Major afwijking bij ISO 14001: wat gebeurt er en wat doe je?
Een major afwijking bij ISO 14001 is een tekortkoming die ervoor zorgt dat het milieumanagementsysteem zijn beoogde resultaat niet kan halen. Zo definieert ISO/IEC 17021-1 , de norm voor certificerende instellingen, het begrip. Zolang die niet is opgelost en geverifieerd, krijg je geen certificaat. Het verschil met een minor afwijking en de rol van de instelling staan op het auditproces. Hier lees je wat je concreet doet. De kosten van extra audits vind je op kosten en tijdlijn.
Wat is een major afwijking precies?
Een major afwijking is niet alleen een fout in de administratie. Het is een situatie waarin een belangrijk onderdeel van het systeem niet werkt. De auditor ziet dan geen losse fout, maar een gat in de aanpak.
Welke bevinding major is, bepaalt de auditor per geval. Voorbeelden die als major kunnen gelden (indicatie, geen vaste lijst):
- Er is geen milieuaspectenregister, of het is zo onvolledig dat het de rest van het systeem onderuit haalt.
- Een wettelijke milieuverplichting wordt niet nageleefd, en het bedrijf heeft dat niet in beeld.
- Er is geen interne audit uitgevoerd, of de directie heeft het systeem niet beoordeeld.
- Een significant milieurisico wordt structureel niet beheerst, bijvoorbeeld een lekkage die niemand opvolgt.
Een minor afwijking is anders. Dat is een tekortkoming die het systeem niet fundamenteel ondermijnt, zoals één ontbrekende registratie in een verder werkend systeem. Die los je op binnen de termijn die de instelling stelt.
De indeling major of minor is een oordeel van de auditor en de certificerende instelling. Vraag tijdens de audit om een toelichting als je het niet eens bent met de indeling, en leg je reactie schriftelijk vast.
Wat het betekent voor je certificaat
Bij een major afwijking tijdens de eerste certificering geeft de instelling het certificaat niet af. Je moet de afwijking eerst oplossen en laten verifiëren. Dat kan met een heraudit, een beperkte audit op de plek van de fout, of soms met een controle van documenten. De instelling bepaalt welke vorm nodig is en binnen welke termijn. Vraag die termijn bij de instelling.
Voor je planning betekent dit dat een major afwijking je traject kan verlengen. Reken op extra tijd en mogelijk extra kosten. Wat een heraudit kost, verschilt per instelling. Vraag het in de offerte na, zie ISO 14001 offerte vergelijken.
Een voorbeeld: de ontbrekende lekbakinspectie
Een bedrijf met een opslag van smeermiddelen (fictief, 80 medewerkers) krijgt bij de certificeringsaudit een major afwijking. De auditor stelt vast dat de lekbakken onder de vaten niet zijn geïnspecteerd in het afgelopen jaar. Het bedrijf heeft wel een procedure, maar niemand voert de inspectie uit en niemand controleert dat.
Dat is een major, omdat het bedrijf een significant milieurisico niet beheerst en de procedure in de praktijk niet werkt. Het bedrijf pakt het zo aan:
| Stap | Wat het bedrijf doet | Bewijs voor de auditor |
|---|---|---|
| 1. Analyse | Oorzaak onderzoeken: waarom is de inspectie blijven liggen? | Oorzaakanalyse met de vijf waaromvragen |
| 2. Correctie | Alle lekbakken direct inspecteren en lege bakken opruimen | Inspectielijst met datum, paraaf en foto’s |
| 3. Structureel | Inspectie inplannen in de werkplanning met een verantwoordelijke | Aangepaste planning en taakbeschrijving |
| 4. Controle | Het hoofd van de opslag controleert maandelijks de inspectielijst | Maandelijkse controle met paraaf |
| 5. Effectiviteit | Na drie maanden terugkijken of de inspecties zijn uitgevoerd | Overzicht van de inspecties over de periode |
Let op de volgorde. Het bedrijf lost eerst de directe fout op, en pakt daarna de oorzaak aan. Zonder die tweede stap komt dezelfde afwijking volgend jaar terug.
Zo pak je een major afwijking aan
Lees de bevinding en de norm
Noteer welke clausule van ISO 14001 het betreft en wat de auditor precies heeft gezien. Vraag om het bewijs als je het niet begrijpt. Zonder dat begrip los je de verkeerde fout op.
Onderzoek de oorzaak
Vraag je af waarom het misging. Was het een kwestie van tijd, van kennis, van een verkeerde procedure of van het ontbreken van een verantwoordelijke? Gebruik een eenvoudige methode, zoals de vijf waaromvragen. De werkwijze staat op afwijkingen en verbetering bij ISO 9001, die voor ISO 14001 hetzelfde is.
Stel een corrigerende maatregel op
Beschrijf de directe correctie en de structurele maatregel. Noteer per actie wie verantwoordelijk is en wanneer het klaar moet zijn. Stuur dit plan naar de instelling als de instelling daar om vraagt.
Voer uit en leg het bewijs vast
Voer de maatregelen uit en bewaar het bewijs. Denk aan lijsten, foto’s, aangepaste procedures en verslagen. Het bewijs moet laten zien dat de actie is gedaan, niet alleen dat hij gepland staat.
Laat de verificatie plannen
Vraag de instelling welke vorm van verificatie ze wil en binnen welke termijn. Plan die in zodra je de maatregelen hebt afgerond.
Veelgemaakte fouten
- Alleen een plan schrijven zonder het uit te voeren. Een auditor wil bewijs dat de actie is gedaan, niet dat die op papier staat.
- De oorzaak overslaan. Een correctie zonder oorzaakanalyse komt vaak terug als dezelfde afwijking.
- De verificatie vergeten. Een opgelost probleem is pas afgehandeld als de instelling het heeft geverifieerd.
- Te lang wachten. Een openstaande major verlengt het traject. Begin direct, ook als de termijn ruim lijkt.
- De indeling niet bespreken. Ben je het niet eens met de major, zeg dat dan tijdig en onderbouw het met bewijs.
Hoe voorkom je een major afwijking?
De beste aanpak is een goede interne audit vóór de externe. Een major ontstaat vaak op een plek die de interne audit niet heeft bekeken. Gebruik daarom het verslag van je interne audit om structureel te kijken naar je belangrijkste milieuaspecten, en zorg dat de milieuaspecten en de nalevingsevaluatie op orde zijn. Wat de auditor per clausule controleert, staat op de ISO 14001 checklist.
Veelgestelde twijfels
Wat als de major pas bij een surveillance-audit komt? Dan moet de afwijking ook worden opgelost en geverifieerd. De instelling bepaalt binnen welke termijn en wat er met je certificaat gebeurt, bijvoorbeeld of het wordt geschorst. Vraag dat tijdens de audit uitdrukkelijk na.
Telt een major ook door naar het volgende jaar? Een afgesloten major verdwijnt niet uit beeld. Auditors kijken bij een volgende audit vaak of de oplossing nog werkt. Een oppervlakkige oplossing komt dan terug.
Kan ik de indeling als major laten herzien? Bespreek het eerst met de auditor, met bewijs. Lukt dat niet, dan heeft een geaccrediteerde instelling een bezwaar- of klachtenprocedure. Vraag naar die procedure en de termijnen.
Volgende stap
Heb je nu een major afwijking, begin dan vandaag met de oorzaakanalyse en leg het bewijs vast. Wil je weten wat er na de audit gebeurt, lees dan de veelgestelde vragen.