VCU-audit: wat controleert de certificatie-instelling?
Een VCU-audit wordt uitgevoerd door een erkende certificatie-instelling, zoals Kiwa, en beoordeelt het veiligheids- en gezondheidsbeheer van een uitzendbureau. De SSVV beschrijft de eisen; de instelling voert de audit uit en bepaalt of je het certificaat krijgt. Er zijn drie vaste momenten: de initiële audit, een jaarlijkse tussentijdse audit en na drie jaar de hercertificering.
Voordat je de audit aanvraagt, doe je een nulmeting met de VCU-checklist en maak je een actieplan. Het auditproces zelf volgt daarna een vast verloop. Voor de eisen zelf lees je de pagina VCU-certificering; de kosten staan op VCU-kosten en begroting.
Wat wordt er getoetst?
De VCU-checklist beoordeelt niet alleen of je beleid op papier staat. De auditor kijkt of je werkwijze bij de uitzending aantoonbaar werkt. De SSVV noemt de volgende onderdelen. De toelichting in de rechterkolom is onze samenvatting, niet de letterlijke eis.
| Onderdeel | Wat de auditor wil zien |
|---|---|
| Organisatie | Wie is verantwoordelijk voor veiligheid en gezondheid, en hoe is dat belegd |
| VG-beleid | Een vastgelegd beleid dat past bij het werk van uitzendkrachten |
| Vakopleiding, ervaring, VG-opleiding en medische geschiktheid | Hoe je controleert of kandidaten geschikt zijn voor het werk |
| Aanvraag, selectie, instructie, controle en evaluatie | Het volledige proces van de vraag van de inlener tot de evaluatie na de uitzending |
| Ongevallen met verzuim | Hoe je incidenten registreert, meldt en opvolgt |
| Bedrijfsgezondheidszorg | Hoe je de gezondheidszorg voor je medewerkers regelt |
Let op de volgorde: de auditor volgt een uitzending van het begin tot het eind. Een goed beleid zonder bewijs van uitvoering telt niet.
De initiële audit
De initiële audit is de eerste certificering. Je vraagt die aan bij een erkende certificatie-instelling, die je VG-beheersysteem met een audit beoordeelt. Het verloop kan per instelling verschillen. Kiwa beschrijft een tweeledig proces.
Fase 1: beperkte documentbeoordeling
De instelling bekijkt je documenten: beleid, procedures en formulieren. Zij wil zien of het systeem op papier klopt voordat zij naar kantoor komt.
Fase 2: toetsing op kantoor
De auditor komt langs en toetst of het systeem ook is geïmplementeerd. Hij vraagt om bewijs, zoals ingevulde selectieformulieren, instructieverslagen en incidentregistraties.
Besluit van de instelling
Op basis van het rapport wordt het bureau voorgedragen voor certificering. Na een positieve beoordeling geeft de instelling het certificaat af.
Het is dus geen eenmalige controle op één dag. Zijn je documenten of je werkwijze niet op orde, dan kost dat tijd. Vraag je instelling wat er bij een tekort gebeurt.
Tussentijdse audit: elk jaar
Na de initiële certificering komt de certificatie-instelling elk jaar langs voor een tussentijdse audit. Die controleert of je nog steeds aan de eisen voldoet. De SSVV beschrijft de regels rond tekortkomingen op de VCU-pagina.
- Een tekortkoming moet je binnen drie maanden wegwerken.
- Gebeurt dat niet, dan wordt het certificaat ingetrokken.
- Bij de algemene VCA-bedrijfscertificering noemt de SSVV eerst een schorsing en daarna intrekking. Bij VCU staat alleen intrekking. Vraag je instelling hoe zij dit toepast.
Een tussentijdse audit is geen formaliteit. Tekortkomingen die blijven liggen, leiden na drie maanden tot intrekking van het certificaat. Houd elk jaar je incidenten en selectiebewijzen bij, zodat de auditor niets hoeft te reconstrueren.
Hercertificering na drie jaar
Het VCU-certificaat is drie jaar geldig, zolang je aan de eisen blijft voldoen. Daarna moet het bureau zich opnieuw laten certificeren volgens de dan geldende VCU-eisen. Die eisen kunnen dus veranderd zijn sinds de vorige certificering.
Begin ruim op tijd. Plan de hercertificering minimaal een paar maanden voor de einddatum van het huidige certificaat. Zo voorkom je dat het certificaat verloopt en je opdrachtgevers je niet meer kunnen inzetten.
Voorbereiding op de audit
Met deze voorbereiding loop je de meeste valkuilen voorbij.
| Stap | Wat je doet | Waarom |
|---|---|---|
| 1. Nulmeting | Vul de VCU-checklist in voor je eigen bureau | Je ziet welke eisen nog ontbreken |
| 2. Actieplan | Schrijf per tekort een maatregel, verantwoordelijke en datum | De auditor wil een plan, geen belofte |
| 3. Bewijsmap | Verzamel per onderdeel de bewijsstukken | Een auditor vraagt om bewijs, niet om uitleg |
| 4. Proefaudit | Laat een collega of adviseur je dossier doornemen | Je vindt fouten voordat de instelling dat doet |
Een voorbeeld van bewijs bij selectie: een ingevuld formulier met de datum, de naam van de kandidaat, het gevraagde vakdiploma en de handtekening van de verantwoordelijke. Een losse afspraak in een mail telt niet als bewijs.
Veelgemaakte fouten
- Beleid zonder uitvoering. Het VG-beleid staat op papier, maar de instructies worden niet gegeven.
- Geen registratie van ongevallen met verzuim. Juist die registratie controleert de auditor.
- Hercertificering vergeten. Het certificaat is drie jaar geldig en verloopt zonder actie.
- Tekortkomingen laten liggen. Na drie maanden wordt het certificaat ingetrokken.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd is er tussen een tekortkoming en de schorsing? Je hebt drie maanden om een tekortkoming op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het certificaat ingetrokken.
Moet de auditor op locatie bij de inlener komen? Dat verschilt per instelling. Bij Kiwa gaat de tweede fase over toetsing op kantoor. Vraag je instelling welke locaties zij bezoekt.
Kan ik de audit zelf doen om de kosten te drukken? Een interne controle helpt altijd, maar de certificatie zelf doet een erkende instelling. Een interne voorbereiding vervangt die audit niet.
Meer informatie
- VCU-certificering: kosten en eisen - wat VCU is en voor wie
- VCU-register - hoe je een certificaat controleert
- VCU-kosten en begroting - wat kost de certificering
- Het VCA-auditproces - de vergelijkbare aanpak bij VCA