Het auditproces bij HKZ
De externe HKZ-audit wordt uitgevoerd door een geaccrediteerde certificerende instantie in twee fasen: eerst een documentcontrole, dan een toets in de praktijk. Daarna volgen jaarlijkse controle-audits. Het HKZ-certificaat is 3 jaar geldig. Dit is dezelfde opzet als bij ISO 9001. De normen worden beheerd door NEN .
Op deze pagina lees je hoe de audit verloopt, wat een auditor zoekt, hoe afwijkingen worden afgehandeld en hoe je je goed voorbereidt. Het stappenplan beschrijft hoe de audit past in het bredere traject.
Hoe verloopt de HKZ-audit?
De certificeringsaudit bestaat uit twee fasen.
Fase 1 — documentcontrole. De auditor bekijkt je documentatie: zijn de processen beschreven, zijn de juiste registraties aanwezig, is het systeem ingericht? Dit kan op afstand of op locatie. De uitkomst is een beeld van wat gereed is en wat nog ontbreekt.
Fase 2 — praktijktoets. De auditor bezoekt je locatie(s) en toetst of het systeem in de praktijk werkt. Niet alleen op papier, maar echt.
Tussen fase 1 en fase 2 zit soms een paar weken. Gebruik die tijd om eventuele bevindingen uit fase 1 te verwerken.
Wat doet de auditor?
De auditor verzamelt bewijs. Die bewijslast gaat verder dan documenten lezen.
- Gesprekken voeren. Met medewerkers, leidinggevenden en soms cliënten. Weet iedereen hoe het incidentmeldsysteem werkt?
- Dossiers inzien. Zijn cliëntdossiers actueel en compleet? Klopt wat erin staat met de praktijk?
- Scholingsregistraties controleren. Zijn BIG-registraties actueel? Is er bewijs van recente scholing?
- Rondgang maken. Hoe ziet de locatie eruit? Kloppen de hygiëne- en veiligheidsmaatregelen?
- Incidentmeldingen bekijken. Worden incidenten gemeld en opgevolgd?
Concreet voorbeeld — GGZ. Een auditor bij een ambulante GGZ-instelling bekijkt de behandeldossiers van vijf cliënten steekproefsgewijs. Zij controleert of de behandelplannen up-to-date zijn, of de evaluaties zijn gedaan en of er bij een suïcidale crisis een veiligheidsplan is opgesteld en gevolgd. Daarna spreekt ze een behandelaar en vraagt hoe deze omgaat met een nieuwe aanmelding.
Afwijkingen (non-conformiteiten)
Vindt de auditor iets wat niet klopt, dan noteert die een afwijking. Er zijn twee soorten.
| Type | Wat betekent het? | Gevolg |
|---|---|---|
| Major non-conformiteit | Een eis wordt ernstig of structureel niet nageleefd | Certificaat wordt niet afgegeven totdat dit is opgelost |
| Minor non-conformiteit | Een kleinere tekortkoming; het systeem functioneert, maar dit punt kan beter | Certificaat wordt soms afgegeven mits herstel op korte termijn aangetoond |
Na de audit ontvang je een auditrapport. Daarin staan alle bevindingen. Je krijgt een termijn om de afwijkingen op te lossen en het bewijs van herstel in te dienen. Pas daarna wordt het certificaat verstrekt.
Een major non-conformiteit betekent niet het einde van het traject. Oplossen kost tijd, maar de meeste organisaties ronden het alsnog succesvol af. Neem bevindingen serieus en pak ze systematisch aan.
De auditcyclus van 3 jaar
Na het behalen van het certificaat begint de cyclus.
| Moment | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Jaar 0 | Certificeringsaudit (fase 1 + fase 2); certificaat verstrekt |
| Jaar 1 | Jaarlijkse controle-audit; steekproef of systeem werkt |
| Jaar 2 | Jaarlijkse controle-audit; steekproef of systeem werkt |
| Jaar 3 | Hercertificering; volledig audittraject herhaald |
Bij de controle-audits kijkt de auditor steekproefsgewijs. Hij of zij controleert of het systeem draaiende is gehouden, of verbeteracties zijn opgepakt en of de directiebeoordeling is gedaan.
Je voorbereiden op de audit
Een goede voorbereiding scheelt stress en bevindingen.
De meest effectieve voorbereiding is een interne audit. Je loopt zelf de eisen van de norm langs, zoekt bewust naar gaten en dicht die voordat de externe auditor komt. Dit werkt ook als oefening: medewerkers weten dan wat ze kunnen verwachten.
Samen met de interne audit hoort een directiebeoordeling: een gestructureerde terugblik door het management op hoe het systeem presteert.
Kies je voor HKZ Kleine Organisaties? Dan is een interne audit niet verplicht. Je vervangt die door een jaarlijkse organisatiebeoordeling.
Praktische tips voor de dag van de audit:
- Zorg dat de juiste medewerkers beschikbaar zijn voor gesprekken.
- Houd dossiers en registraties op orde en toegankelijk.
- Bereid je team voor: uitleg over het doel van de audit reduceert spanning.
- Wees eerlijk over wat nog niet perfect loopt; de auditor waardeert openheid.