NTA 7516: veilig mailen in de zorg
NTA 7516 is de Nederlandse technische afspraak voor het veilig mailen en chatten van persoonlijke gezondheidsinformatie. De huidige versie is NTA 7516:2019, beheerd door NEN . De norm vertaalt de AVG en NEN 7510 naar concrete eisen voor e-mail: beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid, gebruiksvriendelijkheid en uitwisselbaarheid tussen leveranciers.
NTA 7516 is (nog) niet wettelijk verplicht. Mail je over patiënten zonder passende maatregelen, dan voldoe je wel niet aan de AVG. Beroepsorganisaties zoals de KNGF adviseren daarom: mail je weleens gezondheidsinformatie, werk dan volgens NTA 7516. Hieronder lees je wat de norm vraagt en hoe je hem in een praktijk invoert.
Wat is NTA 7516 precies?
Een NTA is een Nederlandse technische afspraak: een document dat sneller tot stand komt dan een volwaardige NEN-norm. NTA 7516 is in mei 2019 gepubliceerd, op verzoek van het Informatieberaad Zorg. Ruim 50 experts van zorgaanbieders en leveranciers werkten eraan mee.
De norm gaat over ad hoc berichten. Denk aan een fysiotherapeut die een verslag mailt aan de huisarts, of een praktijk die een patiënt een uitslag stuurt. Gestructureerde uitwisseling tussen systemen, zoals via het Landelijk Schakelpunt, valt onder NEN 7512.
| Kenmerk | NTA 7516 |
|---|---|
| Huidige versie | NTA 7516:2019 |
| Beheerder | NEN |
| Onderwerp | Ad hoc uitwisseling van gezondheidsinformatie per e-mail en chat |
| Verplicht? | Nee, wel de manier om de AVG-eisen voor mail in te vullen |
| Kosten | Gratis te bestellen via NEN |
| Herziening | Sinds begin 2024, wordt NEN 7516 deel 1 (e-mail) en deel 2 (chat) |
Wat vraagt NTA 7516?
De norm stelt eisen in vijf groepen. Een groot deel vult je leverancier van veilige mail in. Een ander deel regel je zelf, met beleid en werkafspraken. Deze indeling komt uit de toolkit veilig mailen van de KNMP , die de criteria uit hoofdstuk 6 van de norm samenvat.
| Groep | Criteria in de norm | Wat dit in de praktijk betekent |
|---|---|---|
| Beschikbaarheid | Minimale beschikbaarheid, maximale uitvalsduur, maximaal gegevensverlies | Berichten komen aan, ook bij een storing |
| Integriteit | Herkomstbevestiging, data-integriteit, onweerlegbaarheid, autorisatie verzender | Je weet wie het stuurde en dat het niet is gewijzigd |
| Vertrouwelijkheid | Gegevens-, toegangs- en communicatievertrouwelijkheid, verzendingsgrond, internationaal verkeer | Versleuteld, alleen de juiste ontvanger opent het |
| Gebruiksvriendelijkheid | Veiligheid als gemak, leesbaarheid, eigen kopie | Veilig mailen is niet lastiger dan gewoon mailen |
| Interoperabiliteit | Dossierkoppeling | Berichten kunnen in het dossier worden opgenomen |
Volgens dezelfde toolkit vraagt de norm dat een ontvanger zich met een middel op eIDAS-niveau “substantieel” aanmeldt voordat hij een bericht opent. In de praktijk is dat tweestapsverificatie, bijvoorbeeld een wachtwoord plus een sms-code.
Welk beleid moet je zelf maken?
Naast de techniek vraagt NTA 7516 dat je als praktijk werkafspraken vastlegt. Dit zijn de onderwerpen, met een voorbeeld van een afspraak die je kunt overnemen.
| Onderwerp | Voorbeeldafspraak |
|---|---|
| Waarneming bij afwezigheid | Collega van dezelfde discipline krijgt tijdelijk toegang, vastgelegd in het EPD |
| Functionele mailboxen | Alleen assistenten en behandelaars hebben toegang tot info@ |
| Adresboek | Mailadressen van verwijzers alleen uit het zorgadresboek, niet met autocomplete |
| Intrekken van berichten | Verkeerd verstuurd bericht direct intrekken en registreren als incident |
| Bewaren en vernietigen | Relevante mails gaan in het dossier, de rest wordt na een jaar verwijderd |
| Verzendingsgrond | Alleen mailen bij een behandelrelatie of met toestemming van de patiënt |
| Uitval van de dienst | Bij storing per beveiligde post of telefoon, nooit via gewone mail |
| Informeren van patiënten | Op de website staat hoe patiënten veilig contact opnemen |
Een afspraakbevestiging per mail kan al gezondheidsinformatie bevatten. “Uw afspraak bij de fysiotherapeut” verraadt dat iemand onder behandeling is. De KNGF adviseert daarom om al je mail veilig te versturen als je weleens gezondheidsinformatie mailt.
Voorbeeld: veilig mailen in een fysiotherapiepraktijk
Fictief voorbeeld. Fysiotherapie De Linde heeft zes behandelaars. Ze mailen eindverslagen naar huisartsen en sturen patiënten oefenschema’s. Tot vorig jaar ging dat via gewone mail.
De praktijk kiest een veilige maildienst die volgens NTA 7516 werkt en vraagt de leverancier welke onderdelen van de norm de dienst niet invult. Huisartsen ontvangen berichten nu direct in hun eigen beveiligde omgeving. Patiënten krijgen een melding en openen het bericht na een sms-code.
Een patiënt mailt zelf via Gmail een foto van een röntgenverslag. De norm stelt geen eisen aan patiënten, maar de praktijk antwoordt niet in dezelfde onveilige mailketen. Ze stuurt het antwoord via de veilige dienst en wijst op het contactformulier op de website.
Hoe controleer je of een leverancier aan NTA 7516 voldoet?
Leveranciers konden zich tot mei 2022 laten certificeren tegen NTA 7516, meldt de KNGF. Een certificaat is daarom geen betrouwbare controle meer. NEN vraagt leveranciers wel transparant te zijn over de onderdelen van de norm die ze niet invullen.
Vraag je leverancier dus om een overzicht per eis: wat regelen zij, wat moet jij regelen? Leg dat vast in je verwerkersovereenkomst en in je leveranciersbeoordeling voor NEN 7510.
NTA 7516 en NEN 7510
NTA 7516 is een specifieke invulling van NEN 7510 voor e-mail en chat. Werk je voor mail volgens NTA 7516, dan heb je dat deel van NEN 7510 geregeld. In je risicoanalyse benoem je e-mail als kanaal, en in je verklaring van toepasselijkheid verwijs je naar de maatregelen.
Een verkeerd geadresseerde mail met patiëntgegevens is een datalek. Lees op datalek melden wanneer je dat binnen 72 uur bij de AP meldt.
Wat verandert er met NEN 7516?
NEN herziet NTA 7516 sinds begin 2024 in opdracht van het ministerie van VWS. De afspraak wordt omgezet in een NEN-norm voor veilige mail- en chatapplicaties, met een deel 1 voor e-mail en een deel 2 voor chat. Technische afspraken komen in aparte documenten, zoals NTA 7531 voor e-mail.
Een publicatiedatum is nog niet bekend. De NEN-norm krijgt een openbare commentaarronde van minimaal drie maanden. Tot de nieuwe norm verschijnt, blijft NTA 7516:2019 het referentiekader.
Veelgestelde vragen over NTA 7516
Stelt NTA 7516 eisen aan patiënten?
Nee. De norm stelt geen eisen aan patiënten en hun naasten. Jij bent als zorgverlener verantwoordelijk voor veilige communicatie, ook als een patiënt zelf onveilig mailt.
Valt chatten ook onder NTA 7516?
Ja. De volledige titel van de norm gaat over veilige e-mail en chatapplicaties. In de herziening krijgen e-mail en chat elk een eigen deel.
Moet ik NTA 7516 volgen als ik nooit patiëntgegevens mail?
Nee. Volgens de KNGF hoef je dan niet aan NTA 7516 te voldoen. Let wel op: ook een afspraakbevestiging kan al gezondheidsinformatie bevatten.
Meer lezen
- NEN over NTA 7516 - Status en herziening
- NEN 7512 - Gestructureerde uitwisseling tussen zorgpartijen
- NEN 7510 voor fysiotherapeuten - Veilig mailen in de fysiopraktijk
- NEN 7510 voor tandartspraktijken - Röntgenfoto’s en verwijzingen veilig delen