Onderliggende entiteiten bij de PSO-Prestatieladder
Onderliggende entiteiten zijn dochterbedrijven, werkmaatschappijen (B.V.’s) of franchiseorganisaties die je onder de PSO-aanvraag van een hoofdaanvrager brengt. Samen met de hoofdaanvrager vormen ze de aanvragende organisatie. De handleiding definieert dit in paragraaf 1.5.4 van de PSO-handleiding 2.6 van TNO , en de voorwaarden staan in bijlage 2A. Voor een concern is dit de belangrijkste keuze bij het aanvragen: als geheel, of onderdeel per onderdeel. Hoe de bedrijfsomvang daarbij werkt, staat op bedrijfsomvang bij de PSO. Voor de stappen in MijnPSO zie PSO-certificaat aanvragen en kosten.
Het gaat hier om structuur, niet om een trucje. De PSO meet de organisatie zoals die in het peiljaar bestond. De auditor bepaalt welke onderliggende entiteiten hij bezoekt, en je mag geen vestigingen of werkmaatschappijen aan de audit onttrekken.
Op deze pagina
- Wat hoort bij de aanvragende organisatie
- Hoe de omvang meetelt
- Wat de auditor controleert
- Apart aanvragen of bijcertificeren
- Zichtbaarheid in de marktplaats
- Voorbeeld van een concern
- Checklist voor een concernaanvraag
Wat hoort bij de aanvragende organisatie
De aanvragende organisatie bestaat uit twee soorten onderdelen:
| Onderdeel | Wat het is | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Hoofdaanvrager | De organisatie die de aanvraag indient in MijnPSO | Holding of moederbedrijf |
| Onderliggende entiteit | Een dochter, werkmaatschappij of franchisevestiging onder de hoofdaanvrager | Een B.V. die bouwt, een B.V. die onderhoud doet, een franchisenemer |
De hoofdaanvrager zit altijd in de aanvraag. Een dochter kan alleen mee als ze aan de voorwaarden in bijlage 2A voldoet. De hoofdaanvrager is zelf een afzonderlijk herkenbare rechtspersoon met een eigen KvK-nummer dat minimaal een jaar bestaat, opgegeven met de statutaire naam.
Voor een onderliggende entiteit noemt bijlage 2A onder meer deze voorwaarden:
| Voorwaarde | Wat het betekent |
|---|---|
| Eigen rechtspersoon | Een eigen KvK-nummer, opgegeven met de statutaire naam |
| Dezelfde hoofdaanvrager | Alle entiteiten vallen onder dezelfde hoofdaanvrager, bijvoorbeeld de holding |
| Band en aansturing | Een wettelijke of contractuele band, en centrale aansturing vanuit de hoofdaanvrager |
| Eigendom | De hoofdaanvrager is direct of indirect minimaal 50% eigenaar |
| Franchise | Een franchiseorganisatie kan alleen als geheel aanvragen als de formule alle franchisenemers aan de PSO-criteria bindt |
| Kwalitatieve eisen | Alle entiteiten met doelgroepmedewerkers voldoen aan de eisen. Voldoet er één niet bij hercertificering, dan komt de entiteit als geheel niet in aanmerking |
| Geen eigen erkenning | De entiteit heeft niet al een eigen PSO-erkenning, of wil die niet houden |
| Beschikbaar voor de audit | Alle entiteiten met doelgroepmedewerkers zijn beschikbaar voor de audit |
Een filiaal of nevenvestiging met alleen een eigen vestigingsnummer is geen onderliggende entiteit. Je kunt zo’n vestiging wel op het certificaat laten vermelden, maar ze kan nooit zelfstandig hoofdaanvrager zijn.
Het certificaat is alleen geldig voor de rechtspersonen waarvoor het is uitgegeven. Je kunt het niet overdragen aan derden.
Voor de KvK-documenten geldt dat je een uittreksel of concernoverzicht moet uploaden van maximaal zes maanden oud. Wijzigingen in de structuur moeten erin verwerkt zijn.
Hoe de omvang meetelt
De hoofdaanvrager gaat altijd in zijn geheel mee bij de berekening van het totaal aantal medewerkers en fte. De onderliggende entiteiten gaan daar bovenop. Dat betekent dat de totale bedrijfsomvang de som is van alle meegenomen onderdelen, zoals berekend volgens bijlage 1B.
Voor de directe bijdrage telt elke doelgroepmedewerker die bij een van de onderdelen werkt. Een medewerker die binnen een concern wordt gedetacheerd naar een andere entiteit, telt mee als werkzaam op basis van een regulier contract, mits de medewerker binnen het concern in dienst is. Zo voorkom je dat je medewerkers dubbel of niet telt.
De hoofdaanvrager en de meegenomen entiteiten gaan altijd in hun geheel mee. Een entiteit die slechts een deel van het peiljaar onder de hoofdaanvrager viel, telt ook maar voor dat deel mee, en haar doelgroepmedewerkers ook. Daarom controleert de auditor de fte per entiteit.
Wat de auditor controleert
Wanneer de aanvragende organisatie onderliggende entiteiten omvat, controleert de auditor per entiteit of het aantal fte correct is opgegeven. Dat gebeurt in relatie tot de totale bedrijfsomvang van de definitieve aanvraag. De auditor toetst de hoofdaanvrager én de entiteiten, en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
De auditor vergelijkt de fte per entiteit met het totaal van de aanvraag. Zorg dat je per B.V. een eigen overzicht van medewerkers en fte hebt, dat aansluit op de totaaltelling.
Apart aanvragen of bijcertificeren
Wil je een entiteit later apart laten certificeren, of een entiteit toevoegen aan een bestaand certificaat, dan is dat een voortijdige hercertificering. Je dient een nieuwe definitieve aanvraag in met alle entiteiten die je dan meeneemt. Zie PSO-certificaat verlengen voor de regels rond voortijdige hercertificering.
Let op een gevolg dat vaak wordt vergeten. Als er al een certificaat geldt op een KvK-nummer dat opnieuw wordt gecertificeerd, vervalt het eerdere certificaat waar dat nummer onderdeel van was. Controleer vóór je een nieuwe aanvraag indient welke KvK-nummers in je huidige certificaat zitten.
Zichtbaarheid in de marktplaats
PSO-gecertificeerde organisaties met eventuele onderliggende entiteiten worden opgenomen in de online marktplaats van MijnPSO. Dat gebeurt tot een jaar na afloop van de certificering. De handleiding noemt dit als onderdeel van de ketenstimulering, en het speelt een rol in het peiljaar van inkopende organisaties.
Voor een concern betekent dit dat de zichtbaarheid van elke entiteit meegaat met het certificaat. Dat is een reden om de structuur vóór de aanvraag goed vast te leggen.
Voorbeeld van een concern
Een fictief concern laat zien hoe de structuur uitpakt. Het bedrijf heeft een holding met twee werkmaatschappijen.
| Onderdeel | Type | Fte in het peiljaar (fictief) | Meenemen in de aanvraag? |
|---|---|---|---|
| Holding B.V. | Hoofdaanvrager | 3 | Ja, altijd |
| Installatie B.V. | Onderliggende entiteit | 40 | Ja |
| Schoonmaak B.V. | Onderliggende entiteit | 25 | Ja |
| Vastgoed B.V. | Eigen KvK-nummer, geen dienstverlening aan de groep | 2 | Alleen als aan de voorwaarden van bijlage 2A is voldaan |
In dit voorbeeld gaan de holding en de twee werkmaatschappijen samen mee. De bedrijfsomvang is de som van alle meegenomen onderdelen. De vastgoed-B.V. komt alleen mee als de holding er minimaal 50% van bezit en er centrale aansturing is. Dan telt haar omvang mee en controleert de auditor haar fte. Is dat niet zo, dan blijft ze buiten de scope.
Checklist voor een concernaanvraag
- Staat de structuur van de KvK-documenten gelijk aan de structuur in MijnPSO?
- Is er per onderliggende entiteit een overzicht van medewerkers en fte in het peiljaar?
- Is het totaal van alle onderdelen gelijk aan de bedrijfsomvang in de rekentool?
- Zijn de doelgroepmedewerkers aan de juiste entiteit toegewezen?
- Is het KvK-nummer van elke entiteit correct ingevuld?
- Weet je welk certificaat vervalt als een KvK-nummer opnieuw wordt gecertificeerd?
- Bezit de hoofdaanvrager van elke meegenomen entiteit direct of indirect minimaal 50%, en is er centrale aansturing?
- Staat in je franchiseformule dat alle franchisenemers aan de PSO-criteria moeten voldoen (alleen bij franchise)?
Lees ook
- Voor wie is de PSO-Prestatieladder? legt uit welke omvang nodig is, ook voor een concern.
- PSO-audit: hoe verloopt de audit? beschrijft de controle van de dossiers en de omvang.