Procesbeschrijving voorbeeld voor ISO 9001
Een procesbeschrijving legt op één of twee pagina’s vast hoe een proces loopt: wat erin gaat, welke stappen je zet, wie verantwoordelijk is, wat eruit komt en hoe je meet of het goed gaat. ISO 9001 paragraaf 4.4 vraagt dat je processen bepaalt en beheerst, en paragraaf 8.1 dat je de informatie bewaart die nodig is om ze uit te voeren. Hieronder vind je een volledig ingevuld voorbeeld dat je kunt overnemen. Hoe je eerst het overzicht van al je processen maakt, lees je bij processen in kaart brengen. De officiële normtekst koop je bij NEN .
Kort antwoord: een goede procesbeschrijving voor ISO 9001 bevat minimaal doel, scope, eigenaar, input, stappen, output, criteria, risico’s, registraties en een indicator (KPI). De vorm is vrij: tabel, flowchart of tekst. Houd het kort genoeg dat medewerkers het echt lezen.
Op deze pagina
De onderdelen die de norm verwacht.
Wat moet erin?Het proces offerte tot oplevering, volledig uitgewerkt.
Ingevuld voorbeeldKopieer en vul in voor je eigen processen.
Leeg templateZo test hij of de beschrijving klopt.
Wat de auditor wil zienWat moet er in een procesbeschrijving voor ISO 9001?
Paragraaf 4.4 noemt de onderwerpen die je per proces moet bepalen. Een procesbeschrijving is de plek waar je die antwoorden bundelt. Je hoeft niet elk proces uit te schrijven, maar voor je kernprocessen is het verstandig.
| Onderdeel | Koppeling met ISO 9001 | Vraag die je beantwoordt |
|---|---|---|
| Doel en scope | 4.4 | Waarom bestaat het proces, waar begint en eindigt het? |
| Eigenaar | 4.4 en 5.3 | Wie bewaakt het proces en mag het aanpassen? |
| Input en output | 4.4 | Wat heb je nodig om te starten, wat lever je op? |
| Stappen | 8.1 | Welke activiteiten bepalen de kwaliteit? |
| Criteria | 4.4 en 8.1 | Wanneer is de output goed genoeg? |
| Middelen | 7.1 en 7.2 | Welke mensen, systemen en kennis zijn nodig? |
| Risico’s en kansen | 6.1 | Wat kan misgaan en wat doe je eraan? |
| Registraties | 7.5 | Welk bewijs bewaar je? |
| Indicator | 9.1 | Hoe meet je of het proces werkt? |
Procesbeschrijving voorbeeld: van offerte tot oplevering
Dit voorbeeld komt van een fictief installatiebedrijf met twaalf medewerkers. Het is hun belangrijkste kernproces. Neem de opbouw over en vervang de inhoud door die van jouw bedrijf.
Kop van het document
| Veld | Invulling |
|---|---|
| Proces | Van offerte tot oplevering |
| Versie en datum | 3.0, 12 januari 2026 |
| Proceseigenaar | Projectleider |
| Goedgekeurd door | Directeur |
| Scope | Van binnenkomende aanvraag tot getekend opleverformulier. Service en onderhoud vallen onder een apart proces. |
| Doel | Installaties opleveren die werken, aan de afspraken voldoen en in één keer goedgekeurd worden door de klant. |
Input, output en betrokkenen
| Input | Output | Betrokken functies |
|---|---|---|
| Aanvraag van klant (mail, telefoon, aanbesteding) | Werkende installatie | Verkoop, werkvoorbereider, planner, monteur |
| Tekeningen en eisen klant | Getekend opleverformulier | Projectleider |
| Beschikbare monteurs en materiaal | Revisietekening en factuur | Administratie |
Processtappen
| # | Stap | Wie | Criterium of controle | Registratie |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Aanvraag beoordelen | Verkoop | Kunnen we dit leveren qua kennis, capaciteit en planning? | Checklist aanvraagbeoordeling |
| 2 | Offerte maken | Verkoop | Prijs, scope en levertijd helder; voorbehouden benoemd | Offerte in CRM |
| 3 | Opdracht bevestigen | Verkoop | Verschillen tussen offerte en opdracht opgelost | Opdrachtbevestiging |
| 4 | Werkvoorbereiding | Werkvoorbereider | Materiaallijst compleet, tekeningen actueel | Werkmap project |
| 5 | Planning | Planner | Bevoegde monteur ingepland (zie competentiematrix) | Planningsbord |
| 6 | Uitvoering | Monteur | Werk volgens tekening en werkinstructie | Dagrapport |
| 7 | Eindcontrole | Monteur en projectleider | Metingen binnen norm, checklist volledig | Meetrapport, checklist oplevering |
| 8 | Oplevering | Projectleider | Klant tekent af; restpunten met datum | Opleverformulier |
| 9 | Nazorg en evaluatie | Projectleider | Klachten binnen 30 dagen opgepakt | Evaluatie in CRM |
Stap 1 en 3 dekken paragraaf 8.2 (beoordelen van klanteisen). Stap 7 dekt paragraaf 8.6 (vrijgave). Zo zie je dat één procesbeschrijving meerdere normparagrafen tegelijk invult.
Risico’s, indicator en afwijkingen
| Onderdeel | Invulling |
|---|---|
| Belangrijkste risico | Verkeerde of verouderde tekening op de bouwplaats. Maatregel: alleen tekeningen uit de projectmap, met versienummer. |
| Kans | Standaard opleverchecklist digitaal maken, zodat foto’s direct in het dossier komen. |
| Indicator (KPI) | Percentage opleveringen zonder restpunten. Doel: 85%. Gemeten per kwartaal. |
| Bij een afwijking | Melden via het afwijkingenformulier, zie afwijkingen en verbetering. |
Beschrijf hoe het werk echt gaat, niet hoe het zou moeten. Als de monteurs de checklist in de praktijk nooit invullen, staat de auditor binnen tien minuten met een afwijking op je bureau.
Leeg template procesbeschrijving ISO 9001
Kopieer dit template naar Word, Excel of je kwaliteitssoftware. Eén pagina per proces is vaak genoeg.
| Veld | Invullen |
|---|---|
| Proces | |
| Versie, datum, goedgekeurd door | |
| Proceseigenaar | |
| Doel | |
| Scope (start en einde) | |
| Input | |
| Output en klant van de output | |
| Stappen (wie, wat, criterium, registratie) | |
| Benodigde middelen en competenties | |
| Risico’s en maatregelen | |
| Indicator en norm | |
| Gerelateerde documenten |
Wat wil de auditor zien bij een procesbeschrijving?
De auditor gebruikt je procesbeschrijving als routekaart. Hij pakt een recent project en loopt de stappen met je door. Bij elke stap vraagt hij naar het bewijs uit de kolom “registratie”.
| Wat de auditor doet | Waar je op let |
|---|---|
| Kiest een willekeurig afgerond project | Zorg dat projectdossiers volledig en vindbaar zijn |
| Vraagt de monteur hoe de eindcontrole gaat | Antwoord moet overeenkomen met stap 7 |
| Vraagt naar de KPI en de trend | Laat de cijfers van de laatste kwartalen zien |
| Kijkt naar versie en goedkeuring | Actuele versie, oude versies niet meer in omloop |
| Vraagt wat er gebeurt bij een fout | Verwijzing naar je afwijkingenproces |
Hoeveel procesbeschrijvingen heb je nodig voor ISO 9001?
De norm noemt geen aantal. Een klein bedrijf heeft vaak genoeg aan drie tot zes beschrijvingen: één of twee kernprocessen (zoals verkoop en uitvoering), inkoop, en een besturend proces voor doelen, audits en directiebeoordeling. Ondersteunende processen zoals personeel kun je vaak in een korte tabel kwijt.
Twijfel je of een proces een eigen beschrijving nodig heeft? Kijk naar het risico. Gaan hier vaak dingen mis, of zijn de gevolgen groot voor de klant? Dan wel. Anders volstaat een werkinstructie of checklist.
Volgende stap
Leg je procesbeschrijvingen vast met versie en goedkeuring, zoals beschreven bij documentbeheer (7.5). Gebruik de ISO 9001 checklist om te zien welke paragrafen je processen al afdekken. Meer formats, zoals een flowchart, vind je bij de hulpmiddelen.
Bronnen
- NEN-EN-ISO 9001:2026 - paragraaf 4.4 en 8.1
- ISO/IAF APG - Processes - auditguidance over processen
- ISO.org - ISO 9001