FSSC 22000 ondersteuning: zelf doen of een adviseur inschakelen?

Je kunt FSSC 22000 zelf invoeren, met een adviseur of met een combinatie van beide. Het hangt af van je ervaring met ISO 22000 en HACCP, de omvang van je bedrijf en de tijd die je hebt. Een adviseur helpt bij de inrichting en de gap-analyse. De certificeerder beoordeelt daarna je systeem, en die mag niet tegelijk je adviseur zijn. Dat laatste is de grens die je in deze keuze in het oog houdt.

Het schema verplicht geen adviseur. Wel moet je alle eisen halen, en die staan op de pagina over eisen en in het stappenplan. Deze pagina helpt je kiezen tussen zelf doen en hulp. Wat dat kost, staat op kosten en tijdlijn.

De certificeerder die je systeem auditeert, hoort het systeem niet zelf voor je te hebben ingericht. Zorg dat de adviseur en de certificeerder twee verschillende partijen zijn.

Beslisboom: zelf of met hulp?

Tel hoeveel keer je “ja” antwoordt. Bij vier of vijf keer ja kun je het meeste zelf. Bij twee of minder is hulp verstandig. Bij drie hangt het af van je tijd.

Heb je al een werkend ISO 22000- of HACCP-systeem? Ja, dan is de stap naar FSSC kleiner. Nee, dan is begeleiding bijna altijd verstandig.
Heeft iemand in je team de FSSC-eisen gelezen en de PRP’s uitgewerkt? PRP’s zijn de basisvoorwaarden voor hygiëne, zoals schoonmaak en ongediertebestrijding. Nee betekent dat je een gap-analyse nodig hebt: een vergelijking van je huidige systeem met de eisen.
Heb je iemand die de interne audit kan uitvoeren? Nee betekent dat je iemand moet opleiden of inhuren. Zie training en opleiding.
Is je scope klein, met één vestiging en één categorie? Bij meerdere vestigingen of categorieën wordt begeleiding snel de betere keus.
Heb je meer dan zes maanden tot een klantdeadline? Is de deadline korter, dan helpt een adviseur om de planning te halen. Dit is een vuistregel van ons, geen eis van het schema.

Wanneer zelf doen?

Zelf doen kan als je systeem al bijna klaar is en de eisen helder zijn. Je kiest dan wel bewust voor het werk. Je moet de PRP’s uitwerken, de gevarenanalyse maken, de additional requirements inrichten en een interne audit houden. Dat is veel werk voor een klein team.

Het voordeel is de eigen kennis. Je weet na afloop hoe het systeem werkt, en je hoeft niet te betalen voor elke aanpassing. Het nadeel is de tijd van je eigen mensen. Reken de uren mee in de kosten.

Wanneer een adviseur?

Een adviseur is zinvol als je niet weet waar de gaten zitten. Een goede adviseur doet een gap-analyse, stelt een planning op en begeleidt je tijdens de voorbereiding. Hij of zij helpt je ook om de documentatie zo in te richten dat de auditor die direct kan vinden.

Situatie	Zelf doen	Adviseur inschakelen
Je hebt ISO 22000 al goed op orde	Haalbaar	Alleen voor de additional requirements
Je start vanaf nul	Lastig, veel uitzoekwerk	Sterk aanbevolen
Je hebt meerdere vestigingen	Risicovol	Aanbevolen
Je hebt een interne kwaliteitsmanager met FSSC-ervaring	Goed mogelijk	Optioneel
Je klant wil het traject binnen een half jaar	Vaak krap	Verstandig

Waar let je op bij een adviseur?

Een adviseur is een dienst, geen keurmerk. Controleer vooraf een paar zaken:

Ervaring met FSSC 22000 en de juiste food chain categorie. Een adviseur voor bakkerijen is niet automatisch geschikt voor een verwerker van diervoeder.
Geen dubbele rol. De adviseur mag niet de certificeerder zijn, en omgekeerd. Vraag wie je auditor wordt en bevestig dat het een andere partij is.
Een duidelijke offerte. Vraag wat er in de dienst zit: gap-analyse, documentatie, begeleiding bij de audit, en wat er extra kost.
Geen garanties op het certificaat. Een adviseur kan je voorbereiden, maar de certificeerder beslist. Wie een zeker certificaat belooft, verkoopt iets dat hij niet kan waarmaken.

De eigen kosten en de tijdlijn van certificering zijn op een aparte pagina uitgewerkt, zodat je adviesuren naast de auditkosten kunt leggen. Zie kosten en tijdlijn.

Waarom de certificeerder niet je adviseur mag zijn

De certificeerder moet onpartijdig zijn. Hij beoordeelt jouw systeem, en daarom mag hij het niet zelf inrichten. Bij elke audit eist versie 7 van het schema een ondertekende integriteitsverklaring. De senior vertegenwoordiger van de organisatie en de auditors bevestigen daarin dat er geen werkelijk of schijnbaar belangenconflict is (Part 3, paragraaf 6.3).

De norm voor certificatie-instanties, ISO/IEC 17021-1, gaat verder. Volgens het factsheet van European Accreditation mag een certificeerder het managementsysteem van een klant minimaal twee jaar na afloop van het advies niet certificeren. Controleer de exacte regel in de normtekst of bij je certificeerder.

Voorbeeld: je laat een adviseur van certificeerder X het systeem inrichten. Certificeerder X kan je daarna niet zomaar auditen. Kies dus een adviseur die los staat van de certificeerder die je later inhuurt.

Vragen voor het eerste gesprek met een adviseur

Een goed eerste gesprek kost een uur en levert veel op. Stel deze vragen voordat je tekent:

Vraag	Waarom	Goed antwoord
Hoeveel FSSC-trajecten heb je begeleid?	Ervaring met het schema telt	Een concreet aantal, met de food chain categorieën
Wie doet het werk: jij of een medewerker?	Je wilt weten wie je persoonlijk ziet	Een duidelijke naam en rol
Wat zit er wel en niet in de offerte?	Verborgen kosten zijn duur	Een opsomming van de diensten en de uren
Welke certificeerder adviseer je, en waarom?	Let op de onafhankelijkheid	Een keuze die je zelf kunt verantwoorden
Hoe zorg je dat wij het systeem zelf kunnen onderhouden?	Anders ben je straks weer afhankelijk	Een overdracht met documentatie en training

Wat een adviseur doet, stap voor stap

Een traject met een adviseur verloopt meestal in vier fasen. De exacte inhoud verschilt per aanbieder.

Gap-analyse. De adviseur vergelijkt je huidige systeem met de eisen en legt de gaten bloot.
Inrichting. Je maakt de PRP’s, de gevarenanalyse en de additional requirements samen met de adviseur.
Voorbereiding op de audit. De adviseur houdt een proefaudit en helpt bij de documentatie.
Overdracht. Je team neemt het systeem over en kan het zonder de adviseur bijhouden.

Bij fase vier gaat het vaak mis. Een adviseur die je niet leert om het systeem zelf te beheren, maakt je afhankelijk. Daarom is de overdracht een harde eis in je offerte.

Veelgemaakte fouten

Te laat een adviseur inschakelen. Dan ontdek je de gaten vlak voor de stage 1-audit, en dat kost meer dan vroeg begeleiden.
Een adviseur die alles overneemt. Het systeem moet bij jouw mensen blijven werken. Anders is er niemand die het kan onderhouden na het certificaat.
Adviseur en certificeerder door elkaar halen. Zie de waarschuwing hierboven.
Denken dat de adviseur de interne audit voor je kan doen en daarmee alles dekt. De auditor moet onpartijdig zijn ten opzichte van wat hij beoordeelt. Een adviseur die het systeem heeft ingericht, beoordeelt zijn eigen werk. Bij multi-site gelden bovendien cursuseisen, zie training.