnieuw.
Veelgestelde vragen
Is een verklaring van een onderaannemer voldoende?
Als de onderaannemer personeel inzet, is de verklaring van die onderaannemer relevant. Controleer per partij, niet alleen de hoofdaannemer.
Wat als de uitlener geen verklaring heeft?
Dan staat de uitlener niet als gecertificeerd in het register. Het SNA-keurmerk is vrijwillig, dus dat betekent niet dat de uitlener niet mag uitlenen. Zie Wtta en SNA voor de verhouding tussen de twee routes.
Wat doe je als de verklaring oud is?
SNA geeft een registratie geen vaste geldigheidsduur. Een oude verklaring is dus niet verlopen, maar wel verouderd. Zoek de leverancier opnieuw op in het register en download een nieuwe verklaring. Staat de onderneming er niet meer als gecertificeerd, dan is ze geschorst of doorgehaald.
Leg vast welke verklaring je had, wanneer je opnieuw controleerde en wat je daarna deed. Zo kun je later verantwoorden waarom je wel of niet doorging.
Wat neem je op in een inkoopformulier?
Een goed inkoopformulier voor uitzendkrachten of onderaannemers bevat de volgende velden:
| Veld | Voorbeeld | Waarom |
|---|---|---|
| Statutaire naam | Uitzendbureau Delta B.V. | Moet overeenkomen met het KvK-uittreksel |
| KvK-nummer | Het nummer uit het uittreksel | Unieke identificatie |
| Registratie in het register | Ja, met datum van controle | Bewijs van actuele status |
| Activiteit | Ter beschikking stellen van arbeid | Past bij de opdracht |
| Datum verklaring | Downloaddatum uit het register | Toont wanneer je controleerde |
| Controle door | Naam van de medewerker | Verantwoordelijkheid |
Het formulier is een hulpmiddel. Het vervangt de controle in het register niet.
Hoe bewaar je het dossier?
Bewaar per leverancier een dossier met de verklaring, het register-overzicht, het KvK-uittreksel en de notities van de controle. Vernieuw de controle bij elke nieuwe opdracht of elke verlenging. Een dossier dat je na twee jaar nog kunt tonen, is veel sterker dan een map die vol staat met verlopen documenten.
Bewaar ook de correspondentie over afwijkingen. Een opdrachtgever die later vragen stelt, wil zien dat je er bij het begin al op lette.
Wat als je geen verklaring krijgt?
Dan vraag je de leverancier wat de reden is. Misschien staat de onderneming op de lijst met lopende aanmeldingen. Daar kan ze volgens SNA hooguit drie maanden blijven staan. Een aanmelding is nog geen keurmerk. Accepteer in dat geval geen verklaring die zegt dat de inspectie is gepland als bewijs van een actuele registratie.
Leg de afspraak vast met een einddatum. Controleer die datum opnieuw en stop de inhuur of het contract als het bewijs niet op tijd komt, tenzij je contract iets anders regelt.