Het VCA-auditproces
De VCA -audit is het moment waarop wordt vastgesteld of je bedrijf voldoet aan de VCA-eisen. De audit wordt uitgevoerd door een geaccrediteerde certificerende instantie die is erkend door de SSVV . Voor veel bedrijven voelt dit als een examen, maar met de juiste voorbereiding is het een gestructureerd proces waar je goed doorheen kunt komen.
Dit artikel neemt je mee door het hele auditproces: wat er gebeurt, waar de auditor op let, en hoe je je kunt voorbereiden. Het doel is om de audit zo voorspelbaar mogelijk te maken, zodat je weet wat je te wachten staat.
Soorten audits in de certificeringscyclus
Net als bij ISO-certificeringen kent VCA een cyclus van audits die zich over drie jaar uitstrekt.
De initiële audit
De initiële audit is de eerste audit die je ondergaat om het certificaat te behalen. Bij deze audit wordt het hele VCA-systeem beoordeeld: alle eisen van de checklist worden getoetst.
De initiële audit bestaat uit twee delen: een documentatiebeoordeling en een praktijkcontrole. De documentatiebeoordeling kan voorafgaand aan de praktijkcontrole plaatsvinden, maar vaak worden beide delen op dezelfde dag uitgevoerd.
De tussentijdse audit
Na certificering komt de auditor elk jaar terug voor een tussentijdse audit, ook wel surveillance audit genoemd. Deze audit is korter dan de initiële audit en controleert of je nog steeds aan de eisen voldoet.
Bij de tussentijdse audit worden niet alle eisen opnieuw getoetst. De auditor bekijkt een selectie van eisen, controleert of afwijkingen uit eerdere audits zijn opgelost, en kijkt naar eventuele veranderingen in het bedrijf.
De hercertificeringsaudit
Na drie jaar moet je opnieuw volledig worden gecertificeerd. De hercertificeringsaudit is vergelijkbaar met de initiële audit: het hele systeem wordt opnieuw beoordeeld. Na succesvolle afronding begint een nieuwe driejarige cyclus.
Plan de hercertificeringsaudit ruim voor de verloopdatum van je huidige certificaat. Als je certificaat verloopt voordat de hercertificeringsaudit is afgerond, ben je tijdelijk niet gecertificeerd.
Voorbereiding op de audit
Een goede voorbereiding is het halve werk. Begin weken van tevoren, niet dagen.
Controleer de diploma’s
De eerste check is de geldigheid van de veiligheidsdiploma’s. Maak een actueel overzicht van alle medewerkers met hun diploma’s en verloopdatums. Controleer of het vereiste percentage medewerkers een geldig diploma heeft.
Zorg dat je de diploma’s kunt tonen. De auditor wil de originele diploma’s of kopieën zien. Je kunt diploma’s ook controleren in het VCA-register van de SSVV .
Controleer de registraties
Loop de registraties door die de auditor wil zien:
- Toolboxregistraties van de afgelopen periode
- Incidentregistraties
- Werkplekinspectieregistraties
- Keuringsregistraties van arbeidsmiddelen
Zijn de registraties compleet? Is er voldoende historie? De auditor wil zien dat processen structureel worden gevolgd, niet alleen in de week voor de audit.
Controleer de documentatie
Zorg dat de vereiste documentatie up-to-date is:
- VGM-beleid (voor VCA**)
- RI&E en taak-risico-analyses
- Procedures en werkinstructies
- Overzicht van diploma’s en certificaten
- Doelstellingen en monitoring (voor VCA**)
Zijn documenten recent herzien als dat nodig was? Kloppen de versiedatums?
Informeer medewerkers
Informeer de medewerkers dat er een audit komt. Leg uit wat het doel is en wat ze kunnen verwachten. De auditor kan met willekeurige medewerkers praten; zij moeten weten wat VCA is en hoe het bedrijf veiligheid aanpakt.
Stel medewerkers gerust: het is geen persoonlijk examen. De auditor wil weten hoe veiligheid in de praktijk werkt, niet of individuele medewerkers alle regels uit hun hoofd kennen.
Regel praktische zaken
Zorg voor praktische zaken:
- Een ruimte waar de auditor kan werken
- De benodigde documenten en registraties bij de hand
- Beschikbaarheid van sleutelpersonen (directie, KAM-coördinator, leidinggevenden)
- Toegang tot een werklocatie waar de auditor de praktijk kan zien
Als de praktijkcontrole op een klantlocatie plaatsvindt, regel dan vooraf toestemming.
Voer een interne controle uit
Loop zelf de VCA-checklist door als generale repetitie. Zou je door de audit komen als deze vandaag zou zijn? Welke punten zijn kwetsbaar? Pak problemen aan voordat de echte audit plaatsvindt.
Tijdens de audit
De VCA-audit verloopt in een vast patroon. Weten wat je kunt verwachten helpt om rustig te blijven.
Openingsbespreking
De audit begint met een openingsbespreking. De auditor stelt zich voor, legt het doel en de aanpak van de audit uit, en bevestigt de scope. Je krijgt de gelegenheid om vragen te stellen en bijzonderheden te melden.
Dit is ook het moment om eventuele veranderingen in het bedrijf te bespreken. Is er iets veranderd sinds de vorige audit of sinds de aanvraag? Nieuwe activiteiten, nieuwe locaties, reorganisaties? De auditor moet dit weten.
Documentatiebeoordeling
In de documentatiebeoordeling controleert de auditor de documentatie en registraties. De auditor bekijkt:
- Het diplomaregister en de geldigheid van diploma’s
- Het VGM-beleid en de doelstellingen (voor VCA**)
- De RI&E en eventuele taak-risico-analyses
- Registraties van toolboxen, incidenten, en inspecties
- Keuringsregistraties van arbeidsmiddelen
- Overige vereiste documenten
De auditor stelt vragen om te begrijpen hoe het systeem werkt. Wie is verantwoordelijk voor wat? Hoe worden registraties bijgehouden? Hoe worden afwijkingen behandeld?
Praktijkcontrole
De praktijkcontrole is het bezoek aan de werklocatie. Dit kan je eigen kantoor of werkplaats zijn, maar ook een locatie waar je op dat moment werkzaamheden uitvoert.
De auditor observeert het werk en let op:
- Gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen
- Orde en netheid van de werkplek
- Staat van arbeidsmiddelen en gereedschap
- Veilige werkmethoden
- Afzettingen, signalering, en veiligheidsvoorzieningen
De auditor praat met medewerkers op de werklocatie. Typische vragen zijn:
- Wat voor werk doe je hier?
- Welke risico’s zijn er?
- Wat zou je doen als er een incident gebeurt?
- Heb je recent een toolbox gevolgd? Waar ging die over?
- Heb je een geldig VCA-diploma?
Het doel is te verifiëren dat medewerkers weten wat ze doen en dat veiligheid daadwerkelijk leeft op de werkvloer.
Interviews met sleutelpersonen
Naast gesprekken op de werklocatie voert de auditor ook interviews met sleutelpersonen: de directie, de KAM-coördinator, leidinggevenden. Deze gesprekken gaan dieper in op het veiligheidsmanagement.
Voor VCA** wil de auditor bewijs van directiebetrokkenheid. De directie moet kunnen uitleggen hoe zij betrokken zijn bij veiligheid en welke beslissingen zij hebben genomen op dit gebied.
Sluitingsbespreking
Aan het einde van de audit houdt de auditor een sluitingsbespreking. In deze bespreking worden de bevindingen gepresenteerd en toegelicht.
De auditor geeft aan of er afwijkingen zijn gevonden en wat de ernst daarvan is. Je krijgt de gelegenheid om vragen te stellen en eventuele onduidelijkheden te verhelderen.
De auditor geeft ook een indicatie van het resultaat: is certificering mogelijk, en zo ja, onder welke voorwaarden?
Bevindingen en afwijkingen
De auditor categoriseert bevindingen in verschillende gradaties.
Conformiteit
Conformiteit betekent dat je voldoet aan de eis. Dit is het gewenste resultaat. De meeste bevindingen zijn hopelijk conformiteiten.
Observatie
Een observatie is geen afwijking, maar wel een aandachtspunt. De auditor heeft iets gezien dat verbeterd kan worden, maar het is niet strijdig met de eisen.
Observaties blokkeren de certificering niet. Je bent niet verplicht om er iets mee te doen, maar het is verstandig om ze serieus te nemen. Niet-aangepakte observaties kunnen bij een volgende audit alsnog tot afwijkingen leiden.
Minor afwijking
Een minor afwijking is een tekortkoming die de effectiviteit van het VCA-systeem niet fundamenteel ondermijnt. Voorbeelden:
- Een diploma is recent verlopen (en het herexamen is al gepland)
- Een registratie is incompleet
- Een procedure is niet helemaal up-to-date
Minor afwijkingen blokkeren de certificering niet direct. Je krijgt een termijn, meestal 90 dagen, om de afwijking te corrigeren en bewijs te leveren aan de certificerende instantie.
Major afwijking
Een major afwijking is een ernstige tekortkoming die de effectiviteit van het systeem in gevaar brengt. Voorbeelden:
- Een groot deel van de medewerkers heeft geen geldig diploma
- Kritieke registraties ontbreken volledig
- Het VGM-beleid ontbreekt terwijl dit verplicht is
- Er wordt aantoonbaar onveilig gewerkt
Een major afwijking blokkeert de certificering totdat deze is opgelost. Dit kan een vervolgbezoek van de auditor vereisen om te verifiëren dat de maatregel effectief is.
Eén major afwijking is voldoende om de certificering te blokkeren. Meerdere minor afwijkingen kunnen samen ook als major worden beschouwd als ze wijzen op een systematisch probleem.
Afwijkingen oplossen
Als er afwijkingen zijn geconstateerd, moet je deze oplossen om het certificaat te krijgen of te behouden.
Analyseer de oorzaak
Begin met analyseren waarom de afwijking is ontstaan. Wat ging er mis in het proces? Waarom is dit niet eerder ontdekt? Alleen het symptoom verhelpen is niet genoeg; je moet de onderliggende oorzaak aanpakken.
Neem corrigerende maatregelen
Neem maatregelen om de afwijking te corrigeren én om herhaling te voorkomen. Als de afwijking is dat een medewerker geen geldig diploma heeft, is de maatregel niet alleen dat die medewerker examen doet. De maatregel is ook dat je het bewakingsproces voor diploma’s verbetert.
Documenteer en lever bewijs
Documenteer de corrigerende maatregelen en verzamel bewijs dat ze zijn uitgevoerd. Dit kan zijn: het nieuwe diploma, de aangepaste registratie, de herziene procedure, of het verslag van het verbeteroverleg.
Stuur het bewijs naar de certificerende instantie binnen de gestelde termijn. De instantie beoordeelt of de maatregelen afdoende zijn.
Bij major afwijkingen
Bij major afwijkingen kan de certificerende instantie een vervolgbezoek eisen om te verifiëren dat de maatregelen effectief zijn. Dit betekent extra kosten en vertraging, maar het is belangrijk om dit goed te doen.
Tips voor een succesvolle audit
Wees eerlijk en open
De auditor is er niet om je te pakken. De auditor wil vaststellen of je aan de eisen voldoet en kan je zelfs helpen om verbeteringen te identificeren. Eerlijkheid en openheid werken beter dan defensief gedrag.
Als iets niet op orde is, geef het toe. Leg uit wat er aan de hand is en wat je eraan gaat doen. De auditor waardeert zelfinzicht en proactieve houding.
Geef concrete antwoorden
Beantwoord vragen met concrete voorbeelden. Niet: “Ja, we doen aan incidentregistratie.” Maar: “Ja, hier is ons incidentregister. Deze maand hebben we twee bijna-incidenten gehad. Dit is hoe we daarmee zijn omgegaan.”
Concrete antwoorden met bewijs zijn overtuigender dan vage beweringen.
Ken je eigen systeem
Zorg dat de persoon die de auditor begeleidt het VCA-systeem door en door kent. Waar staat de documentatie? Hoe werken de processen? Wie is verantwoordelijk voor wat?
Zoeken naar documenten tijdens de audit kost tijd en wekt geen vertrouwen. Ken je systeem en weet waar je informatie kunt vinden.
Maak aantekeningen
Maak aantekeningen van de bevindingen en feedback van de auditor. Dit helpt je om na de audit aan de slag te gaan met verbeteringen en afwijkingen.
Leer van de audit
Zie de audit als een leermogelijkheid. De auditor kijkt met een frisse, kritische blik naar je organisatie en kan verbeterpunten signaleren die je zelf over het hoofd hebt gezien.
Kiezen van een certificerende instantie
VCA-audits worden uitgevoerd door certificerende instanties die zijn erkend door de SSVV . De SSVV houdt een lijst bij van erkende instanties.
Accreditatie en erkenning
Kies een instantie die is erkend door de SSVV. Alleen erkende instanties mogen VCA-certificaten afgeven die worden geregistreerd in het officiële VCA-register.
Bekende certificerende instanties voor VCA in Nederland zijn Kiwa , TÜV , DNV , Bureau Veritas , en LRQA .
Vergelijk offertes
Vraag offertes aan bij meerdere instanties. De prijzen kunnen variëren, net als de beschikbaarheid en de aanpak. Vergelijk niet alleen op prijs; kijk ook naar de ervaring van de instantie in jouw sector en de reputatie bij andere bedrijven.
Combinatie met andere certificeringen
Als je ook ISO 9001 of andere certificeringen hebt of wilt halen, kan het efficiënt zijn om dezelfde certificerende instantie te kiezen. Gecombineerde audits besparen tijd en kosten.
Wat als je zakt?
Niet slagen voor de audit is vervelend maar niet het einde van de wereld. Het betekent dat er werk te doen is voordat je gecertificeerd kunt worden.
Analyseer wat er mis ging
Bekijk de afwijkingen en analyseer wat er mis ging. Was het een probleem met de implementatie, met de documentatie, of met het begrip van de eisen?
Maak een actieplan
Maak een concreet actieplan om de afwijkingen op te lossen. Wijs verantwoordelijkheden toe en stel deadlines.
Plan een vervolgaudit
Nadat de afwijkingen zijn opgelost, plan je een vervolgaudit om te laten verifiëren dat je nu wel voldoet. De vervolgaudit richt zich op de probleemgebieden, niet op het hele systeem.
Leer ervan
De meeste bedrijven die bij de eerste poging zakken, slagen bij de tweede poging. Gebruik de feedback van de auditor om je systeem te versterken.
Meer informatie
- VCA stappenplan – Het hele traject van start tot certificaat
- VCA eisen – De checklist uitgelegd
- Veelgestelde vragen – Antwoorden op praktische vragen