EP-Online registratie voor EP-adviseurs onder BRL 9500

EP-Online is het landelijke register waarin energieprestatie-adviseurs (EP-adviseurs) hun energieprestatie-rapporten registreren. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO ) beheert het systeem. Volgens RVO is een energielabel alleen geldig en definitief als het in EP-Online staat.

Registreren mag alleen binnen een bedrijf dat zelf een BRL 9500-certificaat heeft. Ook de regels voor de registratie zelf staan in de beoordelingsrichtlijn BRL 9500-W  van InstallQ. Deze pagina legt uit hoe het in de praktijk werkt, met de eisen uit die richtlijn.

Wat is EP-Online precies?

EP-Online is de database waarin per gebouw het energieprestatie-rapport staat. Als de adviseur het rapport registreert, maakt het systeem het energielabel automatisch aan. Zakelijke eigenaren kunnen hun geldige label downloaden in EP-Online, na inloggen met eHerkenning.

Het rapport maakt de adviseur in software die is geattesteerd volgens BRL 9501. Die software rekent met de NTA 8800-methode. De registratie gebeurt dus altijd via dat programma, niet met een losse Excel-sheet.

Wat heb je nodig om in te loggen?

Je hebt drie dingen nodig voordat je kunt registreren. Het zijn stappen die je in deze volgorde doorloopt.

Ben je niet zeker of de stappen nog kloppen? Vraag het na bij je certificatie-instelling. De richtlijn eist daarnaast dat het bedrijf de inloggegevens tegen misbruik beschermt.

Welke gegevens registreer je?

Bij elke registratie vul je meer in dan alleen het energielabel. De richtlijn eist dat uit de registratie duidelijk blijkt wie het rapport heeft geregistreerd en wie de opname heeft gedaan. Dat kan dezelfde persoon zijn, maar dat hoeft niet.

Stel: een fictieve eengezinswoning in Zwolle wordt op 3 maart opgenomen door adviseur Sanne de Vries (EP-W/B). Haar collega Jeroen Bakker (EP-W/D) registreert het rapport op 10 maart. In EP-Online staan dan de naam en het vakbekwaamheidsnummer van beiden.

Het rapport registreer je alleen in opdracht van de opdrachtgever. Dat kan de eigenaar zijn, of iemand die namens de eigenaar handelt, zoals een makelaar of een aannemer.

Binnen welke termijn registreer je?

Het bedrijf moet het rapport registreren binnen drie maanden na de opnamedatum. Bij oplevering en bij bestaande woningen geldt dat. Bij seriematige nieuwbouw of renovatieprojecten is de termijn zes maanden.

Voor de fictieve woning betekent dat: de opname van 3 maart moet uiterlijk 3 juni in EP-Online staan. Het bedrijf mag die termijn niet omzeilen door het rapport later op een andere manier te registreren.

Wat gebeurt er bij een verlopen of ingetrokken certificaat?

Het certificaat van een bedrijf kan eindigen, worden geschorst of worden ingetrokken. De gevolgen voor de labels verschillen per situatie. De richtlijn regelt dat in paragraaf 10.

Bij intrekking van het bedrijfscertificaat verwijdert de CI de rapporten uit de betreffende periode uit EP-Online. Dat gebeurt als de steekproef nog niet is gedaan, of als de schorsing komt door slechte projectcontroles zonder voldoende verbetering. Bij een zwakke interne controle of een betalingsachterstand gebeurt dat niet meteen. Het bedrijf moet de opdrachtgever wel informeren over de intrekking.

Een geschorst certificaat mag het bedrijf niet gebruiken. De schorsing duurt maximaal zes maanden, en het bedrijf moet een plan van aanpak indienen. Wil een bedrijf zelf even stoppen, dan kan het een opschorting van maximaal twee jaar aanvragen. Tijdens zo’n opschorting registreert het bedrijf geen rapporten.

Voor de adviseur zelf geldt iets anders. Als InstallQ de vakbekwaamheid intrekt, moet de adviseur het volledige examen opnieuw doen. Meer over het examen lees je op het EP-adviseur examen.

Veelgestelde vragen

Kan ik als adviseur zelf registreren zonder bedrijf?

Nee. Je registreert altijd onder het certificaat van een bedrijf. De richtlijn eist dat het bedrijf minstens één vakbekwame EP-adviseur in dienst heeft of via een samenwerkings- of licentieovereenkomst inzet. Zie bedrijfscertificering voor de volledige eisen.

Waar zie ik of een adviseur in het register staat?

Gekwalificeerde adviseurs staan in het Centraal Register Techniek. Daar zie je ook of een adviseur een gele vlag heeft gekregen. Een gele vlag is een waarschuwing na een kritieke afwijking bij een controle. Zie interne en externe controles voor hoe dat werkt.

Wat doe ik als ik na registratie een fout zie?

Staat er een onjuist label in EP-Online, dan vraag je vervangrechten aan in EP-Online. Dat kan binnen 24 maanden na de opname. Herlabelen is bedoeld voor verbeteringen die na de opname zijn aangebracht. Ontdekt een controleur een kritieke afwijking, dan moet het rapport na herstel opnieuw worden geregistreerd. Bij twijfel vraag je het na bij je certificatie-instelling.

Meer lezen

• Bedrijfscertificering: welke eisen het bedrijf moet halen
• Basisopname of detailopname: welk opnametype je kiest
• Overzicht BRL 9500: alles over het energielabel en de certificering