Audit BRCGS: interne audit voor je certificatie-audit
Een interne audit is een controle die je zelf uitvoert vóór de externe certificatie-audit. Je toetst of je procedures, registraties en werkvloer voldoen aan de BRCGS-eisen binnen je eigen scope. Het doel is om bevindingen te vinden voordat de auditor ze vindt. Dat is goedkoper, minder stressvol en het laat zien dat je systeem werkt. Het BRCGS-schema is erkend door het GFSI (Global Food Safety Initiative). Volgens een whitepaper van Mérieux NutriSciences over Issue 9 moeten alle activiteiten rond voedselveiligheid, authenticiteit, wettelijkheid en kwaliteit minstens eens per jaar worden beoordeeld. Het auditprogramma loopt dus het hele jaar, niet alleen vlak voor de certificatie-audit.
Gebruik de eisenleerkaart als rode draad, en de scopepagina om te bepalen wat je moet controleren. Wat je bij bevindingen doet, staat op de audituitslag.
Een interne audit is geen kopie van de eisenlijst die je aan een collega geeft. Als je alleen vinkjes zet, zie je de gaten niet. Controleer altijd het bewijs op de werkvloer.
Planning in vijf stappen
| Stap | Wanneer | Wat je doet |
|---|---|---|
| 1. Plan vastleggen | Aan het begin van het jaar | Bepaal de scope, de data en de volgorde van de gebieden; elke activiteit komt minstens eens per jaar aan bod |
| 2. Auditor kiezen | Vóór de start | Wijs iemand aan die het proces niet zelf beheert |
| 3. Audit uitvoeren | Verspreid over het jaar, het laatste deel ruim vóór de externe audit | Loop de scope af, vraag om bewijs, kijk op de vloer |
| 4. Rapporteren | Direct na de audit | Leg elke bevinding vast met bewijs en locatie |
| 5. Opvolgen | Vóór de externe audit | Corrigeer, controleer de correctie, en noteer het resultaat |
De precieze termijn hangt af van de omvang van je scope en de planning van je certificatie-instelling. Een realistische planning zet je in de voorbereiding, niet op het laatste moment.
Wie doet de interne audit?
Kies iemand die niet zelf het proces beheert dat hij controleert. Een kwaliteitsmedewerker die de HACCP-plannen schrijft, kan die plannen moeilijk objectief beoordelen. Een collega van een andere afdeling of een externe deskundige kijkt vaak frisser.
De auditor moet de eisen begrijpen en het bedrijf goed kennen. Een persoonlijk certificaat is niet het uitgangspunt, maar hij moet wel kunnen vragen wat een medewerker doet en waarom. Training voor interne auditors is een zinvolle investering; lees hoe je rollen en kennis verdeelt op de opleidingspagina.
Een voorbeeld van een interne audit
Een fictieve kaasverwerker met één productielijn en een koelcel heeft de volgende scope voor de interne audit:
- Ontvangst van melk en kruiden;
- Productie en verpakking;
- Gekoelde opslag van eindproduct;
- Schoonmaak en reinigingsregistraties.
De auditor kiest voor de koelcel een concreet punt: de temperatuurlogs van de afgelopen twee weken. Hij vraagt de medewerker om uit te leggen wat er gebeurt als de temperatuur te hoog is. De medewerker laat de procedure zien, maar weet niet waar de corrigerende actie staat.
De bevinding wordt zo vastgelegd: de temperatuurprocedure is aanwezig, maar de verantwoordelijkheid bij afwijking is niet bekend bij de werkvloer. De oorzaak is onvoldoende training. De actie is een toolbox-meeting en een uitgeschreven afwijkingsprocedure bij de koelcel, met een controle over twee weken.
Wat je in het rapport zet
Een goed rapport bevat per bevinding de volgende onderdelen:
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Eis of onderdeel | Gekoelde opslag en temperatuurbewaking |
| Locatie en moment | Koelcel 2, controle op maandagochtend |
| Wat je zag | Logs zijn compleet, maar de afwijkingsprocedure is niet zichtbaar |
| Bewijs | Logboek, interview met medewerker, foto van het procedurebord |
| Oorzaak | Training ontbreekt voor nieuwe medewerkers |
| Actie en eigenaar | Toolbox-meeting, eigenaar ploegleider, datum binnen twee weken |
| Controle | Herhaalde controle met resultaat |
Schrijf kort en concreet. Een rapport van vijftig pagina’s met vage tekst helpt niemand.
Veelgemaakte fouten
- Alleen het kantoor controleren. Productie, schoonmaak en ontvangst zijn de plekken waar de meeste bevindingen liggen.
- Dezelfde persoon controleert zijn eigen werk. Dan vallen de fouten niet op.
- Bevindingen zonder oorzaak. Een actie die alleen de symptomen aanpakt, komt terug.
- Geen controle na de actie. Een gecorrigeerde bevinding die niet is gecontroleerd, is nog niet gesloten.
- Alle interne audits vlak voor de externe audit. Dan heb je geen tijd om iets te repareren, en het programma dekt het jaar niet.
Veelgestelde vragen
Moet een interne audit op de volledige scope?
Ja, op de volledige scope die je certificeert. Je verspreidt de audits over het jaar, maar elke activiteit moet minstens eens per jaar aan bod komen. Vergeet uitbestede processen niet.
Vervangt de interne audit de certificatie-audit?
Nee. De externe audit wordt uitgevoerd door de certificatie-instelling en bepaalt het certificaat. De interne audit is de voorbereiding, en levert geen certificaat op.
Hoe weet ik of mijn interne audit goed genoeg is?
Als je de bevindingen van de externe audit grotendeels al had gevonden, is je interne audit goed gericht. Als de externe auditor nieuwe bevindingen vindt die je intern had kunnen zien, leg dan vast waarom je die miste en verbeter je aanpak.