Auditrapport voorbeeld en template (ISO 9001)
Een auditrapport legt vast wat je bij de audit hebt gezien, gehoord en gelezen, en welke conclusies daaruit volgen. Het bevat per bevinding het bewijs, de categorie en de afspraak over opvolging. Het rapport hoort bij het auditplan en de interne audit. ISO 9001 vraagt dat je de resultaten van interne audits aan de betrokken leidinggevenden rapporteert en bewijs bewaart van het auditprogramma en de auditresultaten (paragraaf 9.2.2). Een externe auditor vraagt er dus naar, bijvoorbeeld bij de initiële audit.
De auditrichtlijn ISO 19011 (editie 2026, vervangt de editie van 2018) beschrijft hoe je rapporteert. Je koopt die bij NEN , de Nederlandse normuitgever. Een vaste vorm schrijft de richtlijn niet voor.
Wat hoort in een auditrapport?
Een rapport van één interne audit past op vier of vijf pagina’s. Het heeft vaste onderdelen, zodat iedereen weet waar hij moet zoeken.
| Onderdeel | Wat je invult | Waarom het telt |
|---|---|---|
| Algemene gegevens | Datum, auditee, auditor, norm, scope | Herleidbaar naar het auditplan |
| Doel en scope | Wat is er geaudit, en wat niet | Voorkomt verwarring over de reikwijdte |
| Samenvatting | Drie tot vijf zinnen over het totaalbeeld | Lezers die alleen de samenvatting lezen, begrijpen het |
| Bevindingen | Per bevinding: categorie, eis, bewijs, toelichting | Dit is het hart van het rapport |
| Conclusie | Voldoet het systeem aan de eisen van de audit? | Het oordeel over de audit als geheel |
| Opvolging | Welke acties, wie, wanneer | Zonder dit blijft een bevinding open |
Template voor een auditrapport
Kopieer deze tabel naar je eigen document. Vul hem in per audit, en houd de bevindingen in één tabel.
| Veld | Invulling |
|---|---|
| Audit | Interne audit inkoop en leverancierbeheer |
| Norm | ISO 9001:2015 |
| Datum | 14 oktober 2026 |
| Auditor | Naam en functie van de auditor |
| Auditee | Naam en functie van de eigenaar van het proces |
| Scope | Inkoopproces, van bestelling tot ontvangst, inclusief leverancierbeoordeling |
| Samenvatting | Het proces werkt, maar de leverancierbeoordeling heeft geen datum en is niet herhaald. Twee bevindingen. |
| Conclusie | Het systeem voldoet op hoofdlijnen. Eén minor afwijking en één observatie. |
Bevindingen in een aparte tabel:
| Nr | Categorie | Eis | Bewijs (wat je zag) | Toelichting | Actie en eigenaar | Datum |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Minor afwijking | ISO 9001 paragraaf 8.4: beoordeling van externe leveranciers | Beoordelingslijst van leverancier X uit 2025 | Geen datum, geen handtekening, geen herhaling | Herbeoordeling door inkoper | 30 nov 2026 |
| 2 | Observatie | ISO 9001 paragraaf 8.4: beheersing van inkoop | Steekproef van tien bestelbonnen | Geen fouten. De controle op de bestelbon gebeurt wel, maar staat nergens beschreven | Overweeg de controle vast te leggen | Geen datum |
Een minor afwijking is een kleine tekortkoming op een eis. Een observatie is een verbeterpunt zonder afwijking van de eis. Zie major en minor afwijking voor het verschil met een major.
Voorbeeld: een goede en een slechte bevinding
Zo ziet een bevinding er vaak uit, en zo zou hij beter moeten:
Slecht: “Procedure inkoop niet op orde.”
Dit zegt niets. De auditee weet niet wat hij moet verbeteren, en de auditor kan het niet controleren.
Goed: “De beoordeling van leverancier X (versie uit 2025) heeft geen datum en geen handtekening. Bewijs: beoordelingslijst in de map Leveranciers, map gecontroleerd op 14 oktober. Eis: de organisatie beoordeelt externe leveranciers en bewaart het bewijs daarvan.”
Het verschil zit in drie dingen: waar het staat, wat je zag, en welke eis het raakt. Een auditor kan dan zelf de controle herhalen.
Schrijf bewijs altijd als een plek of document die iemand kan terugvinden: een map, een systeem, een datum, een steekproef. “Gezien tijdens de audit” zonder nadere aanduiding is geen bewijs.
Stap voor stap een auditrapport schrijven
Schrijf de bevindingen direct na de audit
Wacht niet tot de volgende week. Je geheugen verandert snel, en de notities van tijdens de audit zijn het meest betrouwbaar. Werk de aantekeningen uit binnen één dag.
Scheid feiten van oordelen
Schrijf eerst op wat je zag: “de lijst mist een datum”. Daarna pas: “dit is een minor afwijking”. Zo kan de auditee je redenering volgen en eventueel tegenspreken.
Categoriseer elke bevinding
Gebruik vier categorieën: conform, observatie, minor afwijking en major afwijking. Dit is de indeling van externe audits. Ze staat niet in ISO 9001 zelf, maar het helpt als je organisatie er al aan gewend is.
Koppel elke bevinding aan een eis
Noem het hoofdstuk of de eis uit de norm. Zonder koppeling kan niemand nagaan of de bevinding terecht is. Bij een gecombineerde audit helpt de High Level Structure, omdat veel hoofdstukken overlappen.
Bespreek het concept met de auditee
Laat de auditee de feiten nalezen, niet de conclusies. Feitelijke fouten corrigeer je meteen. Discussie over de categorie noteer je als standpunt, je past de categorie niet stilzwijgend aan.
Maak afspraken over opvolging
Voor elke minor of major: wie voert de correctie uit, wanneer is het klaar, en hoe toets je of het werkt. Voor de oorzaak gebruik je een root cause analyse.
Archiveer het rapport
Bewaar het rapport op een plek waar je het later terugvindt. De externe auditor vraagt er bij de initiële audit en bij elke controle-audit naar.
Wat wil de auditor zien in je rapport?
Een externe auditor controleert of je interne audit iets heeft opgeleverd. Hij let op:
- Dat er een rapport is per audit, met datum en naam van de auditor.
- Dat de auditor onafhankelijk was van het proces dat hij audit.
- Dat elke bevinding een bewijs heeft dat de auditor kan terugvinden.
- Dat minor en major afwijkingen een actie hebben, met eigenaar en datum.
- Dat de acties daadwerkelijk zijn gecontroleerd, niet alleen afgevinkt.
Veelgemaakte fouten in een auditrapport
Vaag bewijs. “Gezien” of “besproken” is geen bewijs. Noem het document, de plek of de steekproef.
Alles als observatie. Als er een eis niet wordt gehaald, is het een afwijking. Een observatie is alleen voor verbeterpunten die de eis niet raken.
Geen opvolging. Een bevinding zonder actie blijft open. De directie bespreekt de auditresultaten in de managementreview, en open bevindingen vallen daar op.
Rapport na drie weken. Hoe later het rapport komt, hoe slechter de auditor het nog weet. Spreek vooraf een deadline af, bijvoorbeeld vijf werkdagen na de audit.
Alleen negatieve bevindingen. Benoem ook wat goed werkt. Dat geeft context, en het maakt de bevindingen geloofwaardiger.
Meer lezen
- Interne audit plannen en uitvoeren - het hele proces van jaarprogramma tot opvolging
- Auditplan opstellen - het plan waar het rapport naar verwijst
- Major en minor afwijking - de categorieën in detail
- CAPA en CAPA-register - het register waarin je acties bijhoudt
- Intern auditrapport ISO 9001 - voorbeeldbevindingen per categorie voor ISO 9001
- Intern auditrapport ISO 27001 - hetzelfde voor informatiebeveiliging