ISO 50001-auditor: wat doet die op de audit en wat mag je verwachten?
Een ISO 50001-auditor beoordeelt of je energiemanagementsysteem (EnMS) voldoet aan ISO 50001:2018 en of het in de praktijk werkt. De auditor werkt in dienst van of namens een certificatie-instelling die is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA) , en is onafhankelijk van jouw organisatie. Wie de rol kent, bereidt zich beter voor. Het volledige verloop van de audit staat op de auditpagina. Hoe je het certificaat daarna controleert, lees je bij certificaat controleren.
De auditor is een controleur van je systeem, geen adviseur. De auditor mag een afwijking noteren, maar bepaalt niet hoe je die oplost. Een adviseur kan je helpen voorbereiden, maar mag niet zelf je auditor zijn.
Wat doet de auditor precies?
De taak van de auditor is beperkt en duidelijk afgebakend. Hij toetst je systeem aan de eisen van ISO 50001 en aan de regels van de certificeerder. Hij geeft geen oordeel over je energiebesparing als zodanig, en hij bepaalt niet welke maatregelen je neemt. Wel beoordeelt hij of je de besparingen en de basislijn op een controleerbare manier vaststelt.
Concreet doet de auditor drie dingen:
- Documentatie beoordelen: is het energiemanagementsysteem compleet beschreven, en klopt de scope?
- Implementatie toetsen: werkt het systeem in de praktijk, en wordt er gemeten, geanalyseerd en gehandeld?
- Afwijkingen vaststellen: waar voldoet het systeem niet aan de eisen, en wat is de ernst?
Wat doet de auditor in fase 1 en fase 2?
De certificatie-audit bestaat uit twee fasen. In fase 1 leest de auditor je documenten en kijkt of je klaar bent voor fase 2. In fase 2 komt de auditor op locatie om te zien of het systeem werkt. Daarna bespreekt de auditor de bevindingen (observatie, minor of major afwijking) en besluit de certificeerder. Wat in elke fase precies gebeurt, hoe lang het duurt en wat de uitkomsten betekenen, staat op de auditpagina.
Hier gaat het om de rol van de auditor zelf. Een paar voorbeelden van vragen die de auditor stelt:
- Aan de directie: “Welke middelen heeft u vrijgemaakt voor de energiedoelen van dit jaar?”
- Aan de energiemanager: “Waarom is de persluchtinstallatie een significant energieaspect en de verlichting niet?”
- Aan een operator: “Wat doet u als dit apparaat buiten productietijd blijft draaien?”
Voorbeeld van een auditdag
Onderstaande tabel is een fictief voorbeeld van een fase 2 bij een productiebedrijf met twee locaties. Het laat zien hoe de auditor zijn tijd verdeelt.
| Tijd | Onderwerp | Wat de auditor controleert |
|---|---|---|
| 09.00 | Opening | Scope, planning en bevoegdheden van de auditor |
| 09.30 | Directie | Energiebeleid, leiderschap en toewijzing van middelen |
| 10.30 | Energiemanager | SEU’s, energie-review, basislijn en EnPI’s |
| 13.00 | Locatie A, productie | Meters, meetdata en de werking van de installatie |
| 14.30 | Locatie B, onderhoud | Operationele beheersing en onderhoudsschema’s |
| 15.45 | Afsluiting | Voorlopige bevindingen en vervolgstappen |
Let op: dit is een illustratie. De precieze indeling verschilt per organisatie en per certificeerder.
Welke competentie mag je verwachten van een ISO 50001-auditor?
De eisen aan de certificeerder en de auditor staan niet in ISO 50001 zelf, maar in ISO 50003 (voor energiemanagementsystemen) en in de algemene accreditatiestandaard ISO/IEC 17021-1. De certificeerder moet aantonen dat de auditor kennis heeft van energiemanagement en van auditing. Dat is geen vast diploma, maar een aantoonbare combinatie van opleiding, ervaring en training. ISO 50003 bepaalt ook hoeveel auditdagen een certificeerder voor jouw organisatie moet rekenen. Zie energiemanagement normen.
Bij de keuze van een certificeerder kun je het volgende vragen:
- Heeft de auditor ervaring met de sector waarin jij werkt?
- Heeft de auditor kennis van energiedragers zoals elektriciteit, aardgas of brandstof?
- Kan de auditor de energiebasislijn en de normalisatie van je EnPI’s beoordelen?
- Is de auditor onafhankelijk, en heeft hij geen rol gehad in de invoering bij jou?
Die vragen gaan over de competentie. Over de keuze van de certificeerder zelf lees je meer onder certificerende instantie kiezen.
Waarom mag de auditor je niet geholpen hebben?
Een certificeerder moet onpartijdig zijn. Volgens ISO/IEC 17021-1 mag een certificeerder geen adviesdiensten leveren die de onafhankelijkheid aantasten. Een auditor die jou binnen de afgelopen twee jaar adviseerde, mag je niet auditen. Een voorbeeld: adviesbureau X helpt je het systeem opzetten. Dan moet de certificeerder een auditor sturen die nooit bij jou of bij bureau X heeft gewerkt.
Veelgemaakte fouten bij de ISO 50001-auditor
De auditor als adviseur behandelen. De auditor beoordeelt en adviseert niet. Vragen naar de bedoeling van een eis zijn prima. Een uitgebreide adviesdiscussie kost tijd en zorgt voor verwarring.
Documentatie pas op de dag klaarzetten. De auditor leest de documenten in fase 1. Zorg dat ze klaar en actueel zijn voordat de auditor komt.
Medewerkers niet voorbereiden. Iedereen die een taak in het energiemanagementsysteem heeft, moet kunnen uitleggen wat hij doet en waarom. Een mooi document helpt niet als de werkvloer het niet kent.
Afwijkingen verdedigen in plaats van oplossen. Een afwijking is een controlepunt. Reageer met een oorzaak, een actie en een termijn.
Geen dossier bijhouden. De auditor zoekt bewijs. Houd meetdata, verslagen van de managementreview en het actieplan bij elkaar.
Wat dit betekent voor de keuze van een certificeerder
Bij een offerte voor certificatie vraag je niet alleen naar de prijs. Kijk ook naar de ervaring van de auditor met jouw sector, en naar de werkwijze van de certificeerder. Een eerlijke en onafhankelijke beoordeling is meer waard dan een snelle audit. Lees offertes vergelijken voor de vragen die je bij elke offerte stelt, en de kosten en tijdlijn voor wat een audit kost.
Veelgestelde vragen
Mag mijn eigen adviseur de auditor zijn? Nee. De auditor moet onafhankelijk zijn van de organisatie en van de invoering. Een adviseur die het systeem heeft opgezet, kan daarom niet zelf de certificatie-audit uitvoeren.
Mag ik de auditor zelf kiezen? Je kiest de certificatie-instelling. De certificeerder wijst de auditor toe. Heb je een duidelijke reden voor bezwaar, zoals een belangenconflict, dan bespreek je dat vooraf met de certificeerder.
Wat als de auditor een afwijking noteert die ik niet begrijp? Vraag om een toelichting en laat je het schriftelijk geven. Je reageert binnen de gestelde termijn met een oorzaak en een actie.
Komt de auditor elk jaar terug? Ja, in de jaren tussen de certificatie en de hercertificatie komt er elk jaar een surveillance-audit. Na drie jaar is de audit weer volledig. De controle die je zelf uitvoert, staat op de pagina over de interne audit.
Meer informatie
- Het auditproces bij ISO 50001: fasen, uitkomsten en voorbereiding
- Interne audit (clausule 9.2): de controle die je zelf uitvoert
- ISO 50001-certificaat controleren: zo check je een certificaat
Bronnen
- ISO 50001:2018 : de norm waarop de audit is gebaseerd
- Raad voor Accreditatie (RvA), alle geaccrediteerden : accreditatie van certificatie-instellingen