Eisen van de HKZ-norm
De HKZ-norm vraagt twee dingen: een werkend kwaliteitssysteem voor je hele organisatie, plus aantoonbaar veilige en navolgbare zorg rond de cliënt. Elk HKZ-schema bestaat daarom uit een generiek deel (gelijk aan ISO 9001) en een zorgspecifiek deel. De normen worden beheerd door NEN .
Op deze pagina lees je hoe een HKZ-schema is opgebouwd en wat de belangrijkste eisen zijn. Het doel is niet een dik handboek, maar processen die in de praktijk werken. Wil je weten hoe je dit aanpakt? Volg dan het stappenplan.
De opbouw: generiek deel en zorgdeel
Elk HKZ-schema heeft dezelfde tweedeling. Dat maakt de schema’s onderling herkenbaar en helpt als je later een ander schema kiest.
| Deel | Waar gaat het over? | Verschilt per branche? |
|---|---|---|
| Zorgspecifiek deel | Het primaire proces rond de cliënt | Ja |
| Generiek deel | Je organisatie als geheel (ISO 9001) | Nee |
Het generieke deel volgt de structuur van ISO 9001: context, leiderschap, planning, ondersteuning, uitvoering, evaluatie en verbetering. Dit deel is hetzelfde voor een apotheek en een jeugdzorgorganisatie. Het zorgspecifieke deel verschilt: een apotheek heeft andere eisen dan jeugdzorg.
Het zorgspecifieke deel: rond de cliënt
Dit deel volgt de reis van de cliënt door je organisatie. Het maakt concreet wat goede zorg betekent.
Intake en toegang
Je legt vast hoe een cliënt bij je binnenkomt. Wie beoordeelt of je de juiste zorg kunt bieden? Hoe maak je afspraken over de zorg?
Een gehandicaptenzorgorganisatie beschrijft bijvoorbeeld hoe ze de zorgvraag in kaart brengt en wie het ondersteuningsplan opstelt.
Uitvoering en dossier
Tijdens de zorg leg je vast wat je doet. Het cliëntdossier is het bewijs dat de zorg klopt en navolgbaar is. HKZ vraagt dat dit dossier actueel en compleet is.
Veiligheid en incidenten
Je toont aan hoe je risico’s voor cliënten beheerst en hoe je incidenten meldt en onderzoekt. Denk aan een meldsysteem voor incidenten (een MIC-melding: melding incident cliënt) en aan medicatieveiligheid.
Afronding en evaluatie
Je beschrijft hoe je zorg afsluit en evalueert. Wat heeft de cliënt aan de zorg gehad? Wat leer je ervan?
Sinds 2025 hoeft een zorgovereenkomst niet meer schriftelijk ondertekend te zijn binnen HKZ 144 VVT en HKZ 118 Gehandicaptenzorg . Dit verlaagt de administratieve last. Let op: financiers of toezichthouders kunnen het alsnog vragen.
Het generieke deel: je organisatie
Dit deel is gelijk aan ISO 9001 en gaat over hoe je je organisatie bestuurt. De hoofdeisen op een rij.
Context en belanghebbenden
Je brengt in kaart wat je organisatie beïnvloedt en wie je belanghebbenden zijn. Voor een zorgorganisatie zijn dat onder meer cliënten, familie, het zorgkantoor en de IGJ .
Leiderschap en beleid
De directie moet het voortouw nemen. Je legt je kwaliteitsbeleid vast en zorgt dat verantwoordelijkheden helder zijn.
Planning en risico’s
Je benoemt je doelen en de risico’s die je daarbij loopt. Vervolgens bepaal je wat je doet om die risico’s te beheersen.
Mensen en middelen
Je zorgt dat je medewerkers bevoegd en bekwaam zijn. In de zorg betekent dit ook: actuele BIG-registraties en scholing op peil.
Evaluatie en verbetering
Je meet of je systeem werkt via interne audits en een directiebeoordeling. Daarna verbeter je waar nodig. Dit is de kern van de PDCA-cyclus: plan, do, check, act.
Welke documenten heb je nodig?
HKZ vraagt geen voorgeschreven handboek. Je legt vast wat nodig is om je zorg te borgen. In de praktijk gaat het om:
- een beschrijving van je belangrijkste processen,
- een actueel cliëntdossier per cliënt,
- een meldsysteem voor incidenten,
- bewijs van interne audits en de directiebeoordeling,
- registraties van scholing en bevoegdheden.
Veel zorgorganisaties denken dat HKZ een berg papierwerk vraagt. Dat is niet zo. De auditor kijkt of het in de praktijk werkt, niet of je een dik handboek hebt. Houd het concreet en bruikbaar.