PSO-audit: hoe verloopt de audit en wat controleert de auditor?

Een PSO-audit is een onafhankelijke controle door een certificerende instelling, zoals DEKRA, DNV, Kiwa of Normec VRO. De auditor toetst de gegevens die je in MijnPSO hebt ingevuld, en de bewijsstukken daarbij, volgens de PSO-handleiding 2.6 van TNO . De auditor past de score aan waar hij iets anders vindt, en levert een advies aan PSO-Nederland, die het besluit neemt. Wat de kwalitatieve eisen zijn die de auditor toetst, staat op PSO-eisen per trede. De aanvraag zelf en de zes stappen daarvoor staan op PSO-certificaat aanvragen en kosten.

De audit is dus geen beoordeling van je plannen, maar een controle van wat je hebt ingevuld. Elk getal dat je in de rekentool zet, moet tijdens de audit met een bewijsstuk te onderbouwen zijn.

Tijdlijn van de audit

Moment	Wat er gebeurt	Termijn volgens de handleiding
Na de definitieve aanvraag	Je plant de audit, bij voorkeur binnen twee maanden	Zie aanvraag
Tot drie weken vooraf	Je kunt vragen welke dossiers en leveranciers worden getoetst	Op verzoek of op initiatief van de auditor
Uiterlijk een week vooraf	De auditor levert een agenda en auditplan	Een week voor de audit
Tijdens de audit	Gesprekken, dossieronderzoek, controle van bedrijfsomvang	Dag van de audit
Na de audit, bij ontbrekend bewijs	Je levert het bewijs na	Twee weken
Na de audit	De auditor levert het auditrapport in bij PSO-Nederland	Uiterlijk twee werkweken

Bij een aanvraag voor de Aspirant-status controleert PSO-Nederland vooraf het plan van aanpak. Dat is alleen een volledigheidscheck. Zie het aspirant-plan van aanpak.

Wat de auditor controleert

De handleiding beschrijft de onderzoeksonderdelen. Dit zijn de vaste blokken van een audit:

Gesprekken met directie, personeelszaken, leidinggevenden en doelgroepmedewerkers, volgens het auditplan.
Inschrijving van de aanvragende organisatie bij de Kamer van Koophandel, en de hoofdaanvrager en eventuele onderliggende entiteiten.
Uren volgens de (CAO-)urennorm.
Bedrijfsomvang, het gemiddeld aantal medewerkers en fte in het peiljaar. Zie bedrijfsomvang bij de PSO.
Dossiers van de medewerkers uit de PSO-doelgroep, steekproefsgewijs.
Indirecte bijdrage, de inkoop bij PSO-gecertificeerde leveranciers of sociale werkbedrijven.

Het bewijs moet bij voorkeur formeel zijn, of door een derde goedgekeurd. De auditor bepaalt zelf of een stuk betrouwbaar genoeg is.

Onderdeel	Bewijs dat de auditor vaak vraagt
Uitgangspositie bij instroom	Beschikking van UWV, brief van de gemeente, inschrijving in het doelgroepregister
Type contract en uren	Arbeidsovereenkomst of detacheringsovereenkomst, urenoverzicht
Bedrijfsomvang	Loonadministratie, verzamelloonstaat, facturen van uitzendbureaus
Indirecte inkoop	Inkoopfacturen uit het peiljaar, exclusief btw

Het dossieronderzoek in de steekproef

De auditor trekt een steekproef uit de personeelsdossiers. Van alle getrokken dossiers moeten vier gegevens kloppen: de uitgangspositie bij instroom, het type contract, de uren en de datum in dienst en uit dienst. Blijkt een gegeven niet te kloppen, dan past de auditor het dossier aan. Dat kan de score omlaag brengen, maar ook omhoog.

Als je bewijs ontbreekt voor een persoon uit de steekproef, heb je twee weken om aan te tonen dat die persoon tot de doelgroep hoort. Lukt dat niet, dan telt het dossier niet meer mee als doelgroepmedewerker in het peiljaar. De handleiding rekent de uitkomst van de steekproef daarna door naar de totale directe bijdrage, op basis van de foutmarge in de steekproef. De rekentool doet dit automatisch: gewogen fte in de steekproef na correctie, gedeeld door gewogen fte voor correctie, maal je oorspronkelijke directe bijdrage.

Het voorbeeld uit de handleiding: een oorspronkelijke directe bijdrage van 20% en een steekproef van 10 dossiers met 8 gewogen fte. Na correctie blijft 6 gewogen fte over. De berekening is dan 6 gedeeld door 8, maal 20%, en dat geeft 15%. De fouten in de steekproef kosten hier dus vijf procentpunt. Dit is het rekenvoorbeeld uit de handleiding, geen vaste uitkomst.

Bij een steekproef van tien dossiers weegt elk dossier zwaar. Zorg daarom dat je voor elke medewerker die je in de rekentool opgeeft, het volledige dossier klaar hebt voordat de audit begint.

Hoe de score verandert

De auditor werkt met een kopie van je ingediende rekentool. Daarin past hij de gegevens aan die hij niet kan onderbouwen, en de score wordt op basis van die kopie berekend. De handleiding zegt uitdrukkelijk dat het uiteindelijke niveau hoger of lager kan uitkomen dan wat je zelf had ingevuld. De auditor kan de score ook tijdens de audit bijstellen. Jij krijgt de aangepaste kopie van de rekentool pas als PSO-Nederland het certificaat toekent, niet van de auditor. De auditor mag zijn bevindingen wel met je delen.

In de praktijk betekent dit dat je eigen berekening het startpunt is, en dat de audit het eindresultaat bepaalt. Vraag daarom vooraf de lijst van steekproefdossiers op, zodat je ze kunt controleren.

Veelgemaakte fouten

Te laat bewijs zoeken. Een UWV-beschikking van jaren terug opvragen kost weken. Begin met het dossier per medewerker, niet op de auditdag.
Een onvolledig dossier met een hoog percentage. Omdat de steekproef uit dossiers trekt, weegt elk ontbrekend stuk zwaar.
Contractvorm verkeerd ingevoerd. Bij uitzend-, detacherings- en payroll-constructies verschilt de weging. Controleer het type contract per persoon.
Verslagen niet bewaard. Gesprekken over functioneren zijn vaak wel gevoerd, maar niet vastgelegd. Bij hercertificering haal je dan de 80%-norm niet. Zie PSO-eisen per trede.

Wat je op de auditdag klaar moet hebben

De auditdag zelf is vooral gesprekken en het doorlopen van dossiers. Wat je vooraf regelt, bepaalt hoe soepel die dag verloopt. Een praktische checklist:

De lijst met steekproefdossiers, als je die vooraf hebt opgevraagd. De auditor kan die drie weken vooraf doorgeven.
Per steekproefdossier: uitgangspositie, type contract, uren en de data in dienst en uit dienst.
De lijst van leveranciers voor de indirecte bijdrage, met facturen uit het peiljaar, exclusief btw.
De inschrijving bij de Kamer van Koophandel en, bij een concern, de structuur van de onderliggende entiteiten.
Een overzicht van de personeelsadministratie en de loonadministratie die de bedrijfsomvang onderbouwen.
Een aanspreekpunt per gesprek. Het auditplan zegt met wie de auditor spreekt: directie, personeelszaken, leidinggevenden en doelgroepmedewerkers.

Zorg ook dat je de gesprekspartners vooraf hebt geïnformeerd. Een doelgroepmedewerker die niet weet dat hij of zij wordt gesproken, krijgt een onverwachte situatie. Dat is voor iedereen onprettig.

Na de audit: rapport en besluit

Na de audit levert de auditor binnen twee werkweken zijn rapport in bij PSO-Nederland. Dat rapport bevat het advies over de toekenning van het prestatieniveau. PSO-Nederland beslist daarop. Als de auditor iets wil voorleggen aan het kernteam van PSO-Nederland, wordt dat aan jou gemeld. Vragen beantwoorden kan extra tijd kosten, en dat schuift de afronding op.

Daarna duurt het in de praktijk vaak nog enkele weken voordat het certificaat rond is. Reken op ongeveer twee tot vier weken, als richtlijn en niet als garantie.

PSO-Nederland kan een certificaat weigeren aan een organisatie die feitelijk aan de criteria voldoet, maar met haar productie of werkwijze de goede naam van de PSO zou schaden. Ook dat staat in de handleiding.

Ben je het niet eens met de beslissing, dan kun je binnen vier weken na de dagtekening schriftelijk en gemotiveerd vragen om herziening bij PSO-Nederland. Houdt PSO-Nederland vast aan de beslissing, dan kun je binnen vier weken na de brief een gemotiveerd verzoek tot hertoetsing indienen bij TNO. TNO vraagt dan advies aan de Commissie van Deskundigen.

De handleiding kent in uitzonderlijke situaties ook een bijzondere route. Als een situatie in de geest van de handleiding past, maar niet in de letter, kan de auditor dat motiveren. Die adviezen worden dan voorgelegd aan TNO en PSO-Nederland, die samen beslissen of om advies vragen aan de Commissie van Deskundigen.