HKZ stappenplan: van nul naar certificaat
Het HKZ-traject volgt een vaste route: kies je schema, breng je situatie in kaart, beschrijf je processen, test je eigen systeem en laat een certificerende instantie auditen. Omdat HKZ op ISO 9001 is gebouwd, lijkt de route sterk op die van ISO 9001. De normen worden beheerd door NEN .
Op deze pagina lopen we het traject door in zeven stappen. Per stap lees je wat je doet en waar zorgorganisaties vaak vastlopen. Reken op een doorlooptijd van 4 tot 9 maanden, afhankelijk van je startpunt. Het volledige kostenplaatje staat op kosten en tijdlijn.
Op deze pagina
Bepaal welk HKZ-schema bij je organisatie hoort.
1. Schema kiezenBreng in kaart wat je al hebt en wat nog mist.
2. Gap-analyseLeg vast hoe jullie de zorg organiseren.
3. Processen beschrijvenPas het systeem toe in de praktijk.
4. Invoeren en laten werkenTest je eigen systeem voor de externe auditor komt.
5. Interne auditDe certificerende instantie toetst je systeem.
6. Externe auditBehaal het keurmerk en houd het draaiende.
7. Certificaat en onderhoudHet HKZ-traject in zeven stappen
1. Kies het juiste HKZ-schema
HKZ kent ruim 30 branchespecifieke schema’s. Je eerste keuze is welk schema bij je werk past. Een thuiszorgorganisatie kiest HKZ 144 VVT, een kleine praktijk vaak HKZ Kleine Organisaties.
Waar het misgaat: organisaties beginnen met documenteren voordat ze het schema kiezen. Begin andersom.
2. Doe een gap-analyse
Leg je huidige werkwijze naast de eisen van het schema. Wat heb je al op orde, en wat ontbreekt nog? Veel zorgorganisaties hebben al meer dan ze denken: dossiers, incidentmeldingen, scholingsregistraties.
Een gap-analyse voorkomt dat je dingen dubbel doet of belangrijke eisen mist.
3. Beschrijf je processen
Leg vast hoe jullie de zorg organiseren. Geen boekwerk, maar werkbare beschrijvingen: intake, dossiervoering, incidenten, scholing. Houd het concreet en herkenbaar voor je medewerkers.
Waar het misgaat: een extern bureau schrijft een handboek dat niemand gebruikt. Zorg dat je team het herkent.
4. Voer in en laat het werken
Een papieren systeem is niet genoeg. Je moet aantonen dat het in de praktijk werkt. Pas het een paar maanden toe: meld incidenten, voer evaluaties uit, registreer scholing.
De auditor wil bewijs zien. Dat bewijs bouw je op door het systeem echt te gebruiken.
5. Doe een interne audit
Test je eigen systeem voordat de externe auditor komt. Loop de eisen langs en zoek zelf de gaten. Een interne audit werkt zoals bij ISO 9001.
Kies je HKZ Kleine Organisaties? Dan is een interne audit niet verplicht; daar volstaat een jaarlijkse organisatiebeoordeling.
6. De externe audit
Een geaccrediteerde certificerende instantie toetst je systeem in twee fasen. Eerst een documentcontrole (fase 1), daarna de toets in de praktijk (fase 2). Wat je kunt verwachten, lees je op het auditproces.
Vindt de auditor afwijkingen? Dan krijg je tijd om die op te lossen voordat het certificaat wordt verstrekt.
7. Certificaat en onderhoud
Na een geslaagde audit ontvang je je HKZ-certificaat. Het is 3 jaar geldig. Elk jaar komt de auditor terug voor een controle-audit. Na 3 jaar volgt een hercertificering.
Onderhoud betekent: blijven verbeteren, incidenten blijven melden en jaarlijks een directiebeoordeling doen.
Twijfel je over het schema of de aanpak? De certificerende instanties bieden vaak een vrijblijvend oriëntatiegesprek. Bekijk de certificerende instanties voor je opties.
Begin op tijd. Een HKZ-traject kost al snel een half jaar. Wil je meedoen aan een zorginkoopronde met een deadline? Reken terug en start ruim van tevoren.
Volgende stappen
Bronnen
Loop je ergens tegenaan? Bekijk dan eerst de veelgestelde vragen over HKZ.