NEN 4400 audit: zo verloopt de inspectie stap voor stap
Een NEN 4400-audit is in de praktijk een inspectie van je personeels-, loon- en financiële administratie door een inspectie-instelling. Die toetst je onderneming aan NEN 4400-1 of NEN 4400-2, afhankelijk van waar je gevestigd bent. Volgens Kiwa draait de inspectie om drie pijlers: personeelsadministratie, loonadministratie en financiële administratie. Bij een positief resultaat staat de onderneming daarna in het register van SNA .
Deze pagina beschrijft het verloop van zo’n inspectie, wat de auditor wil zien en welke fouten vaak tot afwijkingen leiden. Voor de keuze van het normdeel lees je eerst NEN 4400-1 versus NEN 4400-2. Voor de aanmelding zelf zie SNA-keurmerk aanvragen.
Laatst gecontroleerd: 28 oktober 2026.
Wat is een NEN 4400-audit precies?
De term “audit” wordt in de markt door elkaar gebruikt. SNA zelf spreekt over een inspectie: een door de Raad voor Accreditatie (RvA) geaccrediteerde inspectie-instelling controleert je administratie op de norm. Het is geen managementsysteemaudit zoals bij ISO 9001; er wordt niet gekeken naar kwaliteitshandboeken, maar naar bewijs dat je werkt zoals de norm beschrijft.
Het onderscheid met de eisen-checklist is belangrijk. Met de checklist bereid je je voor. De audit is het moment waarop iemand van buiten je administratie bekijkt, en elk document moet dan kloppen met de andere documenten.
Het verloop in zes stappen
De volgorde hieronder volgt de stappen die Kiwa beschrijft. Andere inspectie-instellingen kunnen kleine verschillen hebben.
Aanmelding bij SNA en keuze van de inspectie-instelling
Je meldt je eerst aan bij SNA en kiest een inspectie-instelling. Volgens SNA kan een eerste inspectie pas plaatsvinden als je minstens drie maanden actief bent en er loonbetalingen of afdrachten zijn geweest. Kiwa zegt dat de inspectie binnen vier weken na aanvraag kan starten. Dat is een uitspraak van Kiwa over het eigen aanbod, geen regel van SNA of de wet.
Vooraf documenten aanleveren
Bij de aanmelding hoort een KvK-uittreksel van maximaal drie maanden oud, zo staat in de SNA-FAQ . Welke andere stukken je vooraf stuurt, bepaalt de inspectie-instelling. Zorg dat de statutaire naam overal hetzelfde is.
De inspectie op locatie of op afstand
De inspecteur loopt je administratie door. Hij kiest een steekproef van personeel en opdrachten en volgt die van begin tot eind: van inschrijving, via uren en loon, tot betaling en aangifte. Vaak wordt er ook gesproken met een verantwoordelijke binnen je bedrijf.
Bevindingen en afwijkingen
Elke afwijking wordt vastgelegd. Denk aan een ontbrekende identiteitscontrole, een urenstaat die niet aansluit op het loon of een betaling zonder herleidbare opdracht. Niet elke afwijking betekent dat je afvalt. SNA noemt in de FAQ geen vaste hersteltermijn, maar adviseert fouten zo snel mogelijk te herstellen. Je herstel moet de hele betrokken groep dossiers dekken, niet alleen de dossiers waar de fout is gevonden.
Herstel en controle
Je herstelt de afwijking en legt aantoonbaar vast wat je hebt veranderd. De inspecteur controleert daarna of het herstel effectief is. Bij een vervolginspectie kijkt hij vaak opnieuw naar dezelfde onderdelen.
Besluit en verklaring
Het rapport gaat naar een beoordelaar die over de certificering besluit. Bij een positief besluit staat de onderneming als gecertificeerd in het register van SNA. Daarna kun je de verklaring van registratie downloaden. Zolang je nog geen positief resultaat hebt, staat je onderneming hooguit tot drie maanden op de lijst met lopende aanmeldingen. Zie SNA-register controleren voor hoe je de status zelf nakijkt.
Welke documenten vraagt de auditor?
Een inspecteur zoekt samenhang. Hij wil zien dat één persoon of één opdracht door alle administraties heen klopt. Onderstaande tabel is een werkoverzicht op basis van wat SNA en Kiwa noemen (identiteit, belastingaangiften, loonbetaling, werkrecht en de samenhang tussen uren, loon en facturen). De precieze selectie bepaalt de inspectie-instelling.
| Onderdeel | Wat de auditor wil zien | Veelgevraagd bewijs |
|---|---|---|
| Identiteit en werkrecht | Controle vóór de eerste inzet | Kopie identiteitsdocument, controlenotitie |
| Arbeidsovereenkomst | Afspraken zijn schriftelijk vastgelegd | Ondertekend contract, cao-indeling |
| Uren | Gewerkte uren zijn geautoriseerd | Urenstaat met handtekening of goedkeuring |
| Loon | Loon sluit aan op uren en wet- en regelgeving | Loonstrook, loonjournaal |
| Betaling | Betalingen zijn herleidbaar naar personeel | Bankafschrift, betaallijst |
| Aangiften | Loonheffingen en btw sluiten aan op de administratie | Aangifte, ontvangstbevestiging |
| Aansturing | Duidelijk wie de inzet aanstuurt | Opdracht, inlenerscontract |
Een fictief voorbeeld van een steekproef
Uitzendbureau Delta heeft tijdens een inspectie één werknemer geselecteerd. De inspecteur kiest één opdracht, bijvoorbeeld 120 uur in maart bij klant Noord. Hij vraagt om de urenstaat, de loonstrook, het loonjournaal, de betaling aan de werknemer en de factuur aan de klant.
Als de urenstaat 120 uur toont, maar de loonstrook 116 uur, is dat een afwijking. Dat kan een verklaarbare correctie zijn, maar alleen als die correctie in het dossier staat met datum en reden. Dit voorbeeld is fictief en bedoeld om de werkwijze te tonen.
De inspecteur beoordeelt niet alleen of een document bestaat, maar of de cijfers op elkaar aansluiten. Een correctie met datum en reden in het dossier kan een verschil verklaren. Een verschil zonder uitleg blijft een afwijking.
Veelgemaakte fouten
- Verschillende namen of nummers. De statutaire naam op het contract verschilt van die op de loonstrook of het KvK-uittreksel.
- Ontbrekende correcties. Een wijziging in de urenregistratie is doorgevoerd, maar de oorspronkelijke waarde is weggegooid. Bewaar correcties altijd.
- Losse documenten. Een identiteitsdocument is wel gecontroleerd, maar er staat geen datum of paraaf bij.
- Onduidelijke rolverdeling. Bij inlenen is niet vastgelegd wie leiding geeft. Dat maakt de module-keuze lastig.
- Alleen documenten voor de inspectie. Er wordt een map klaargezet die niet past bij de werkelijke administratie. De steekproef volgt juist de echte keten.
Hoe bereid je de audit voor?
- Kies één recente opdracht en volg die door je hele administratie. Lukt dat niet in één dag, dan is er een gat.
- Leg een logboek van afwijkingen en herstel aan, met datum en verantwoordelijke.
- Zorg dat één persoon de inspecteur te woord kan staan over de keten en de administratie.
- Maak een overzicht van je modules en activiteiten, zodat de inspectie aansluit op je contracten. Zie SNA-keurmerk aanvragen voor de modules.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak vindt een inspectie plaats?
Volgens Kiwa wordt er normaal gesproken elke zes maanden geïnspecteerd. Onder bepaalde voorwaarden is een jaarfrequentie mogelijk. SNA noemt in de FAQ geen frequentie, dus dit is een uitspraak van Kiwa. Controleer de frequentie bij je eigen inspectie-instelling. Zie de geldigheid van het keurmerk voor wat er gebeurt als een vervolginspectie uitblijft.
Kan ik een audit laten uitvoeren zonder dat ik personeel heb?
Dat hangt af van je activiteit. SNA heeft sinds november 2025 een aparte norm voor intermediaire dienstverlening met zzp’ers, die samen met NEN 4400-1 of -2 wordt gelezen. Zie NEN 4400 voor zzp’ers.
Is een interne audit hetzelfde als een inspectie?
Nee. Een interne controle helpt je voorbereiden. De inspectie wordt uitgevoerd door een inspectie-instelling die door de RvA is geaccrediteerd. Zie inspectie en accreditatie voor de rollen.