ISO 17025-accreditatie aanvragen
Een ISO 17025-aanvraag begint met afbakenen welke laboratoriumactiviteiten je wilt laten beoordelen. De RvA beschrijft de aanvraagroute en gebruikt daarvoor haar PRISMA Aanvraagtool. Leg vooraf de gewenste scope en een begroting vast.
Het dossier moet laten zien hoe je laboratorium daadwerkelijk werkt. Alleen procedures schrijven is daarom onvoldoende voorbereiding. Verzamel ook registraties van uitgevoerde opdrachten, de gebruikte apparatuur en de medewerkers die het werk mogen uitvoeren.
Van voorbereiding naar besluit
De route hieronder combineert de officiële procesfasen met een eigen praktische voorbereiding. Gebruik de kaarten om naar je huidige fase te gaan. De actuele aanvraagtool bepaalt welke documenten je moet aanleveren.
1. Bepaal wat je laat beoordelen
Begin met een lijst van werkzaamheden die klanten aantoonbaar onder accreditatie willen afnemen. Noteer per activiteit de methode, het materiaal of de meetgrootheid en de uitvoeringslocatie. Maak vervolgens zichtbaar wat al aantoonbaar beheerst wordt en waar nog ontwikkeling nodig is.
Fictief voorbeeld: Noordmeet voert vijf materiaalonderzoeken uit. Drie methoden zijn dagelijks in gebruik; twee zijn nog in ontwikkeling. De laboratoriummanager onderzoekt een eerste aanvraag voor de drie volwassen methoden. Dat is een commerciële en inhoudelijke afweging, geen normregel dat je altijd klein moet beginnen.
Betrek ook de mensen die opdrachten aannemen. Zij mogen klanten niet alvast geaccrediteerde resultaten beloven voor activiteiten die nog niet zijn toegekend.
2. Maak een controleerbaar dossier
Gebruik een bewijsindex waarin iedere verwijzing naar een actuele versie leidt. Hieronder staat een eigen werkvorm, geen volledige lijst van verplichte normdocumenten.
| Onderdeel | Bruikbaar voorbeeld van bewijs | Wie controleert de samenhang? |
|---|---|---|
| Methode | Werkinstructie en onderbouwing van geschiktheid | Technisch verantwoordelijke |
| Medewerker | Opleiding, geobserveerde uitvoering en bevoegdheid | Laboratoriummanager |
| Apparatuur | Identificatie, onderhoud en relevante kalibratiegegevens | Apparatuurbeheerder |
| Resultaat | Ruwe gegevens, berekening, controle en rapport | Bevoegde beoordelaar |
| Kwaliteitsbewaking | Controles, vergelijkingen en opvolging van afwijkingen | Kwaliteitsmedewerker |
| Management | Interne audit, beoordeling door het management en acties | Directie en kwaliteitsmedewerker |
Volg als proef één opdracht van aanvraag tot rapport. Kan een collega reconstrueren welke methode, medewerker, apparatuur en gegevens zijn gebruikt? Dit legt vaak gaten bloot die een documentlijst alleen niet laat zien.
3. Dien in via de actuele aanvraagroute
Nieuwe aanvragers doorlopen de RvA-quickscan. De actuele RvA-vragenpagina verwijst vervolgens naar PRISMA voor het indienen en verzamelen van documenten. Gebruik die route ook om de juiste aanvullingen voor jouw discipline te vinden.
Controleer vóór indiening de juridische entiteit, vestigingen, contactpersonen en gevraagde activiteiten. Laat de persoon die de aanvraag beheert ook intern bijhouden wie wijzigingen mag doorgeven. Een oude aanvraaginstructie met losse formulieren kan afwijken van de huidige digitale route.
4. Bereid het onderzoek en de opvolging voor
De RvA onderscheidt aanvraag, vooronderzoek, initiële beoordeling en besluit. Zorg dat het team tijdens de beoordeling bij de afgesproken registraties kan en relevante werkzaamheden kan toelichten. De precieze onderzoeksvorm volgt uit het beoordelingsplan.
Maak voor iedere bevinding een afzonderlijke actieregel. Beschrijf het probleem, de onderzochte oorzaak, de correctie en hoe herhaling wordt voorkomen. Leg daarnaast vast waarmee je controleert of de maatregel werkt. De RvA bepaalt welke aanlevering en termijnen gelden; een eigen actieplan vervangt die afspraken niet.
Een afgeronde beoordeling is nog geen positieve accreditatiebeslissing. Gebruik accreditatieclaims pas binnen de daadwerkelijk toegekende scope en toepasselijke gebruiksregels.
Veelgestelde vragen
Kan een adviseur de aanvraag overnemen?
Een adviseur kan ondersteunen bij voorbereiding en documentatie. Het laboratorium blijft verantwoordelijk voor zijn werkzaamheden en bewijs. Spreek daarom af welke kennis en bestanden na afloop intern beschikbaar moeten zijn.
Hoe lang moet ik gegevens verzamelen voordat ik aanvraag?
Er is geen bruikbaar universeel aantal maanden voor ieder laboratorium. De benodigde onderbouwing hangt af van activiteiten, methoden en de aanvraagvereisten. Beoordeel of je de werking kunt aantonen voordat je een datum vastlegt.
Wat gebeurt er na toekenning?
Je moet de accreditatie onderhouden en veranderingen beheersen. Nieuwe activiteiten zijn niet automatisch gedekt. Bekijk bij uitbreiding opnieuw de scope en de toepasselijke RvA-procedure.