GMP+ audit: hoe verloopt de beoordeling?
Een GMP+ audit is een beoordeling op locatie door een erkende certificatie-instelling. De auditor controleert of je bedrijf de eisen van de GMP+-regeling in de praktijk toepast, niet alleen op papier. Welke instellingen bevoegd zijn, staat op de GMP+-pagina voor certificatie-instellingen . De regels voor de audit zelf, zoals de bevindingen en de termijnen, staan in het GMP+-document CR 2.0 .
Een audit is één onderdeel van het traject. Welke eisen je moet halen, lees je op de pagina eisen per module. Hoe lang een certificaat geldig blijft en wanneer de volgende audit komt, staat op GMP+ geldigheid.
Kort gezegd: de auditor komt langs, bekijkt je bewijs en schrijft bevindingen op. Die bevindingen los je op binnen vaste termijnen. Pas daarna volgt de certificatiebeslissing.
Wat gebeurt er bij een GMP+ audit?
Een audit bestaat uit een voorbereiding, een bezoek op locatie en een rapport. De auditor beoordeelt de werkwijze van je bedrijf per eis. Hij vraagt om bewijs, zoals registraties, procedures en het werkelijke proces op de vloer of in het magazijn.
Voor een niet-technisch bedrijf is het vooral belangrijk om te weten dat de auditor geen tests uitvoert. Hij kijkt of je afspraken werken en of je ze vastlegt. Een procedure die klopt maar niet wordt gevolgd, levert een bevinding op.
Een fictief voorbeeld: Veevoerhandel Dijkstra BV handelt in veevoer en laat het magazijn en de administratie in één bezoek doorlichten. De auditor vraagt om de inkoopregistratie van de laatste drie maanden, kijkt in het magazijn naar de opslag van gescheiden producten en vraagt hoe de chauffeur de vracht aanneemt. Bij elk onderdeel vraagt hij om het bewijs dat erbij hoort.
Hoe bereid je je voor?
Voorbereiding bepaalt een groot deel van het resultaat. Begin met een interne controle van je eigen systeem. Loop de eisen na en kijk waar je het bewijs niet direct kunt laten zien.
Zet je documentatie op één plek
Verzamel procedures, registraties en werkinstructies. Zorg dat de versies kloppen en dat iedereen dezelfde versie gebruikt.
Loop de eisen per module na
Vraag je bij de eisen af: kan ik laten zien dat ik dit doe? Als het antwoord nee is, los je dat vóór de audit op.
Plan de medewerkers in
Bepaal wie de auditor spreekt. Die personen moeten de processen kunnen uitleggen, ook zonder het document erbij.
Maak de locatie klaar
Zorg dat de opslag, de laadruimte en de administratie netjes en toegankelijk zijn. Een auditor kijkt ook naar de dagelijkse praktijk.
Let op: de auditor gaat niet alleen na of het systeem bestaat. Hij kijkt ook of het werkt. Een interne audit vooraf is daarom de beste voorbereiding.
Wat beoordeelt de auditor?
De auditor loopt de eisen van je modules na. Denk aan de inkoop van grondstoffen, de traceerbaarheid van producten, de reiniging van installaties, het transport en het beheer van afwijkingen. De eisen per module staan op de pagina eisen per module.
Een deel van het werk is de HACCP-analyse. GMP+ verwacht dat je risico’s in beeld hebt en dat je maatregelen vastlegt. De auditor vraagt daarom vaak naar je risicoanalyse en naar de registraties die laten zien dat je de maatregelen uitvoert.
Ook de GMP+ database speelt een rol. Het bedrijf moet correcte gegevens hebben, en de certificatie-instelling werkt de database bij na een positieve beslissing.
Welke bevindingen zijn er?
Na de audit schrijft de auditor de bevindingen op. GMP+ kent drie categorieën in CR 2.0 (bijlage 1). De categorie bepaalt hoe snel je moet handelen en of je certificaat kan doorgaan.
| Categorie | Wat het betekent | Termijn om te sluiten | Gevolg voor certificering |
|---|---|---|---|
| Minor | Niet-naleving van een eis die niet van invloed is op de diervoederveiligheid | Bij minder dan tien minors sluit je ze bij de volgende audit op locatie. Bij tien of meer binnen 6 weken | Bij minder dan tien minors kan het certificaat worden afgegeven |
| Major | Niet-naleving die de veiligheid mogelijk raakt, of wetgeving die je niet naleeft | Binnen 6 weken | Het certificaat kan nog niet worden afgegeven |
| Critical | Niet-naleving die de veiligheid raakt, of vermoeden van fraude of grove nalatigheid | Binnen 2 weken | Het certificaat kan nog niet worden afgegeven, en kan leiden tot schorsing of intrekking |
Een bevinding die je niet sluit, kan zwaarder uitpakken. Vraag bij twijfel na wat dat bij jouw certificatie-instelling betekent.
Het volledige overzicht van de termijnen en gevolgen staat in bijlage 1 van CR 2.0. Die bijlage is ingewikkeld, dus vraag bij twijfel na welke categorie geldt bij je certificatie-instelling.
Hoe volg je bevindingen op?
Na de audit krijg je het rapport. CR 2.0 schrijft voor dat de certificatie-instelling het rapport binnen acht weken na de audit naar het bedrijf stuurt. Voor elke bevinding maak je een herstelplan. Dat bestaat uit drie vragen: wat is er mis, wat doe je om het direct op te lossen, en wat doe je om het te voorkomen. Stuur dat plan naar de certificatie-instelling met bewijs. Bewijs kan een nieuwe procedure zijn, een geregistreerde training of een foto van een aangepaste opslag.
Voorbeeld: Veevoerhandel Dijkstra krijgt één major over de registratie van leveranciers. Het bedrijf vult de leveranciersregistratie aan, laat de inkoper de nieuwe werkwijze uitleggen en stuurt een kopie van het bijgewerkte formulier. Binnen de zes weken staat de bevinding gesloten.
Veelgemaakte fout: een bedrijf sluit een bevinding met een belofte in plaats van bewijs. Stuur altijd een registratie, een document of een foto mee.
Wat als de audit niet goed gaat?
Bij een major of een critical bevinding kan de certificatiebeslissing uitblijven. Een critical bevinding kan leiden tot schorsing van het certificaat, met een maximale duur van drie maanden. Lukt het niet om de bevinding te sluiten, dan volgt intrekking. Bij intrekking word je minimaal één jaar uitgesloten van de regeling. Meer over deze gevolgen staat op GMP+ geldigheid.
Hoe lang duurt een audit?
De duur hangt af van de omvang van je bedrijf en het aantal locaties. Het exacte aantal uren staat in de documenten van de regeling. Vraag het na bij je certificatie-instelling, zodat je de planning op de juiste dag kunt inrichten.
Veelgestelde vragen
Wie mag een GMP+ audit uitvoeren?
Een certificatie-instelling die door GMP+ International is erkend. Een overzicht van die instellingen staat op de GMP+-pagina .
Moet ik na de audit iets melden aan GMP+?
Vraag bij je certificatie-instelling na welke meldingen na de audit gelden. Controleer de status na de audit zelf in de GMP+ database.
Wat is het verschil tussen een interne audit en een GMP+ audit?
Een interne audit doe je zelf, om je eigen systeem te testen. Een GMP+ audit doet een erkende certificatie-instelling. Alleen die laatste leidt tot een certificaat.