BRCGS-certificaat: hoe lang is het geldig?
Een BRCGS-certificaat is in de praktijk meestal één jaar geldig, gerekend vanaf de datum van de audit. Daarna volgt een nieuwe audit om het certificaat te verlengen. De precieze geldigheid en de frequentie van de audit hangen af van de grade die je haalt en van het auditprogramma dat voor jouw scope geldt. Lees daarom altijd de actuele regels van het schema en de afspraken met je certificatie-instelling.
Voor het begrip van het schema zelf geeft de BRCGS-hub het overzicht. De manier waarop bevindingen en grades samenhangen, staat op de audituitslag. De jaarlijkse cyclus na het certificaat hoort bij het stappenplan.
Een certificaat dat verloopt, is niet automatisch verlengd. Plan de volgende audit vóór de vervaldatum, en laat je afnemers niet met een verlopen certificaat zitten.
Geldigheid in één overzicht
| Vraag | Indicatie | Waar je het controleert |
|---|---|---|
| Hoe lang is het certificaat geldig? | Meestal twaalf maanden vanaf de auditdatum | Certificaat zelf, en de afspraken met je instelling |
| Wanneer komt de volgende audit? | Vóór de vervaldatum, volgens het auditprogramma | Planning van je instelling |
| Heeft mijn grade invloed op de frequentie? | Volgens certificatie-instellingen: grade AA, A of B jaarlijks, grade C of D halfjaarlijks. Controleer dit in de actuele standaard | Actuele BRCGS-regels voor je grade |
| Moet ik ook een onaangekondigde audit verwachten? | Ja, in de aangekondigde programma’s minstens eens per drie jaar, volgens MyGFSI | Auditoptie in je contract |
| Wat als ik een bevinding heb? | Corrigeren en laten controleren voordat het besluit valt | Auditrapport en besluit van de instelling |
De cijfers in deze tabel zijn een indicatie. Controleer ze in de actuele officiële tekst van het schema voordat je er een beslissing op baseert.
Wat er gebeurt bij een nieuwe audit
Bij de verlengingsaudit kijkt de auditor opnieuw naar je hele scope. Hij controleert of de bevindingen uit de vorige audit zijn opgelost en of je systeem nog werkt. Wijzigingen in producten, lijnen, locaties of uitbestede processen moet je vóór de audit hebben gemeld en verwerkt.
Plan de voorbereiding op dezelfde manier als bij de eerste audit. Gebruik de interne audit om gaten te vinden voordat de externe auditor langskomt. Een fictieve vleesverwerker die twee maanden voor de vervaldatum begint, heeft weinig tijd om een bevinding te corrigeren en te laten controleren. Begin dus minstens drie maanden vooraf.
Overstappen naar een andere certificatie-instelling
Soms wil een bedrijf van certificatie-instelling (CB, certification body) wisselen, bijvoorbeeld voor een betere prijs of service. Dat kan, maar het vraagt om een zorgvuldige overstap. Onderstaande punten komen uit praktijkdocumenten van certificatie-instellingen. De precieze regels staan in het actuele BRCGS-reglement. Zorg dat je ze schriftelijk hebt geregeld:
- Het huidige certificaat blijft geldig tot de geplande datum, of de overstap is afgestemd met de oude instelling.
- De nieuwe instelling beoordeelt je huidige certificaat en je scope, voordat ze de overstap accepteren.
- De volgende auditdatum blijft in lijn met de planning, zodat je geen gat krijgt.
- Alle openstaande bevindingen zijn meegenomen en gedocumenteerd.
Een nieuwe instelling kan vóór acceptatie een beoordeling van het bestaande certificaat doen. Vraag de nieuwe instelling om de voorwaarden voor de overstap schriftelijk te bevestigen, omdat die per instelling en per situatie kunnen verschillen.
Veelgemaakte fouten
- De vervaldatum niet kennen. Zet hem in je agenda, met een herinnering drie maanden vooraf.
- Wijzigingen niet melden. Een nieuwe lijn zonder melding kan een bevinding opleveren bij de volgende audit.
- Overstappen zonder overleg. Een overstap zonder afstemming kan een gat in je certificering veroorzaken.
- Afnemers niet op de hoogte houden. Een klant die het certificaat ziet verlopen, stelt vragen die je liever vooraf beantwoordt.
Veelgestelde vragen
Kan ik een verlopen certificaat weer laten gelden?
Meestal niet zomaar. Een verlopen certificaat moet opnieuw worden beoordeeld. Vraag je certificatie-instelling wat de procedure is voor jouw situatie.
Wat als mijn grade lager is dan verwacht?
Dan volgt een corrigerende actie. Bij grade C of D is de cyclus volgens certificatie-instellingen halfjaarlijks. Controleer dit in de actuele standaard. Lees de audituitslag voor de samenhang tussen bevindingen en het besluit.
Hoe weet ik of mijn certificaat nog geldig is?
Controleer de vervaldatum op het certificaat zelf en vraag bij twijfel je certificatie-instelling om bevestiging. Bewaar het certificaat en de bevestiging samen in je documentmap.