EcoVadis voor kleine bedrijven tot 25 werknemers

EcoVadis is ook voor kleine bedrijven met minder dan 25 werknemers beschikbaar, in de categorie XS. Het kleinste abonnement, Basic, kost in Nederland volgens de prijzenpagina van EcoVadis €449 per jaar. Bedrijven van deze omvang krijgen bij de score een correctie voor hun omvang: EcoVadis verwacht van kleine bedrijven minder uitgebreide systemen. Of de beoordeling het waard is, hangt af van wie er om vraagt en wat je met de medaille of score wilt doen.

Voor de algemene uitleg van de beoordeling kijk je op Wat is EcoVadis?. De kosten per grootteklasse staan op EcoVadis kosten. Hier gaat het om de vraag of een klein bedrijf het moet doen, en hoe je het aanpakt als het wel zo is.

Op deze pagina

Wanneer is EcoVadis zinvol voor een klein bedrijf?

Een beoordeling kost geld en tijd. Voor een klein bedrijf is het zinvol in drie situaties.

1. Een grote klant vraagt erom. Een inkoper van een groot bedrijf stuurt een uitnodiging en wil een scorekaart binnen een bepaalde termijn. Dan is de beoordeling een voorwaarde om de klant te houden.
2. Je wilt je offerte versterken. Bij gelijke prijs en kwaliteit kan een scorekaart of medaille het verschil maken. Een medaille vraagt wel een Premium-abonnement.
3. Je doet veel inkoop bij grote bedrijven. Als je leverancier bent voor meerdere grote klanten, scheelt het veel werk om één scorekaart te delen in plaats van elke vragenlijst opnieuw in te vullen.

Zonder één van deze redenen is de beoordeling vaak niet de moeite waard. Je investeert dan in iets dat niemand van je vraagt.

Welk abonnement past bij een klein bedrijf?

Voor bedrijven tot 25 werknemers zijn er vier abonnementen. De prijzen hieronder zijn de jaarprijzen voor Nederland van de grootteklasse XS, zoals die op de prijzenpagina van EcoVadis stonden toen deze pagina is geschreven.

Voor de meeste kleine bedrijven is Basic het startpunt, en Premium het punt waarop je de medaille kunt gebruiken. Kies je voor Premium, dan betaal je bijna het dubbele, en dat moet je met je klant afwegen.

Rekenvoorbeeld: een bedrijf van tien mensen

Een installatiebedrijf met tien medewerkers krijgt een uitnodiging van een gemeente die in een aanbesteding een scorekaart vraagt. Het bedrijf rekent het zo uit.

Dit is een rekenvoorbeeld met eigen aannames, geen gemiddelde van EcoVadis. Het bedrijf heeft al een beleid voor veiligheid en een RI&E, en dat scheelt uren. Begint het bedrijf vanaf nul, dan kost het meer. Het aantal uren is het grootste onzekere deel van de rekening.

Wat levert het op? De gemeente vraagt de scorekaart mee te sturen. Zonder de scorekaart kan het bedrijf niet inschrijven. Dan is de kostprijs geen keuze maar een voorwaarde.

Zo pak je de beoordeling aan met weinig mensen

Een klein bedrijf heeft meestal geen HR- of duurzaamheidsafdeling. De beoordeling moet dus door een persoon met andere taken worden gedaan. Deze aanpak werkt in de praktijk.

Stap 1: Kies één verantwoordelijke. Dat is meestal de eigenaar of een operationeel manager. Geef die persoon twee vaste uren per week.

Stap 2: Vul het bedrijfsprofiel goed in. Een fout in branche of aantal werknemers geeft een verkeerde vragenlijst. Controleer dit voordat je aan de vragen begint.

Stap 3: Verzamel bestaande documenten. Kleine bedrijven hebben vaak al meer dan ze denken: een RI&E, een arbeidsovereenkomst, een afvalcontract, een verzekering. Zie EcoVadis vragenlijst en documenten voor wat per thema telt.

Stap 4: Schrijf kort beleid. Een beleid van twee pagina’s met doelen en een datum is genoeg. Het hoeft geen dik handboek te zijn.

Stap 5: Leg het CAP vast. Zet de verbeterpunten in het correctieve actieplan, met één eigenaar per actie. Zie EcoVadis correctief actieplan.

Hoe telt EcoVadis voor kleine bedrijven?

Volgens de methodologie van EcoVadis  gelden voor bedrijven met 1 tot 25 werknemers (XS) een vereenvoudigde formule en een bonus.

• Bonus. Op elke themascore komt een omvangsfactor van +13,75 punten. Een klein bedrijf hoeft daardoor minder aan te tonen voor hetzelfde niveau.
• Geen onderschrijvingen. Je hoeft niet mee te doen aan publieke initiatieven (zoals een intentieverklaring) om punten te halen.
• Geen rapportage bij ethiek en inkoop. Voor die twee thema’s hoef je geen cijfers aan te leveren. Bij milieu en arbeid en mensenrechten wel.
• Maatregelen wegen zwaarder. Maatregelen tellen voor 65% mee en certificaten voor 35%. Een duur certificaat is dus niet nodig.

Een voorbeeld. Een schilder met zeven medewerkers hoeft geen CO2-rapport voor de inkoop te laten zien, maar moet wel kunnen aantonen dat er een inkoopbeleid is en dat het wordt toegepast.

Welke score is realistisch?

Bij een klein bedrijf ligt de score vaak lager dan bij een groot bedrijf, omdat de documenten en het aantal maatregelen minder zijn. De omvangsfactor compenseert dat deels. Een score vanaf 45 valt onder het niveau “goed”. Een medaille vraagt meer, en de voorwaarden staan op score en medailles. Wat je daarvoor moet doen, hangt af van de scores van andere bedrijven, dus een vaste doelscore bestaat niet.

Let op: een klein bedrijf kan geen medaille halen als één van de thema’s onder de 30 zit. Dat geldt ook voor kleine bedrijven. Zorg dus dat je op alle vier de thema’s een minimum hebt, ook als je er maar weinig over te vertellen hebt.

Veelgemaakte fouten bij kleine bedrijven

Denken dat een klein bedrijf vrijgesteld is. Er is geen vrijstelling. De beoordeling is er voor elk bedrijf dat wordt uitgenodigd, al is de omvang anders.

Alles in één keer willen doen. Begin met de thema’s die je klant vraagt en werk daarna de rest bij.

Geen cijfers bijhouden. Ook een klein bedrijf kan energieverbruik, afval en ziekteverzuim registreren. Zonder cijfers is de rapportage zwak.

Een te groot beleid schrijven. Een kort, toepasbaar beleid scoort beter dan een lang document dat niemand uitvoert.

Checklist voor het kleine bedrijf

• Heb je één verantwoordelijke met vaste uren?
• Klopt het bedrijfsprofiel met branche en aantal werknemers?
• Heb je de RI&E, het afvalcontract en de verzekering al bij de hand?
• Heb je een kort beleid per thema met een datum?
• Is het CAP ingevuld met eigenaren en deadlines?
• Weet je welk abonnement je klant verwacht?

Meer lezen

• EcoVadis kosten - Alle prijzen per grootteklasse
• EcoVadis vragenlijst en documenten - Welk bewijs telt
• EcoVadis score verbeteren - Waar je het meeste winst haalt
• EcoVadis en CSRD - Wanneer een klant de score gebruikt