Interne audit CO2-Prestatieladder: eisen uit handboek 3.1
Een interne audit is de controle die je zelf uitvoert op je CO2-managementsysteem, voordat de externe auditor komt. Het handboek CO2-Prestatieladder 3.1 verplicht je om dat minimaal een keer per jaar te doen, over de eisen die bij je niveau horen. De eisen staan in paragraaf 6.1.1.1 van het handboek 3.1 . Hoe de externe beoordeling verloopt, lees je op het auditproces. Wat de auditor per punt controleert, staat op de checklist voor de audit.
Een interne audit is geen formaliteit. Het handboek gebruikt hem als bron voor de directiebeoordeling en als middel om het systeem te verbeteren.
Deze pagina beschrijft handboek 3.1. Handboek 4.0 verscheen op 14 januari 2025 en 3.1-audits kunnen nog tot 14 januari 2027. Controleer bij je certificerende instantie welke versie voor jouw audit geldt. Zie de overgangsregeling .
Wat het handboek eist
Paragraaf 6.1.1.1 bevat de kern. De eisen zijn in het kort:
- De interne audit wordt minimaal eenmaal per jaar uitgevoerd.
- De audit kijkt naar de relevante eisen uit het certificeringsschema, en naar de doelstellingen per eis die bij het beoogde niveau horen.
- Je zorgt dat correcties en corrigerende maatregelen zonder onnodig uitstel worden getroffen, binnen een geschikt tijdschema.
- Je controleert of er voldoende punten zijn behaald om je niveau te behouden.
- De resultaten worden vastgelegd in een intern auditrapport.
- De auditor is objectief en onpartijdig, controleert niet zijn of haar eigen werk en heeft relevante kennis en vaardigheden.
- Je legt het proces, de planning, de uitvoering en de verantwoordelijkheden vast. Het handboek baseert deze eisen deels op ISO 19011, de richtlijn voor het auditen van managementsystemen.
Het handboek staat toe dat je de interne audit combineert met audits voor andere managementsystemen, zoals ISO 9001 of ISO 14001. Dat bespaart tijd, zolang de CO2-eisen herkenbaar in het rapport terugkomen.
Hoe de audit zich verhoudt tot de directiebeoordeling
De interne audit is de belangrijkste informatiebron voor de directiebeoordeling (paragraaf 6.1.1.2). Die beoordeling is het moment waarop de directie besluit wat er verandert. De interne audit levert de feiten, de directie kiest de maatregelen. Zonder goede audit heeft de directie niets om op te besluiten.
Het handboek vraagt de directie ook om de middelen voor de audit beschikbaar te stellen, zoals tijd, opleiding en een auditor die de CO2-ladder kent.
Stap 1: plan de audit
Leg vast wat je gaat controleren, wanneer en door wie. Een eenvoudige planning voor een klein bedrijf:
| Eis of onderdeel | Auditor | Week | Bewijs dat je controleert |
|---|---|---|---|
| 2.A energiestromen | Office manager | Week 12 | Lijst met energiestromen, facturen |
| 2.B reductiedoelstelling | Kwaliteitsmanager | Week 13 | Doelstelling, verslag directie |
| 2.C communicatie | Kwaliteitsmanager | Week 13 | Interne nieuwsbrief, stuurcyclus |
| 3.A emissie-inventaris | Externe auditor (fictief) | Week 14 | Inventarisrapport |
Let op: de auditor mag niet de eigen werkzaamheid beoordelen. Als de office manager de energiestromen beheert, controleert een ander die lijst. Bij een klein bedrijf is dat soms lastig. Dan huur je een externe auditor in, of je ruilt met een vergelijkbaar bedrijf.
Stap 2: stel de vragen per eis
Het handboek is hier duidelijk. Bij elke doelstelling per eis (1.A, 2.A, enzovoort) beantwoord je drie vragen:
- Vindt de organisatie dat er door de activiteiten vooruitgang zit in het realiseren van de doelstelling?
- Welke onderbouwing ligt daaraan ten grondslag?
- Welke besluiten vraagt de directie over aanvullende of corrigerende maatregelen?
Het handboek zegt het met nadruk: het volstaat niet om te melden dat aan de doelstelling wordt voldaan. Je moet per eis uitschrijven hoe je de drie vragen beantwoordt.
Voorbeeld voor eis 2.B.1
Een fictief bouwbedrijf heeft als doelstelling: “Het wagenpark verbruikt over twee jaar minder diesel per omzeteenheid.” De interne auditor schrijft dan:
- Vooruitgang: Het dieselverbruik per bouwplaats is in het eerste halfjaar met enkele procenten gedaald, volgens de tankpasdata. Dat is een indicatie, geen eindconclusie.
- Onderbouwing: Tankpasoverzichten van de eerste zes maanden, vergeleken met dezelfde periode vorig jaar. Het aantal bouwplaatsen is erbij vermeld, omdat dat het cijfer beïnvloedt.
- Besluit voor de directie: Het wagenpark van twee bestelwagens vervangen door één hybride bus, of de routeplanning per bouwplaats strakker maken.
Zo’n antwoord laat zien dat de auditor nadenkt en dat de directie iets moet beslissen. “Doelstelling wordt gehaald” laat dat niet zien.
Stap 3: leg het verslag vast
Het intern auditrapport bevat ten minste:
- De datum van de audit.
- De namen van de auditor(s) en de auditee(s).
- De doelstelling van de audit.
- De reikwijdte.
- De locaties die bezocht zijn.
- De auditbevindingen.
- Conclusies per eis over het voldoen aan de doelstelling.
- De effectiviteit van het systeem in relatie tot de verbetering van de CO2- en energieprestatie en het behalen van de reductiedoelstellingen.
Een rapport dat alleen de bevindingen noemt zonder conclusies per eis, voldoet niet. De LadderCI zal er bij de externe beoordeling op letten.
Stap 4: controleer de punten
Het handboek vraagt je om te controleren of je voldoende punten behaalt om je niveau te behouden. Je rekent de scores per eis en invalshoek na, en kijkt of je boven de 90 procent van het maximum uitkomt. Komt die berekening onder de grens, dan plan je maatregelen vóór de externe beoordeling.
Die controle is niet alleen een formaliteit. Het voorkomt dat je bij de jaarlijkse ladderbeoordeling schrikt van een lagere score.
Veelgemaakte fouten bij de interne audit
De audit is een formulier. Er wordt afgevinkt zonder dat iemand kijkt naar de praktijk. De auditor kijkt niet naar bewijs en stelt geen vragen.
De auditor controleert zijn eigen werk. Dat is in het handboek uitdrukkelijk uitgesloten. Het levert ook een zwak rapport op, omdat niemand zichzelf kritisch beoordeelt.
Geen opvolging. De audit vindt een tekortkoming, maar niemand maakt er een actie van. Het handboek vraagt om correcties zonder onnodig uitstel.
Alleen “voldoet” in het rapport. Het volstaat niet om te melden dat aan de eis wordt voldaan. Je beantwoordt de drie vragen per doelstelling.
Geen koppeling met de directiebeoordeling. Als de directie de bevindingen niet bespreekt en er geen besluit uit volgt, vervalt het doel van de audit.
Wat wil de auditor zien?
- Een jaarplanning voor de interne audit met de eisen per niveau.
- Een intern auditrapport met alle verplichte onderdelen.
- Per eis een antwoord op de drie vragen.
- Een opvolgingslijst met acties, eigenaren en data.
- Het verslag van de directiebeoordeling dat aansluit op de audit.
Hoe de interne audit past in het hele traject
De interne audit komt na de voorbereiding, en voor de externe beoordeling. Lees de checklist voor de audit om te zien welke bewijzen je nodig hebt, en het stappenplan om de volgorde te bewaken. Voor de externe kant van het verhaal, inclusief wat de LadderCI doet, kijk je naar het auditproces.
Wie niet zeker weet welke eisen bij zijn niveau horen, begint bij de eisen van de ladder. Daar staan de vier invalshoeken uitgelegd.