ISO 55001 audit: hoe verloopt het?
Een ISO 55001-audit verloopt in drie stappen. Je begint met een interne audit die je zelf organiseert. Daarna komt de externe audit van een geaccrediteerde certificerende instelling, in twee stages. Na het certificaat volgen jaarlijkse surveillance-audits.
De externe audit controleert of je systeem voldoet aan ISO 55001 . Dat doet een onafhankelijke instelling zoals Kiwa , dat in Nederland ISO 55001-audits uitvoert. Voordat die komt, moet je systeem al een tijd draaien. Lees daarvoor het stappenplan naar ISO 55001 en de kosten en tijdlijn.
Een audit kijkt niet naar of je assets in orde zijn. Hij kijkt naar of je systeem werkt: of je beleid, register, risico’s en besluiten aantoonbaar bij elkaar horen.
Op deze pagina
We lopen de audit in volgorde langs: de interne audit, stage 1, stage 2, wat de auditor controleert en wat er gebeurt na een afwijking. Onderaan staan de surveillance-audits en een paar veelgestelde vragen.
Je toetst zelf of het systeem klaar is voor de externe audit.
Interne auditDe documentbeoordeling en de praktijkaudit op locatie.
Stage 1 en stage 2Per hoofdstuk van de norm, met de vragen die de auditor stelt.
Wat de auditor controleertInterne audit vooraf
Een interne audit is een controle die je eigen organisatie uitvoert vóór de externe partij komt. Hij moet alle eisen van de norm dekken. De audit zelf duurt enkele weken, plus de tijd om bevindingen op te lossen.
De auditor moet onafhankelijk zijn van het team dat het systeem heeft opgezet. Anders wordt de audit een formaliteit. Een voorbeeld uit een fictief drinkwaterbedrijf: de interne auditor vraagt de planner naar het laatste besluit over het vervangen van pomp 3. Die kan het besluit niet terugvinden, en wordt daarom als bevinding opgeschreven. Het bedrijf lost dat op voordat de externe audit begint.
Stage 1: documentbeoordeling
Stage 1 is de eerste externe audit. De auditor bekijkt je documenten. Denk aan het beleid, de scope, het SAMP, het asset-register en de risicobeoordeling. Ook de verslagen van de managementreview en de interne audit horen erbij.
De duur en de kosten van stage 1 vraag je na bij de instelling. Het doel is vaststellen of je klaar bent voor stage 2. Het is geen goedkeuring van je systeem. Je krijgt een rapport met de punten die nog moeten worden aangepakt, voordat de praktijkaudit kan starten.
Stage 2: praktijkaudit op locatie
Stage 2 is de praktijkaudit. Hier kijkt de auditor of wat op papier staat ook in de praktijk gebeurt. Hij loopt over de locaties, interviewt medewerkers en controleert registraties. De duur en de kosten van stage 2 vraag je na bij de instelling.
Een voorbeeld: de auditor vraagt de operator van een gemaal hoe hij weet dat de inspectie op tijd is gebeurd. De operator laat het inspectierapport zien, en de auditor controleert of het rapport in het register is terug te vinden. Klopt dat niet, dan is dat een bevinding.
Na stage 2 volgt het certificaatbesluit.
Kijk vooraf naar de accreditatie van de certificerende instelling. Die moet specifiek voor ISO 55001 gelden. Anders krijg je na het traject geen geldig certificaat.
Wat de auditor controleert
De auditor loopt de hoofdstukken van de norm langs. ISO 55001 volgt de High Level Structure, dus hoofdstuk 4 gaat altijd over context en hoofdstuk 10 over verbetering. De tabel laat per hoofdstuk zien waar de auditor op let.
| Hoofdstuk | Waar de auditor op let |
|---|---|
| 4. Context | Welke interne en externe factoren je assets beïnvloeden, en welke belanghebbenden je hebt. Sinds 2024 ook klimaatverandering |
| 5. Leiderschap | Of de directie een assetmanagementbeleid heeft vastgesteld en wie er verantwoordelijk is |
| 6. Planning | Of risico’s zijn beoordeeld, doelen meetbaar zijn en wijzigingen aan het systeem gepland worden |
| 7. Ondersteuning | Of er genoeg competentie, data en middelen zijn, en of het asset-register klopt |
| 8. Uitvoering | Hoe je uitbesteed werk en wijzigingen aan assets beheert |
| 9. Prestatie-evaluatie | Of je kengetallen bijhoudt, of de interne audit en managementreview zijn uitgevoerd |
| 10. Verbetering | Of je afwijkingen oplost en het systeem verbetert |
Typische bevindingen
Een bevinding is een punt waar je systeem niet voldoet of nog niet overtuigt. De meest voorkomende zijn bij het register, de doelen en de competentie.
- Het register mist eigenaren. Assets zonder naam krijgen geen onderhoud en geen risico-inschatting.
- Doelen zijn niet meetbaar. “Betrouwbaarder netwerk” is geen doel. “Maximaal vier storingen per jaar per wijk” wel.
- Competentie is niet vastgelegd. Er is geen overzicht van wie welke opleiding heeft gehad voor de assets die zij beheren.
Wat gebeurt er na een afwijking?
Er zijn grofweg twee soorten afwijkingen. Een kleine afwijking kun je oplossen nadat het certificaat is afgegeven. Een grote afwijking moet eerst worden opgelost, en kan een extra audit betekenen.
| Type | Gevolg |
|---|---|
| Conformiteit | Geen actie nodig, de auditor noteert dat het voldoet |
| Kleine afwijking | Je lost het op binnen een afgesproken termijn. Dat kan na het certificaat |
| Grote afwijking | Je lost het op vóór de certificaatafgifte. Dat kan een herauditing betekenen, met extra kosten |
Een herbeoordeling kan extra kosten geven. Vraag de certificerende instelling vooraf hoe zij afwijkingen afhandelen.
Surveillance en hercertificering
Een ISO 55001-certificaat is drie jaar geldig. Elk jaar komt de certificerende instelling terug voor een surveillance-audit. Die controleert of het systeem nog werkt en of de bevindingen zijn opgelost. Vraag de instelling wat de surveillance-audit per jaar kost.
Na drie jaar volgt een hercertificering. Vraag de instelling wat die kost. Begin daar op tijd mee, want een verlopen certificaat moet je opnieuw aanvragen.
Veelgestelde vragen over de ISO 55001 audit
Kies ik zelf de auditor?
Je kiest de certificerende instelling, niet de individuele auditor. De instelling wijst de auditors toe op basis van hun ervaring. Vraag de instelling naar auditors met ervaring in jouw sector.
Moet alles klaar zijn voor stage 1?
Ja, de documenten moeten compleet zijn. Het systeem moet ook al een tijd draaien. Vraag de instelling hoe lang. Zonder bewijs van de werking heeft de auditor niets om te beoordelen.
Wat als ik bij stage 2 een grote afwijking krijg?
Dan krijg je de tijd om die op te lossen, en wordt het certificaat pas afgegeven als het is opgelost. Maak een plan met een eigenaar en een datum. Plan vervolgens een herbeoordeling, en reken daarvoor op extra kosten.
Meer lezen
- ISO 55001 stappenplan - de weg naar de audit
- Kosten en tijdlijn - wat de audits kosten
- Eisen per hoofdstuk - wat de auditor per hoofdstuk toetst
- Het SAMP - het document dat de auditor als eerste opvraagt
- Veelgestelde vragen over ISO 55001 - korte antwoorden op de vragen die we vaak horen