ISO 22000-certificaat overzetten naar een andere certificeerder
Je kunt een geldig ISO 22000-certificaat overzetten naar een andere geaccrediteerde certificatie-instelling. Een verlopen of opgeschort certificaat kan niet over. De nieuwe instelling beoordeelt dan eerst of het certificaat klopt, en besluit daarna of ze het overneemt. De regels komen uit het IAF-document MD 2:2023 over het overzetten van geaccrediteerde certificatie , van het International Accreditation Forum (IAF), de wereldwijde koepel van accreditatie-instanties zoals de Nederlandse RvA. Het document geldt voor alle geaccrediteerde managementsysteemcertificaten, niet alleen voor ISO 22000. De FSSC 22000-regeling (paragraaf 5.6) verwijst er ook naar. Zie ook het certificaat en de geldigheid en het auditproces voor de achtergrond.
Overzetten is geen nieuwe certificatie. De nieuwe instelling neemt het bestaande certificaat over, met de bestaande cyclus, als er geen problemen zijn.
Overzetten in het kort
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| Kan elk certificaat over? | Alleen een geldig, geaccrediteerd en niet opgeschort certificaat |
| Wat gebeurt er eerst? | Een beoordeling van het bestaande certificaat door de nieuwe instelling |
| Is dat een audit? | Nee, een bezoek vooraf is geen audit |
| Wat als er problemen zijn? | Dan behandelt de nieuwe instelling je als nieuwe klant |
Stap voor stap
Controleer of je certificaat in aanmerking komt
Het certificaat moet zijn afgegeven door een instelling met accreditatie van een IAF-ondertekenaar of een regionale ondertekenaar van het wederzijdse erkenningsakkoord (MLA, Multilateral Recognition Arrangement). Het moet geldig zijn en niet bekend als opgeschort. Is de instelling gestopt of is haar accreditatie ingetrokken, dan moet de overzetting binnen zes maanden of vóór het verlopen van het certificaat klaar zijn, wat eerder komt. De oude instelling mag je certificaat niet opschorten of intrekken alleen omdat je overstapt, zolang je aan de eisen blijft voldoen.
Vraag de nieuwe instelling om een offerte en een pre-transfer review
De nieuwe instelling vraagt om de oude auditrapporten, de laatste surveillance-rapportage en de status van alle open afwijkingen. Ze kijkt ook naar klachten, lopende contacten met toezichthouders en de reden waarom je wilt overstappen.
Laat de pre-transfer review plaatsvinden
Dat gebeurt meestal op basis van documenten. Is er iets onduidelijk, dan komt er een pre-transfer bezoek. Dat bezoek is geen audit, maar het moet wel door mensen met auditcompetentie worden gedaan.
Los openstaande afwijkingen op
Voordat de nieuwe instelling het certificaat afgeeft, moet ze hebben gezien dat alle open major-afwijkingen zijn opgelost. Voor minor-afwijkingen moet ze je plan voor correctie en corrigerende actie hebben geaccepteerd.
Wacht op het besluit
De nieuwe instelling besluit zelf over de certificering. Degene die de pre-transfer review deed, mag dat besluit niet nemen.
Wat betekent dat voor je cyclus?
Zijn er geen problemen, dan blijft de cyclus van het oude certificaat gelden. Volgens de FSSC-regeling moeten de beoordeling, het besluit en het nieuwe certificaat klaar zijn vóór het certificaat verloopt en vóór de eerstvolgende audit in de cyclus. De nieuwe instelling bepaalt het auditprogramma voor het resterende deel van die cyclus. Je hoeft dus niet opnieuw te beginnen met een volledige cyclus.
Zijn er wel problemen en behandelt de nieuwe instelling je als nieuwe klant, dan begint een nieuwe cyclus bij het nieuwe certificeringsbesluit. In de praktijk betekent dat een nieuwe initiële beoordeling.
Fictief voorbeeld
Een vleesverwerker heeft een ISO 22000-certificaat van een instelling die in september is opgehouden. De accreditatie van die instelling is dan vervallen, dus de overzetting moet binnen zes maanden of voor het verlopen van het certificaat klaar zijn. De verwerker zoekt een nieuwe instelling. Die vraagt de rapporten op en plant een pre-transfer review. Er staat nog één minor-afwijking open over de temperatuurregistratie in de koelcel. De verwerker levert een correctieplan, de nieuwe instelling accepteert het, en het certificaat wordt overgenomen binnen de termijn.
Veelgemaakte fouten
- Wachten tot het certificaat verloopt. Dan is de overzetting vaak niet meer mogelijk en moet je opnieuw beginnen.
- Open afwijkingen verzwijgen. De nieuwe instelling vraagt de rapporten en de status op. Verzwijgen maakt het later duurder.
- Denken dat het een goedkope nieuwe audit is. Het is een beoordeling van wat er al ligt. De kosten verschillen per instelling; vraag om een offerte.
- Scope vergeten te vergelijken. De scope van de nieuwe instelling moet de activiteiten dekken die je overzet.
Wil je eerst weten wat een overstap kost, lees dan de kosten en tijdlijn. Over de verschillen tussen schema’s helpt ISO 22000 vs FSSC 22000 bij de keuze.
Wat lever je aan voor de pre-transfer review?
Vraag de nieuwe instelling vooraf welke documenten zij wil zien. In de meeste gevallen gaat het om dezelfde set:
- het rapport van de laatste initiële of hercertificatie-audit;
- het rapport van de laatste surveillance-audit;
- het overzicht van alle open afwijkingen, met de status van elke correctie;
- een overzicht van klachten en de afhandeling ervan;
- de reden voor de overstap en eventuele lopende contacten met een toezichthouder.
Lever compleet aan. Zijn de rapporten niet beschikbaar, of is een surveillance- of hercertificatie-audit niet volgens het auditprogramma uitgevoerd, dan behandelt de nieuwe instelling je volgens IAF MD 2 als nieuwe klant.
Wat verandert er niet, en wat wel?
| Onderdeel | Bij een geslaagde overzetting | Bij een nieuwe klant |
|---|---|---|
| Certificatiecyclus | Blijft die van het oude certificaat | Begint opnieuw bij het besluit |
| Auditprogramma | Stelt de nieuwe instelling vast voor het resterende deel | Stelt de nieuwe instelling vast voor de hele cyclus |
| Documentatie | Nieuwe instelling beoordeelt wat er ligt | Volledige beoordeling van het systeem |
| Doorlooptijd | Naar verwachting korter, mits er geen open punten zijn (indicatie) | Langer, want alles moet opnieuw worden bewezen |
Wat kost een overzetting?
De kosten verschillen per instelling en per omvang. Een overzetting kost naar verwachting minder dan een volledige nieuwe certificatie (indicatie, geen vaste tarieven), omdat de nieuwe instelling het bestaande bewijs gebruikt. Maar het pre-transfer bezoek, de tijd die je kwaliteitsteam erin steekt en eventuele correcties tellen ook mee. Vraag om een offerte die deze onderdelen apart vermeldt, zodat je appels met appels vergelijkt.