ISO 45001 offerte vergelijken: welke checklist gebruik je?

Een goede ISO 45001-offerte bevat minimaal de scope, de naam van de certificerende instantie met haar accreditatie, het aantal auditdagen en de duur van het traject. Offertes die deze punten missen, zijn lastig te vergelijken. De norm zelf is verkrijgbaar via NEN  en de accreditatie controleer je in het register van de Raad voor Accreditatie (RvA) . De bedragen zelf staan op kosten en tijdlijn. Op deze pagina zie je welke vragen je moet stellen en hoe je offertes naast elkaar zet.

Op deze pagina

Je vindt hier een checklist met zeven punten, een voorbeeld van twee offertes naast elkaar, en de fouten die we het vaakst zien. Gebruik de checklist voordat je tekent. Hier gaat het om wat er in de offerte moet staan.

De checklist in zeven punten

1. Norm en versie. Staat er ISO 45001:2018 of NEN-EN-ISO 45001:2023? Zie de versies uitgelegd.
2. Scope. Welke locaties, afdelingen en activiteiten vallen eronder? Een scope die te smal is, levert later een tweede traject op.
3. Certificerende instantie. Wie voert de certificeringsaudit uit? Die moet geaccrediteerd zijn voor ISO 45001. Controleer dat in het RvA-register.
4. Auditdagen. Hoeveel dagen audit zijn er voor de certificering, en hoeveel voor de jaarlijkse surveillance (de tussentijdse controle-audit)? Vraag de dagen per fase apart.
5. Wat is inbegrepen. Staat de gap-analyse (een vergelijking van je huidige situatie met de eisen van de norm) erin, of alleen de audit? Wordt de hercertificering na drie jaar genoemd?
6. Wie doet wat. Begeleidt de adviseur de implementatie, of alleen de voorbereiding op de audit? Beide kunnen, maar het zijn andere bedragen.
7. Geldigheid en wijzigingen. Hoelang geldt de offerte? Wat gebeurt er als de scope verandert na de start?

Voorbeeld: twee offertes naast elkaar

Een bedrijf met 45 medewerkers in twee locaties krijgt twee aanbiedingen. De bedragen in dit voorbeeld zijn fictief en dienen om de vergelijking te tonen.

Het laagste bedrag is in dit voorbeeld niet automatisch het beste. Offerte B lijkt goedkoper, maar mist de tweede locatie en de accreditatie. Het bedrag moet je altijd vergelijken met wat er wel en niet in zit.

Veelgemaakte fouten

• Vergelijken op het totaalbedrag. Twee offertes met een verschil van 2.000 euro kunnen een heel ander werk bevatten. Vergelijk per punt uit de checklist.
• De scope niet laten vastleggen. Een “hele organisatie” zonder locaties of afdelingen geeft discussie in de audit. Schrijf de scope uit in de offerte.
• Geen vraag naar accreditatie. Een certificaat zonder bewijs van accreditatie is lastig te verifiëren. Zie ook het auditproces.
• Adviseur en certificeerder door elkaar halen. De adviseur mag de audit niet uitvoeren. Dat is de rol van de certificerende instantie. Zie het stappenplan.
• Te laat om offertes vragen. Vraag offertes aan voordat je de implementatie start. Daarna is er weinig ruimte om te schuiven.

Wat je naar aanbieders stuurt

Gebruik deze lijst als mail aan elke aanbieder. Dan krijg je vergelijkbare antwoorden.

1. Welke versie van ISO 45001 auditen jullie: 2018 of NEN-EN-ISO 45001:2023?
2. Wat is de scope die jullie voorstellen? Locaties en aantal medewerkers.
3. Welke accreditatie heeft jullie instantie voor ISO 45001, en wat is het RvA-nummer?
4. Hoeveel auditdagen voor de certificering, en hoeveel voor surveillance per jaar?
5. Wat is inbegrepen in het bedrag, en wat komt er bovenop?
6. Hoe lang is de offerte geldig?

Hoe kies je tussen de aanbieders?

Kies niet op prijs alleen. Kies op de drie punten die het zwaarst wegen voor jouw situatie: een complete scope, een geldige accreditatie en een begeleiding die past bij je tijd en capaciteit. Een klein bedrijf met één locatie heeft minder auditdagen nodig dan een bedrijf met vijf vestigingen. Lees voor de keuze ook hoe je een certificerende instantie kiest.

Wat een offerte niet zegt

Een offerte is een aanbod, geen garantie. Let op wat er ontbreekt:

• Geen garantie op het certificaat. Een aanbieder kan niet garanderen dat je slaagt bij de eerste audit. Hij kan wel zeggen hoe hij je voorbereidt.
• Geen vermelding van nazorg. Na het certificaat komen de jaarlijkse surveillance-audits. Vraag wat dat kost.
• Geen afspraken over doorlooptijd. Een traject van vier maanden kan bij jou zes maanden worden door wachttijden van de auditor. Vraag naar de beschikbaarheid.
• Geen regeling voor een tweede audit. Als je een afwijking krijgt, moet je soms opnieuw auditen. Vraag wat dat kost.

Korting en pakketprijzen

Een pakket met korting kan prima zijn. Let wel op wat er wordt weggelaten. Vraag bij elke korting wat je precies krijgt en wat er daardoor in de standaard zit. Een pakket dat “alles inbegrepen” heet, bevat vaak de gap-analyse en de audit, maar niet de implementatie of de jaarlijkse audit.

Vraag ook naar de betalingsvoorwaarden. Vraag wanneer je moet betalen en of dat vóór of na de audit is. Afspraken over termijnen die aansluiten bij de voortgang zijn voor jou overzichtelijker.

Hoe je de vergelijking vastlegt

Zet de drie of vier offertes in één tabel, met dezelfde punten. Noteer per punt wat de aanbieder heeft geschreven, en wat je zelf nog moet navragen. Zo kun je later terugkijken waarom je hebt gekozen. Dat is handig als je intern verantwoording moet afleggen.

Een praktische regel: als de offerte na twee verduidelijkingsvragen nog steeds vaag is, is dat een signaal. Een aanbieder die zijn aanbod niet kan toelichten, zal de audit ook lastig vinden.

De zeven punten uit de checklist hierboven kun je ook als vragenlijst gebruiken bij een telefoongesprek. Dat bespaart een heen-en-weer per mail.

Veelgestelde vragen

Mag ik meerdere offertes vragen? Ja, en dat is verstandig. Vraag er drie aan, en gebruik dezelfde mail.

Moet ik de adviseur en de certificeerder apart kiezen? Dat hoeft niet. Het mag bij twee partijen, en dat is vaak zelfs beter voor de onafhankelijkheid. Kies je één partij voor beide, vraag dan hoe zij voorkomt dat zij auditeert wat zij zelf heeft ingericht.

Hoeveel kost het normaal? Dat staat op kosten en tijdlijn. Gebruik die pagina als referentie, niet als vervanging van een offerte.

Wat als een aanbieder de checklist niet wil beantwoorden? Dat is een signaal. Een serieuze aanbieder beantwoordt deze vragen binnen een paar dagen.

Bronnen

• Raad voor Accreditatie (RvA) : het register van geaccrediteerde instanties en hun scopes.
• ISO: de 45000-familie : de norm ISO 45001 en de bijbehorende documenten.